¿Hay demasiadas cosas buenas?
La tecnología debería hacer la vida más fácil, pero con tantas aplicaciones (¡útiles!) Disponibles para los abogados, mientras intenta mantenerse al día manualmente, también existe el riesgo de reducir la eficiencia del trabajo.
Piénselo: utilizar varias aplicaciones significa realizar un seguimiento de varios paneles; todos los paneles tienen sus propios requisitos de inicio de sesión, sistema de alerta e interfaz de usuario. Durante su jornada laboral, dedica más tiempo del que piensa, copia y pega o edita su información para que sea compatible con múltiples plataformas.
Si bien estas tareas manuales pueden parecer pequeñas, pueden sumarse y erosionar su eficiencia y tiempo disponible para la facturación; este es un problema real para muchos abogados. De hecho, según un estudio del Informe de tendencias legales de 2019, los abogados dedican un promedio de 2,5 horas a un trabajo remunerado durante una jornada de ocho horas. Esto significa que se pierde mucho tiempo (y posibles ingresos de la firma de abogados) en cosas como tareas repetitivas y procedimientos administrativos torpes.
Entonces, ¿cómo puede hacer que sus técnicas y procedimientos diarios sean más eficientes y ganar algo de tiempo en su día?
El uso de soluciones de administración prácticas como Rey AbogadoManage puede cambiar las reglas del juego y ayudarlo a realizar más tareas en un solo lugar. Puede utilizar Zapier para aprovechar al máximo sus aplicaciones y simplificar aún más la productividad de su empresa.
Con Zapier, puede conectarse a sus aplicaciones favoritas y automatizar muchas tareas diarias; elimine el riesgo de errores causados por la entrada repetida de datos y ahorre mucho tiempo, energía y capacidad intelectual.
Aquí, explicamos los conceptos básicos de cómo funciona Zapier y describimos algunas formas útiles en las que Zapier se puede utilizar para automatizar bufetes de abogados.
¿Qué es Zapier?
Zapier es un servicio de automatización web que puede crear «Zaps» (es decir, conexiones) entre dos aplicaciones; estos Zaps mejoran la eficiencia de las aplicaciones mediante la creación de interacciones personalizadas «si-esto-entonces-aquello». Estas interacciones mediante la automatización de tareas desencadenar con acción. Algunas definiciones rápidas:
- desencadenar: Inicie el evento programado de Zap en la aplicación A.
- acción: Uno o más eventos que ocurren en respuesta a un desencadenante. Hay dos tipos de operaciones en Zapier: Operación de la aplicación con Búsqueda de aplicaciones.
- Operación de la aplicación: Crea acciones en la aplicación.
- Búsqueda de aplicaciones: Encuentre la información que se utilizará más tarde. Las búsquedas pueden ser cosas como «encontrar usuarios» o «encontrar problemas»; se pueden usar solas o en combinación con acciones.
Una vez que se establece Zap, cuando ocurre un evento (disparador) en la aplicación A, al menos un evento relacionado (acción) ocurrirá en la aplicación B como respuesta.
Por ejemplo, puede configurar un Zap, y cada vez que reciba un correo electrónico (activado) en Gmail, copiará automáticamente los archivos adjuntos del correo electrónico (acciones) a Dropbox.
Cómo crear un Zap
Construir Zap es fácil. Esta es una guía paso a paso para crear su primer Zap:
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- Inicie Zap en el editor de Zap.
- Iniciar sesión.
- Haga clic en «Hacer un Zap» en la esquina superior derecha de la aplicación Zapier.
- Configure disparadores.
- Seleccione la aplicación a la que desea conectarse.
- Revise la lista de activadores disponibles para la aplicación y decida qué activador desea implementar.
- Seleccione el disparador.
- Elija una cuenta específica para la aplicación que desea que utilice Zap.
- Seleccione la opción de activación (si corresponde).
- Configure su Zap para probar el disparador eligiendo una muestra.
- Agrega una acción.
- Haga clic en el botón «+ Agregar paso» en la esquina inferior izquierda de la aplicación Zapier para agregar una operación.
- Seleccione la aplicación en la que desea realizar la operación.
- Elija una acción específica o una acción de búsqueda para realizar.
- Elija una cuenta específica para la aplicación que desea que utilice Zap.
- Configure la plantilla de acción para completar los distintos campos de la acción.
- Prueba la acción. Recuerde que se utilizará el ejemplo que seleccionó del activador de prueba, por lo que cuando haga clic en la acción «Continuar y probar», Zap realizará la acción en la cuenta de la aplicación a la que está conectado.
- Abra su Zap.
- Haga clic en el campo junto a «Your Zap is» para «abrir» su Zap.
- Nombre Zap y colóquelo en una carpeta para que pueda encontrarlo fácilmente y mantenerlo organizado.
- Inicie Zap en el editor de Zap.
Ahora que ha configurado Zap, los activadores y acciones seleccionados sucederán automáticamente, eliminando el trabajo manual en el proceso.
11 formas de automatizar su práctica legal con Zapier
Dado que Zapier le permite conectar Rey AbogadoManage instantáneamente con más de 1,000 aplicaciones para automatizar su trabajo, brinda una oportunidad increíble para simplificar su flujo de trabajo (¡esto se proporciona en el catálogo de aplicaciones Rey Abogadosobre la base de más de 120 integraciones directas!).
Estos son algunos de nuestros ejemplos favoritos:
1. Usa Evernote para grabar notas Matter de manera más eficiente
Evernote es una de las aplicaciones más populares para rastrear todo lo que lee, ya sea un estudio de caso o material de interés general.
Ahora, puede usar Zapier para agregar nuevas notas de las notas de Evernote a Rey AbogadoManage, eliminando tareas repetitivas y facilitando la administración de notas. Simplemente agregue el nombre del evento como una etiqueta en Evernote; al agregar una nueva nota, Zapier usará la etiqueta de la nota para crear una nueva nota en el tema Clio.
2. Organizar las comunicaciones en Gmail
Gmail es un servicio de correo electrónico esencial para muchos abogados, especialmente cuando se usa con el complemento específico de Gmail de Clio.
Con Zapier, puede usar Zap para crear automáticamente una nueva etiqueta de Gmail cada vez que crea un nuevo caso en Clio, simplificando la comunicación. Esto asegurará que las marcas sean consistentes en ambas plataformas.
3. Administrar listas en MailChimp
MailChimp facilita que los bufetes de abogados se mantengan en contacto con los contactos a través de campañas de marketing por correo electrónico y boletines informativos, todo gracias al diseño profesional, la automatización y las métricas detalladas.
Zapier facilita la gestión de sus comunicaciones. Siempre que agregue nuevos contactos a Clio, Zap se asegurará de agregarlos a la lista especificada en MailChimp.
Nota: antes de comenzar a enviar correos electrónicos de marketing, asegúrese de cumplir con la legislación antispam de su jurisdicción.
4. Usa Slack para mantenerte al día con las tareas.
Slack es una de las aplicaciones de mensajería más populares disponibles para empresas, pero también se puede utilizar para proporcionar actualizaciones automáticas. Al conectar Zapier con Slack, puedes recibir notificaciones en Slack cuando las tareas en Rey Abogadocambian de estado.
5. Utilice Formularios de Google para crear un formulario.
Los formularios de admisión son esenciales para garantizar que tiene la información que necesita para los nuevos clientes, pero también pueden significar una gran cantidad de entrada manual de datos.
Con Zapier, puede conectar formularios de admisión creados con Google Forms a Rey AbogadoManage. Después de crear un formulario de Google, Zap creará automáticamente nuevas cosas y contactos de personas en Rey AbogadoManage.
Sugerencia: para simplificar las cosas, Utilice Rey AbogadoGrow para crear un formulario de admisión en línea personalizado, Y cuando un nuevo contacto se convierte en cliente, esta información se sincroniza perfectamente con Rey AbogadoManage.
6. Utilice Trello para adoptar una gestión de proyectos ágil
La colaboración y la capacidad de respuesta son las claves para practicar métodos ágiles, que ayudan a mejorar la eficiencia, las ganancias y la satisfacción del cliente.
Si su empresa utiliza Trello, una herramienta de colaboración en equipo, para practicar métodos ágiles, puede simplificar fácilmente cualquier número de procesos conectando Rey Abogadoy Trello, mientras mantiene los datos clave del cliente en un solo lugar. Por ejemplo, al crear un nuevo elemento de contacto en Clio, puede optar por crear un nuevo tablero o tarjeta en Trello. Explore las opciones aquí.
7. Nunca pierda el contacto con el lector de tarjetas FullContact
Las tarjetas de presentación físicas siguen siendo importantes para mantenerse en contacto, pero rastrearlas en un entorno digital puede ser un desafío. La aplicación de lectura de tarjetas de FullContact vincula la cámara de su teléfono inteligente a un servicio de transcripción automático (ejecutado por una persona real).
Zapier vincula la transcripción de la tarjeta de presentación de FullContact a su cuenta de Clio, agregando la información directamente a la lista de contactos de su empresa en Clio.
8. Utilice WebMerge para automatizar documentos
Para la práctica intensiva de formularios, WebMerge es una solución ideal. Ya sea que se trate de una entrada de datos internos o de un cliente, WebMerge puede convertir la información de los campos de formulario en documentos diseñados profesionalmente.
Con Zapier, cuando crea una nueva transacción en Clio, se crea automáticamente un nuevo documento en WebMerge. También puede usar Zapier para crear documentos de facturación en WebMerge basados en datos de facturación en Clio.
9. Utilice Zap para buscar automáticamente problemas específicos de Clio
La función «Find Matter» de Zapier permite a los usuarios de Rey Abogadobuscar automáticamente eventos existentes por ID de cliente o número de pantalla. Utilice esta nueva función creando un Zap que automáticamente grabará notas para elementos específicos de Clio. Este Zap garantiza que sus asuntos de Rey Abogadoincluyan automáticamente las notas más recientes y ayudará a los miembros de su equipo a comprender sus asuntos de forma transparente.
10. Encuentra algunos contactos de Rey Abogadoconfigurando Zap
Ahora también puede usar Zap para buscar automáticamente personas en Rey Abogadoa través de la función «Buscar personas». Suponga que configura un Zap para manejar la recepción de clientes entre Wufoo, Rey Abogadoy MailChimp. Zap usará el nombre en el formulario de Wufoo para buscar personas Rey Abogadoexistentes con el mismo nombre. Si Zap descubre que la persona Rey Abogadocon ese nombre no existe, creará una. Luego obtendrá el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona y creará un suscriptor de MailChimp en su lista de correo electrónico de «nuevos clientes».
Deje de perder tiempo agregando manualmente nuevos clientes o prospectos a su Rey Abogadoo su herramienta de marketing por correo electrónico: este Zap los rastreará automáticamente en la plataforma que utiliza.
11. Utilice Zap para buscar la empresa Clio
Utilice Zap para probar la función «Buscar empresa», que encontrará automáticamente una empresa existente en Rey Abogadoy luego creará una transacción para esa empresa. Por ejemplo, si escanea una tarjeta de presentación en papel a través de FullContact, este Zap puede usar el nombre de la empresa en la tarjeta de presentación para buscar una empresa existente en Clio. Si Zap no encuentra una empresa existente que coincida con la búsqueda en Clio, creará una. Finalmente, Zap creará una nueva Materia bajo la nueva compañía. Si desea recordarse a sí mismo que debe tomar medidas sobre los nuevos temas que se debaten en reuniones presenciales o eventos sociales, este Zap puede ser útil.
Automatización mejorada a través de una integración mejorada
La automatización enumerada anteriormente es solo un punto de partida: también puede vincular varios Zaps para una automatización más compleja.
Aún mejor, la integración entre Rey AbogadoManage y Zapier se ha actualizado recientemente, lo que hace posibles más conexiones (si ha utilizado Zapier con Rey AbogadoManage, puede aprender cómo migrar y actualizar más información existente sobre Zapier).
La integración actualizada con Rey AbogadoManage de Zapier utiliza la última API de Rey Abogadoy explora miles de nuevas posibilidades con nuevos activadores, acciones y búsquedas. Esto significa seguridad mejorada, nuevas funciones y un rendimiento más confiable sin la necesidad de conocimientos de codificación.
Tómese un momento para explorar las posibilidades de productividad que ofrece la integración de Rey Abogadoy Zapier, y piense qué automatización puede lograr en la práctica; puede ahorrar mucho tiempo este año.