Firma electrónica del abogado [Updated for 2021] | Creo

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En los últimos años, la tecnología basada en la nube ha hecho que el trabajo legal remoto sea más común y el modelo de bufete de abogados virtual se ha vuelto posible (y rentable). Ahora, a medida que la evolución de la crisis global impulsa a los profesionales legales a trabajar de forma remota, es posible que encuentre desafíos para comprender las consideraciones prácticas de cómo trabajar desde casa.

Desde adaptarse a los cambios tecnológicos (como el uso de VPN de acceso remoto) hasta colaborar de forma remota con clientes y colegas (las videollamadas se convierten en una realidad diaria), muchos abogados han tenido que hacer ajustes importantes al realizar la transición a trabajar desde casa. Esto nos permite adaptar uno de los aspectos más importantes del trabajo legal -las firmas- al mundo online.

¿Es posible (y legal) utilizar firmas electrónicas en documentos legales cuando no es posible reunirse con los clientes en persona?

En muchos casos, la respuesta es sí. En la siguiente guía, presentaremos los principios básicos de por qué, cuándo y cómo los abogados usan firmas electrónicas, ya sea que trabaje de forma remota o en una oficina.

¿Por qué utilizar firmas electrónicas?

En los últimos años, los profesionales del derecho han tenido que ampliar rápidamente el alcance de sus capacidades de trabajo remoto. Sin embargo, existen algunos beneficios perennes del uso de firmas electrónicas en el espacio de trabajo legal moderno de hoy.

Cuando las firmas electrónicas se utilizan correctamente en las circunstancias adecuadas, las firmas electrónicas pueden aportar tres beneficios principales a los abogados:

1. Son más convenientes.

Coordinar las firmas manuscritas de documentos y acuerdos legalmente vinculantes puede ser un proceso complejo de ida y vuelta. Las firmas electrónicas simplifican el proceso, reducen el riesgo de error humano y reducen la necesidad de reunirse en persona o tratar con documentos físicos.

2. Hacen que el trabajo legal sea más rápido.

Incluso si es seguro reunirse cara a cara, reunirse con un cliente solo con el propósito de firmar le quitará su valioso tiempo durante la jornada laboral. Las firmas electrónicas pueden ahorrarles tiempo a todos y ayudarlo a procesar los casos más rápido.

3. Usan menos papel.

Suponga que su empresa está realizando la transición a un entorno sin papel o está trabajando de forma remota en un entorno compacto de oficina en casa. En ambos casos, menos papel significa menos riesgo de errores de envío y menos tiempo para extraer papel. El acceso electrónico a los documentos firmados también puede agilizar y facilitar su recuperación en el futuro.

¿Es legal la firma electrónica?

Las firmas electrónicas le permiten a usted y a sus clientes firmar documentos de forma más rápida y sencilla, pero ¿están permitidas y son legales? Desde los primeros días de este milenio, sí.

En 2000, Estados Unidos aprobó la «Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional» (ESIGN), que legalizó de manera efectiva las firmas electrónicas en todos los estados y territorios de los EE. UU. Donde se aplican las leyes federales. Esto significa que a las firmas electrónicas se les otorga el mismo estatus legal que a las firmas manuscritas. Cuando la ley federal no se aplica, la mayoría de los estados (excepto Illinois, Nueva York y Washington, que tienen sus propias regulaciones sobre firmas electrónicas) han adoptado la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas. El proyecto de ley proporciona un marco legal para que cada estado utilice firmas electrónicas.

Cuando la firma electrónica no funciona

Abogado de firma

Aunque las firmas electrónicas tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas en los Estados Unidos, es importante tener en cuenta que existen algunas excepciones y circunstancias en las que las firmas electrónicas no funcionan. Por ejemplo, en muchos estados, ciertos tipos de documentos (como testamentos) requieren una firma húmeda para ser legales. Asegúrese de familiarizarse con los requisitos de su estado y sepa cuándo las firmas electrónicas no serán suficientes.

¿Qué hace que una firma electrónica sea legal?

Aunque las firmas electrónicas de los abogados son legales, es importante darse cuenta de que deben cumplir con ciertos estándares legalmente vinculantes. La Ley ESIGN recomienda que el flujo de trabajo de firma electrónica demuestre lo siguiente:

  • La intención del fichaje es clara. El firmante debe indicar que tiene la intención de firmar el acuerdo de forma electrónica (como si usara una firma manuscrita). Esto puede ser tan simple como un botón «aceptar» explícito o ingresar su nombre.
  • Acepta realizar negocios de forma electrónica. El firmante debe aceptar realizar negocios electrónicamente. Por ejemplo, solicitar al firmante que «haga clic para aceptar» la cláusula estándar del acuerdo puede demostrar que está de acuerdo.
  • Opción de salir. Debe haber una cláusula que permita al signatario optar por no firmar el acuerdo electrónicamente (e instrucciones accesibles sobre cómo firmar manualmente el acuerdo si es necesario).
  • La asociación de la firma con el registro. Para que una firma electrónica sea válida, el sistema utilizado debe mantener registros que reflejen el proceso de creación de la firma.
  • Copias de acuerdos o documentos firmados. La copia firmada debe enviarse a todos los firmantes; este proceso se vuelve más fácil y, en muchos casos, las soluciones de firma electrónica están automatizadas.
  • Retención de registros. El registro de firma electrónica debe reflejar con precisión el acuerdo y poder ser retenido.

Consejos para elegir un software de firma electrónica para su bufete de abogados

Si empieza a utilizar firmas electrónicas ahora que parece que hay mucho por hacer, no se preocupe: adoptar firmas electrónicas es más fácil de lo que cree. Como cualquier herramienta que elija para la práctica legal, La clave es evaluar cuidadosamente los pros y los contras del software de firma electrónica para su empresa.

Imagen del intercambio seguro de archivos de un bufete de abogados

Al considerar una solución de software de firma electrónica para su empresa, haga las siguientes preguntas:

  • ¿Es seguro? Al igual que con cualquier herramienta de software que utilice en su empresa, la seguridad es fundamental para proteger los datos de los clientes y la empresa. Al elegir un software de firma electrónica, busque herramientas creadas con estándares de seguridad reconocidos internacionalmente que cumplan con los requisitos locales, nacionales y de la industria. Lea nuestra guía de seguridad de datos para bufetes de abogados para obtener más información.
  • ¿Es fácil de usar? No importa cuán innovador sea el software, si su equipo no puede descubrir cómo usarlo, no lo ayudará. Asegúrese de que su software de firma electrónica sea fácil de usar por abogados y profesionales legales.
  • ¿Se aplica a sus otros programas? La herramienta de firma electrónica integrada con el software de gestión de su consulta puede simplificar su flujo de trabajo, facilitar el proceso de recepción del cliente y mantenerlo organizado. Aún mejor, algunas herramientas, como el software de gestión de relaciones con los clientes y el software de gestión de prácticas, pueden incluir firmas electrónicas. Por ejemplo, en Rey AbogadoSuite, Rey AbogadoGrow y Rey AbogadoManage incluyen funciones de firma electrónica.

Herramienta de firma electrónica del abogado

A continuación, presentamos algunas opciones de software de firma electrónica que pueden facilitar este proceso para usted y sus clientes.

Suite Clio

Cree su firma en línea dibujando o escribiendo una firma electrónica legalmente vinculante en un documento en Clio.

La función de firma electrónica de Rey Abogadopermite a los abogados crear, firmar y almacenar documentos legalmente vinculantes en línea de manera fácil y segura. En Rey AbogadoSuite, puede utilizar firmas electrónicas para firmar fácilmente documentos en línea, como parte del software de CRM legal y de aceptación del cliente de Rey AbogadoGrow, y como parte de la función de gestión de documentos Rey AbogadoManage.

La función de firma electrónica móvil de Rey AbogadoGrow y Rey AbogadoManage permite a sus clientes firmar documentos legales desde cualquier lugar, incluso en sus dispositivos móviles, brindándoles una experiencia simple y fácil de usar que les ahorra tiempo a todos cuando trabajan de forma remota.

Obtenga más información sobre el software de firma electrónica Rey AbogadoGrow de Clio.

Firma del documento

Firmar con DocuSign Clio

DocuSign facilita la automatización del acuerdo y el proceso de firma electrónica. A través de la integración de Rey Abogadoy DocuSign, puede enviar documentos directamente para ser firmados electrónicamente desde el almacenamiento de documentos de Clio.

Obtenga más información sobre cómo firmar con DocuSign.

Logotipo del zorro

ZorroSign tiene una plataforma de negocios digital avanzada (DBP) basada en tecnología blockchain patentada, que le permite firmar documentos electrónicamente de manera segura y confiable, crear flujos de trabajo, solicitar firmas y automatizar procesos de aprobación. Las firmas electrónicas de ZorroSign son firmas auténticas (utilizando tecnología patentada), altamente seguras, legalmente vinculantes y totalmente compatibles. A través de la integración de ZorroSign de Clio, los usuarios pueden firmar fácilmente documentos electrónicamente usando su cuenta de ZorroSign.

Obtenga más información sobre ZorroSign.

En conclusión

Aunque el trabajo remoto puede tener una curva de aprendizaje, los abogados y los profesionales legales están intensificando sus esfuerzos para encontrar formas de innovar, adaptarse y trabajar de manera más inteligente cuando salen de la oficina. Ya sea que trabaje desde casa de forma temporal o permanente, si comprende las reglas locales de firma electrónica y los tipos de documentos con los que está tratando, el uso de un software de firma electrónica seguro y fácil de usar le ahorrará un tiempo valioso y reducirá la necesidad de retener Reuniones presenciales para recoger señal.

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