6 documentos legales que todo empleador debe tener archivado – Rey Abogado

legal documents every employer should have

Cuando contrata a un empleado, se compromete a seguir todas las leyes laborales estatales y federales. Esto incluye tener el tipo de seguro adecuado, como seguro de compensación para trabajadores, y asegurarse de cumplir con los requisitos de salario y horas. Contratar a su primer empleado puede ser abrumador, pero comprender todas las leyes laborales aplicables es un excelente lugar para comenzar.

Existen requisitos de papeleo para prácticamente todas las regulaciones laborales. Por lo tanto, debe tener documentos específicos archivados cuando contrate nuevos empleados. Cada negocio es diferente, pero cada empleador debe considerar estos seis documentos legales.

Firme con confianza con RocketSign®

Obtenga firmas digitales rápidas con el asesoramiento de un abogado opcional.

1. Solicitud de empleo

Una solicitud de empleo le dice mucho sobre su solicitante. Incluso si finalmente no contrata a un solicitante después de que haya completado la solicitud, sigue siendo una buena práctica mantenerlo en el archivo en caso de que necesite comunicarse con él nuevamente. La aplicación proporciona información básica vital sobre el empleado que contrata, incluido su historial laboral y sus habilidades relevantes. También es la primera parte del archivo de cada empleado que debe conservar.

2. Contrato de trabajo

La gran mayoría de los empleados en los Estados Unidos no tiene un contrato de trabajo. Sin embargo, cuando existe un contrato, es una buena idea mantener una copia firmada en el archivo de su empleado. Es posible que deba consultarlo en varios puntos de su empleo.

A medida que pasa el tiempo, puede ser una buena idea revisar el contrato de trabajo. Es posible que deba realizar cambios o actualizaciones en el contrato para que refleje con precisión el estado actual de la relación laboral. Los cambios se pueden discutir con el empleado y firmar y archivar el nuevo acuerdo enmendado.

3. Acuerdo de contratista independiente

Los contratistas independientes no se consideran empleados en términos legales y no disfrutan de las mismas protecciones que los empleados. Sin embargo, si ha clasificado adecuadamente a los trabajadores de esta manera, es una muy buena idea tener un Acuerdo de Contratista Independiente que describa la relación. Al igual que con un contrato de trabajo, es posible que desee mantener una copia firmada de este documento en la misma carpeta que otros documentos que guarde relacionados con esta persona.

4. Manual del empleado

Muchos empleadores, en particular las pequeñas empresas y las que recién comienzan, cometen el error de no crear un Manual del empleado. Este documento es importante para detallar las políticas y procedimientos de su empresa, pero no es un requisito legal. Un Manual del empleado informará a sus empleados sobre sus políticas, incluidos sus derechos en el lugar de trabajo, y puede ayudar a prevenir disputas y otros problemas en el futuro.

5. Acuerdo de no divulgación

Si su empleado va a tener acceso a información privada de clientes o prácticas comerciales que no desea que se compartan con sus competidores, entonces querrá utilizar un Acuerdo de no divulgación. Este tipo de acuerdo requiere que el empleado mantenga la privacidad de la información privada, detallando cómo deben manejarse ciertos tipos de información. También describe las posibles consecuencias si cualquier información confidencial se compartiera de manera incorrecta.

6. Formularios de identificación y de impuestos federales y estatales

Además de estos formularios específicos de la empresa, también puede hacer que sus nuevos empleados completen ciertos formularios gubernamentales. Específicamente, es posible que necesiten completar información para la retención de impuestos y demostrar su autorización para trabajar en los Estados Unidos.

El Formulario W-4 designa cómo el empleado desea ser tratado a los efectos del impuesto sobre la renta para que usted retenga la cantidad correcta de impuestos como empleador. El Formulario I-9 establece la información que el empleado le proporcionó para que pueda confirmar que tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos.

Comience con los formularios y contratos específicos de su empresa visitando nuestra página Contratos y documentos de empleo y recursos humanos. Podemos ayudarlo a crear excelentes formularios que puede utilizar para contratar a sus primeros empleados. También puede preguntarle a un abogado si tiene alguna pregunta legal sobre sus contratos de trabajo o documentos.

Este artículo contiene información legal general y no contiene asesoramiento legal. Rey Abogadono es un bufete de abogados ni un sustituto de un abogado o bufete de abogados. La ley es compleja y cambia con frecuencia. Para obtener asesoramiento legal, consulte con un abogado.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *