Crear un sistema de verificación de conflictos de bufetes de abogados eficaz

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Los conflictos de intereses son realmente importantes. Sabemos esto porque aprendimos mucho en la facultad de derecho: los cursos de ética y el Examen de Responsabilidad Profesional Multiestatal (MPRE) derrotaron este concepto. Ahora, debemos LIMPIARLO cada pocos años. Por eso es tan importante establecer un proceso de verificación de conflictos en su bufete de abogados.

¿Qué es una verificación de conflictos en un bufete de abogados?

Fundamentos de la verificación de conflictos de abogados

Básicamente, las reglas de conflicto de intereses estipulan que no puede representar a clientes cuyos intereses sean perjudiciales para usted o para sus antiguos clientes. Esto no suena particularmente complicado, pero hay una serie de reglas modelo específicas para el concepto, incluida una serie de prohibiciones, y el título puede ser «¡No seas como estos abogados!»

Algunos abogados dicen que si falla la verificación de conflictos, lo peor es descubrir que es demasiado tarde. En ese momento, alguien más se hará cargo o usted persuadirá al cliente afectado para que firme la renuncia. En la mayoría de los casos, esto puede ser correcto. En otros casos, la demora en cambiar de abogado o la búsqueda de una exención por conflicto puede dañar a su cliente (considere al cliente esperando el pago en un caso de lesiones o el próximo estatuto de limitaciones).

Además, hay actuaciones inapropiadas. En estos días, esto es suficiente para hacer que un ex cliente enojado publique su nombre en Internet, angustiado porque representa a su ex cónyuge en cosas nuevas. No quieres lidiar con eso. Una verificación de conflictos de abogados lo ayudará a detectar problemas y prepararse antes de que lo sorprendan las quejas de la barra y los comentarios de Internet.

¿Qué se considera un conflicto de intereses en un bufete de abogados?

Qué cuenta como conflicto de intereses

Hay muchos tipos de mala conducta por parte de los abogados y su frecuencia es tan alta que se han establecido reglas formales. La siguiente es una lista de posibles conflictos de intereses:

  • Representa a dos clientes con intereses opuestos (por ejemplo, un coacusado en un caso penal puede querer informarse entre sí).
  • Debido a la responsabilidad frente a la persona actual, anterior o tercera (el beneficio personal del abogado), asuma el control del cliente si su capacidad para actuar como abogado es limitada.
  • Si representa a la otra parte en lo mismo después de renunciar al cliente.
  • Represente a una de las partes cuando su empresa anterior represente a otra parte y tenga acceso a la información sobre el caso.
  • Para realizar transacciones comerciales con clientes o con propiedad / estado monetario contrario a los intereses de los clientes.
  • Utilice la información obtenida al representar a un cliente para dañar a ese cliente.
  • Solicite obsequios (incluidos los obsequios testamentarios) de los clientes, a menos que el abogado tenga una relación cercana con el cliente.
  • Asegurar los derechos cinematográficos o literarios de la historia del cliente, al menos hasta que finalice el caso.
  • Proporcionar a los clientes asistencia financiera relacionada con un litigio pendiente, los gastos pagados por adelantado (el reembolso depende del resultado del caso) o pagar a los clientes pobres es limitado.
  • Deje que un tercero pague la factura, a menos que el cliente esté de acuerdo; de lo contrario, el juicio del abogado no se verá afectado y se mantendrá la privacidad del cliente.
  • Negociar acuerdos civiles integrales o procedimientos penales para múltiples clientes.
  • Celebre un acuerdo a futuro para limitar la responsabilidad por negligencia.
  • Resuelva un reclamo por malversación con un agente, a menos que la persona tenga la oportunidad y el consejo por escrito de buscar ayuda de un abogado.

Todo el contenido anterior se aplica a todos los abogados de su bufete de abogados.

Esto requiere mucha consideración, ¿verdad? Para este artículo, simplifiqué las reglas. Hay más contenido y notas en las reglas del modelo ABA 1.7, 1.8 y 1.9.

Hay muchas formas de entrar en conflicto con su cliente y, como habrá notado en la lista anterior, se pueden descubrir muchas formas al principio del caso. Este es el foco de las verificaciones de conflictos en los bufetes de abogados. Esto es para descubrir y tratar estos problemas antes de registrarse con el cliente y posiblemente encontrar problemas.

¿Cuáles son las formas de resolver estos conflictos de intereses? Para casi todo el mundo, el consentimiento informado es suficiente. Si debe aceptar el caso, la mejor práctica es darles la oportunidad de contratar por escrito a un abogado sobre el posible conflicto. Tanto los clientes anteriores como los actuales deben estar de acuerdo.

Suponiendo que el cliente tiene otros abogados de elección, un mejor remedio es no aceptar el caso en absoluto. Escriba una carta de no participación, indicando claramente que no se hará cargo del caso y que los clientes potenciales deben buscar en otra parte. Si conoce el estatuto de limitaciones u otras cuestiones urgentes, también es una buena práctica incluir advertencias sobre dichos efectos.

Errores comunes en la verificación de conflictos en bufetes de abogados

Errores comunes en la verificación de conflictos en bufetes de abogados

El error más común en la verificación de conflictos de un bufete de abogados es no hacerlo en absoluto. Muchos abogados confían en la memoria. Obviamente, esta es una mala idea. El nombre ha cambiado, la memoria se ha ido y, si haces una gran cantidad de trabajo, te olvidarás de las personas con las que hablaste la semana pasada, y mucho menos de las conversaciones de hace unos años.

Otro error común es mantener registros incompletos. Muchos abogados mantienen una lista simple de sus propios clientes anteriores. Sin embargo, generalmente no es la persona de contacto de la parte relacionada, contraparte u otro abogado en sus lugares de trabajo actuales y anteriores.

Cree un proceso de verificación de conflictos en su bufete de abogados

El punto de partida para una verificación de conflictos en un bufete de abogados es mantener una base de datos de todos los contactos relevantes. Esto significa antiguos clientes, contrapartes, etc. La siguiente es una lista de cosas que debe rastrear para una verificación precisa de conflictos:

  • Nombre legal completo
  • Nombres de casados ​​y solteros;
  • Apodo;
  • fecha de cumpleaños;
  • Dirección;
  • teléfono;

Para las empresas, debe incluir:

  • Nombre de empresa;
  • Personal senior y directores;
  • pareja;
  • nombre del producto;
  • Lugar de establecimiento

No toda esta información cambiará con el tiempo. Si encuentra una coincidencia similar, al menos puede hacer una referencia cruzada de la fecha de nacimiento, el nombre antematrimonial, etc. que requieren más investigación.

Antes de concertar una consulta, se debe realizar una verificación de conflicto de intereses. Si, como yo, realiza muchas consultas telefónicas, entonces la persona de su bufete de abogados que conteste el teléfono primero debe ejecutar la información anterior en su base de datos. Debe verificar si hay coincidencias cercanas, errores ortográficos (John, Jon, Johnathan, Jonathan) y nombres anteriores entre el cliente potencial y la contraparte. Una vez completada la inspección, registre los resultados de la inspección, incluida la fecha y la hora en que se completó.

Si se señala un conflicto o incluso se sospecha, la persona que responde a la llamada puede organizar una llamada de seguimiento con el abogado para discutir el asunto. Demuestre que la empresa tiene tiempo para investigar (y evaluar si el caso merece una exención por conflicto).

Utilizar la tecnología para ayudar a los bufetes de abogados a realizar comprobaciones de conflictos.

Utilizar la tecnología para ayudar a los bufetes de abogados a realizar comprobaciones de conflictos.

En el pasado, la gente le decía a los abogados jóvenes que abrieran tres carpetas o tres pilas de tarjetas y rastrearan a los clientes, contrapartes y contactos relacionados en tres lugares diferentes. Suena un poco como enviar un telegrama o escribir una nota de 30 páginas en una máquina de escribir.

Hoy en día, puede utilizar la tecnología para ayudar a mantener una base de datos de contactos y realizar verificaciones de conflictos de abogados. A continuación, se muestran algunas herramientas que pueden ayudar con el proceso de verificación de conflictos.

Hojas de cálculo

Sospecho que el método más común, y una de las pocas empresas con las que he trabajado, es llenar una hoja de cálculo de contactos en Excel. Se registrará información como nombre, dirección, número de teléfono, fecha de nacimiento, relación con la empresa, nombre anterior, etc. Ejecute un simple «CTRL + F» o «CMD + F» y comience a escribir variaciones de nombres, apodos, etc. Es hora de completar.

La mayor desventaja es que cuando tiene algunos abogados y cientos de antiguos clientes, Excel puede meterse en problemas y hay mucho margen para errores humanos. Personalmente, solemos congelar nuestro PC cuando hacemos búsquedas simples.

Soluciones de gestión de prácticas

Para los clientes de Rey AbogadoManage, hay una función de búsqueda incorporada en la parte superior del paquete de administración de consultorios. Siempre que haya ingresado información relevante en los campos de clientes y asuntos, y haya creado contactos relevantes para la otra parte y otras partes, solo necesita buscar algunos caracteres para obtener resultados relevantes.

Además, si utiliza el plan Elite de Clio, podrá buscar el texto y su meta descripción en el documento, lo que le dará más tranquilidad.

Software de verificación de conflictos

La tercera sugerencia es Faster Suite, que es una integración de Rey AbogadoManage que es muy popular en el grupo de Facebook de Rey AbogadoCo-Counsel. Tiene una función, simplemente haga clic en un botón y algunos términos de búsqueda, ejecutará una verificación de conflicto. Buscará contactos, artículos, descripciones de artículos, registros de facturación y cualquier otro contenido que especifique, y generará informes. Este es mi favorito personal porque convierte la verificación de conflictos en un proceso de 30 segundos. También crea notas para mí, y es muy simple, casi cualquier persona puede hacerlo.

También hay una lista dedicada de varios tipos de software de verificación de conflictos proporcionada por US Legal.

Elija un sistema de verificación de conflictos de bufete de abogados (y utilícelo realmente)

Para los abogados, ya no es una novedad que necesiten un sistema de verificación de conflictos. Todos hemos oído hablar de ello en la facultad de derecho, durante la preparación de los abogados y en innumerables CLE. Sin embargo, cada vez más abogados están cambiando de bufete de abogados a lo largo de sus carreras. Mantener un registro detallado de las personas a las que representa y de cualquier otro contacto relevante es más importante que nunca.

Las verificaciones de conflictos de bufetes de abogados se reducen a una cosa

El núcleo de la verificación de conflictos en los bufetes de abogados es la coherencia. Ya sea que utilice herramientas especiales, hojas de cálculo o carpetas, asegúrese de actualizar su base de datos con regularidad. Realice una búsqueda exhaustiva y registre cualquier verificación de conflicto que haya realizado para cada caso. Su consultorio, y sus clientes, se lo agradecerán.

Nota: La información de este artículo se aplica solo a las prácticas de EE. UU. Este artículo es solo para referencia. No constituye asesoramiento legal, comercial o contable.