Una guía de las mejores herramientas tecnológicas para abogados

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¿Cuáles son las principales herramientas para los abogados en 2021, que les ayudarán a preparar sus firmas para el éxito este año? Después de que la pandemia mundial desencadenara un año de cambios y desafíos para la profesión jurídica, muchos abogados ahora operan en una realidad virtual, ya sea que trabajen de forma remota parte del tiempo o hayan adoptado un bufete de abogados totalmente virtual. 

Muchas empresas han adoptado rápidamente más tecnología durante el último año y los consumidores también han hecho lo mismo. Como encontró el Informe de tendencias legales de 2020 , el 58% de los consumidores dijo que la tecnología es más importante para ellos ahora que antes de la pandemia de coronavirus. El informe también encontró que es poco probable que el cambio hacia el trabajo remoto desaparezca una vez que termine la pandemia. ¿Qué significa esto para los bufetes de abogados? Ahora es más importante que nunca adoptar tecnología y herramientas que respalden el trabajo remoto para abogados.

En esta publicación, cubriremos las principales herramientas para abogados basados ​​en datos de informes de la industria y tendencias que hemos observado en la profesión legal. Al comprender qué herramientas y equipos de abogados están utilizando otros profesionales legales en nuestro nuevo mundo más virtual, puede decidir qué puede usar su firma para ayudarlo a operar de la manera más efectiva posible. 

¿Qué herramientas utilizan los abogados?

Las firmas de abogados más exitosas de la actualidad utilizan herramientas tecnológicas para trabajar de manera más eficiente y segura en un lugar de trabajo cada vez más remoto. Dado que lo que funciona mejor para su empresa depende de factores como el tamaño y el área de práctica de su empresa, no todas las empresas necesitan la misma tecnología. Pero es una buena apuesta comenzar con lo básico y luego agregar herramientas tecnológicas para llenar los vacíos, mejorar la productividad y servir mejor a su base de clientes específica. Por ejemplo, el software de gestión de la práctica jurídica es un punto de partida esencial para la mayoría de los bufetes de abogados modernos (más sobre esto a continuación).

Veamos los tipos clave de herramientas para abogados que las firmas prósperas están utilizando en la actualidad.

Aprenda a trabajar de forma remota como abogado y asegúrese de que sus clientes continúen recibiendo un excelente servicio legal.

Almacenamiento de archivos en línea

Ya sea que esté trabajando de forma remota o simplemente desee un acceso conveniente y optimizado a los documentos para trabajar y colaborar desde cualquier lugar, las herramientas de almacenamiento de archivos en línea para abogados son clave. También son increíblemente comunes, y el 79% de los abogados señalan en el Informe de tendencias legales de 2020 que confían en la tecnología en la nube para almacenar los datos de su empresa. Busque herramientas de almacenamiento de archivos en línea que estén basadas en la nube, sean seguras y fáciles de usar.

Cuando se trata de almacenamiento de archivos en línea, Dropbox, una de las aplicaciones de almacenamiento de documentos más populares del mundo, es probablemente su primera opción. De hecho, según el Informe de la encuesta sobre tecnología legal de la ABA de 2020 , Dropbox era el servicio en la nube más popular, y el 67% de los encuestados indicaron que eran usuarios de Dropbox. 

Procesadores de palabras

Microsoft Office 365 para bufetes de abogados

Como abogado, constantemente redacta documentos y cartas, por lo que un procesador de textos es una herramienta de abogado muy necesaria. Pero recomendamos utilizar un procesador de texto basado en la nube para mejorar la redacción de sus documentos y cartas, al tener la capacidad de trabajar y acceder a sus documentos legales de forma remota. 

Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365) es una herramienta comercial popular para abogados que ofrece procesamiento de texto a través de Word, así como muchas otras herramientas de productividad. ¿Sabía que Microsoft 365 ocupó el segundo lugar por ser el servicio basado en la nube más utilizado por abogados, con un 49%, en el Informe de la Encuesta de Tecnología Legal de la ABA de 2020 ? Esto muestra que las herramientas de procesamiento de texto basadas en la nube se están convirtiendo rápidamente en una parte indispensable del arsenal de herramientas de un abogado. Microsoft Office 365 también se conecta con Rey AbogadoManage, para una productividad aún más optimizada entre herramientas.

Escáneres

La capacidad de digitalizar documentos es esencial para los abogados en 2021, por lo que un escáner (o una aplicación de escáner en su teléfono) es clave. Desde documentos legales hasta recibos de gastos, los abogados manejan papeles y documentos a diario a los que necesitan acceder fácilmente y acceder a pedido, desde cualquier lugar. 

Para un escáner físico, esta guía para elegir un escáner para su bufete de abogados puede ayudarlo a elegir el modelo correcto. Si sigue la ruta de la aplicación, Evernote es una buena opción. La aplicación se integra con la cámara de su teléfono inteligente para permitirle capturar (y organizar) notas y documentos. 

Proveedor de telefonía VOIP

No importa dónde esté trabajando, debe estar disponible en el número de teléfono de su empresa. Un servicio telefónico de Protocolo de Voz sobre Internet (VOIP) (opciones como Vonage, Corvum y GoToConnect son buenas opciones) le permite responder llamadas telefónicas de forma remota al desviar las llamadas realizadas a su línea comercial a donde sea que se encuentre.

Servicio de recepcionista virtual

Socio de la aplicación: Ruby

Perder una llamada, ya sea porque la oficina de su bufete de abogados está trabajando de forma remota o simplemente no tiene el teléfono, significa pérdida de negocios. Un servicio de recepcionista virtual como Ruby (que ofrece recepción virtual en vivo y opciones de chat) elimina las llamadas no contestadas. Esto significa un mejor servicio para los clientes (y reduce el costo de tener un miembro del personal interno a tiempo completo que atienda las llamadas).

Gestión de documentos

Automatización de documentos para abogados

El papeleo es una parte indisoluble del ejercicio de la abogacía, pero el manejo de documentos no tiene por qué ser tan tedioso o lento como lo ha sido en el pasado. Las herramientas de automatización de documentos para abogados agilizan la creación de documentos (como cartas y mociones) mediante el uso de información que ya ha recopilado (como fechas clave o información de contacto) para completar formularios por usted. Las herramientas de gestión de documentos le ayudarán a almacenar y acceder de forma segura a esos documentos.

Si bien el software de gestión de la práctica legal como Rey AbogadoManage ofrece una solución simple y todo en uno para tratar con documentos legales, las herramientas de automatización de documentos para abogados como LawCloud agilizan la creación de documentos. Rey AbogadoManage le permite compilar documentos con plantillas fáciles de usar, luego mantiene los documentos seguros en la nube, para que pueda editar, almacenar y organizar archivos según sea necesario. 

Soluciones de facturación y seguimiento del tiempo

El seguimiento y la facturación precisos del tiempo son clave para la rentabilidad de los bufetes de abogados. Pero dedicar mucho tiempo a monitorear manualmente el tiempo y lidiar con la facturación le quita productividad.

Si no está utilizando herramientas de abogado para ayudarlo con el tiempo y la facturación, comience por mirar el software de administración de su práctica, que puede ofrecer funciones para cubrir esto. Rey AbogadoManage, por ejemplo, incluye funciones de facturación y seguimiento de tiempo y gastos legales.

herramientas de eDiscovery

Ahora más que nunca, la mayor parte del descubrimiento es electrónico o eDiscovery. Si bien el cambio hacia un descubrimiento más electrónico ahorra tiempo en sí mismo, también puede utilizar herramientas tecnológicas para que los abogados agilicen su proceso de descubrimiento.

El software Instant Discovery basado en la nube de Logikcull, por ejemplo, automatiza miles de pasos manuales previos (como Bates Stamping y escaneo de virus) al mismo tiempo que ofrece opciones de filtrado inteligente para ahorrarle tiempo y esfuerzo.

Obtenga más información sobre cómo realizar eDiscovery de manera eficaz en su bufete de abogados.

Herramientas de investigación legal

La investigación legal de alta calidad es esencial para el éxito de su bufete de abogados. Las herramientas actuales ponen al alcance de su mano bibliotecas jurídicas de búsqueda, decisiones y otros detalles clave. De esta manera, puede realizar su investigación legal de manera más rápida y efectiva. 

Fastcase, por ejemplo, tiene una de las bibliotecas jurídicas en línea más grandes del mundo. El uso de Fastcase, que se integra, le brinda acceso remoto a documentos como jurisprudencia, estatutos, regulaciones, constituciones y más.

La investigación jurídica eficaz tampoco tiene por qué ser cara. Esta publicación cubre algunas de las herramientas de investigación legal gratuitas de mejor calidad que puede encontrar en la actualidad.

Herramientas de firma electrónica

Las firmas electrónicas son más convenientes para coordinar (y menos ida y vuelta significa menos espacio para el error humano). También hacen que el trabajo legal sea más rápido y más eficiente para abogados y clientes, y ahorran papel (que es clave a medida que más firmas se están quedando sin papel). Si bien las firmas electrónicas no funcionan en todas las situaciones, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en muchas situaciones, siempre que cumplan con los criterios correctos. Sin embargo, algunos estados requieren firmas húmedas para documentos como testamentos.

La tecnología puede ayudar a que las firmas electrónicas sean más fáciles y seguras. Rey AbogadoSuite, por ejemplo, ofrece sencillas herramientas de firma de documentos en línea como parte del software CRM legal y de admisión de clientes de Rey AbogadoGrow y la funcionalidad de gestión de documentos de Rey AbogadoManage. Las funciones de firma electrónica móvil también permiten a los clientes firmar documentos legales de forma remota, lo que significa una experiencia más fácil de usar.

Software de videoconferencia

Videollamada

La comunicación y la colaboración son fundamentales para el éxito de un abogado, pero la comunicación en persona no siempre es posible o preferible. Según el Informe de tendencias legales de 2020 , el 37% de los consumidores ahora prefiere reunirse virtualmente con un abogado para una consulta o una primera reunión. Incluso más (50%) preferirían que las reuniones de seguimiento se realizaran por videoconferencia.

Como explica nuestra guía de videoconferencias para abogados, las mejores herramientas de video para abogados deben ser seguras, fáciles de usar y claras (tanto en calidad de audio como de video). Legaler es una buena opción que se ajusta a la factura con cifrado de extremo a extremo y soluciones sencillas para reuniones en línea.

Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles, ya sea que estén diseñadas específicamente para abogados o simplemente respalden las necesidades de un abogado, pueden impulsar instantáneamente su productividad al permitirle trabajar desde cualquier lugar, una necesidad para 2021. 

¿Algunas de nuestras aplicaciones móviles favoritas que funcionan como herramientas para abogados? 

  • iAnotar . Revise y marque documentos desde cualquier lugar con iAnnotate, que también le permite sincronizar documentos de múltiples fuentes en línea.
  • Feedly . Manténgase informado sobre los temas de tendencia de la industria y el contenido imprescindible (sin sentirse abrumado o perder el tiempo clasificando las redes sociales por su cuenta) con transmisiones de contenido fáciles de consumir (y compartir).
  • Rey Abogadofor Abogados y Despachos de Abogados . La aplicación Rey Abogadomobile le permite realizar un seguimiento del tiempo, ver la información del cliente, crear nuevos asuntos y contactos, y más, todo desde su dispositivo móvil.

Software de gestión de prácticas

El software de gestión de la práctica jurídica es una herramienta esencial para las firmas de abogados en 2021, especialmente para las firmas más pequeñas. El Informe de la Encuesta de Tecnología Legal 2020 de la ABA señaló que el uso de software de gestión de prácticas tenía una tendencia al alza para los abogados individuales (con un aumento del 1% al 29% en 2020) y las firmas más pequeñas. De hecho, el porcentaje de personas que utilizan personalmente software de gestión de prácticas aumentó un 2% durante el último año a un 45% para los bufetes de abogados con 2 a 9 abogados. 

Si bien es probable que muchos bufetes de abogados hayan adoptado software basado en la nube como resultado de la pandemia, parece que seguirán usándolo en el futuro. El Informe de tendencias legales de 2020 señaló que el 96% de los abogados planean utilizar software de gestión de prácticas más allá de la pandemia.

Ejecutar una consulta es complejo y el software de gestión de prácticas facilita la gestión de una empresa. El software de gestión de prácticas basado en la nube como Rey AbogadoManage, por ejemplo, centraliza y agiliza la gestión de su empresa, la organización de casos y la colaboración con los clientes.

Pagos online

Los pagos en línea, es decir, aceptar pagos con tarjeta de crédito a través de una plataforma en línea como Rey AbogadoPayments, hacen que sea más fácil y conveniente para los clientes pagar, por lo que los abogados pueden cobrar más rápido.

El Informe de tendencias legales de 2020 analizó datos de decenas de miles de profesionales legales para evaluar el impacto de las soluciones tecnológicas, como los pagos en línea, en el desempeño comercial. Durante las recomendaciones de distanciamiento social de la pandemia, los pagos en línea ayudaron a las empresas a mantener la continuidad comercial. Las empresas que aceptaron pagos en línea experimentaron un mayor crecimiento en 2020 que las que no lo hicieron. Específicamente, las empresas que utilizan pagos electrónicos experimentaron hasta un 6% más de crecimiento en comparación con las empresas que no utilizaron pagos electrónicos en los primeros meses de 2020, y recaudaron entre un 2% y un 3% más durante el verano. 

Portales de clientes

Los portales de clientes como Rey Abogadofor Clients permiten a los abogados compartir de forma segura mensajes y documentos con los clientes. Hacer que esta información sea accesible para los clientes les ayuda a mantenerse al tanto de sus casos, con menos actualizaciones manuales por parte de los abogados.

Los portales de clientes son herramientas especialmente importantes para los abogados durante el trabajo remoto, como mostró el Informe de tendencias legales de 2020 al observar los datos durante el inicio de la pandemia COVID-19.

El informe encontró que las empresas que utilizan portales de clientes mitigaron el impacto negativo en el número de casos en un 5% en abril, durante el inicio inicial de la pandemia. Las empresas que utilizan portales de clientes continuaron superando a las empresas que no utilizaban portales de clientes en al menos un 2% en los meses siguientes y registraron un crecimiento positivo en junio. En términos de crecimiento interanual de los ingresos, las empresas que utilizaron portales de clientes obtuvieron un rendimiento consistentemente más alto que las que no los utilizaron, tanto durante los meses previos como durante el brote de la pandemia. 

Ingesta de clientes y CRM

La captación de clientes y las soluciones CRM como Rey AbogadoGrow ayudan a las empresas a coordinar las comunicaciones y la captación que tienen lugar antes de que un contacto se convierta en cliente. Esto permite a las empresas crear una experiencia de admisión más eficiente y fluida para los nuevos clientes a través de la capacidad de ocuparse de las tareas iniciales, como completar formularios, pagar tarifas por adelantado o reservar consultas, en línea.

Como mostró el Informe de tendencias legales de 2020 , la captación de clientes y el software CRM son buenos para el crecimiento de los bufetes de abogados, incluso durante los tiempos de trabajo remoto. Las empresas que utilizaron soluciones de CRM y de captación de clientes en línea obtuvieron un mejor rendimiento año tras año en comparación con las que no lo hicieron, tanto antes como durante los meses iniciales del brote de coronavirus. En cuanto a los ingresos, en los primeros meses de 2020, las empresas que utilizaron soluciones de CRM y de captación de clientes experimentaron casi el doble de crecimiento que otras empresas; luego mantuvieron un mejor desempeño anual durante los meses iniciales de la pandemia y lograron un crecimiento positivo a partir de junio.

Consideraciones de seguridad y ética para las herramientas de abogados

El gráfico muestra los símbolos que representan la seguridad digital

Recuerde: al igual que con cualquier medida que involucre datos de bufetes de abogados, es fundamental examinar todas las herramientas para abogados que esté considerando para su seguridad antes de usarlas. Conozca (y cumpla) sus obligaciones éticas y reglamentarias en lo que respecta a la seguridad. Siga siempre las mejores prácticas para mantener seguros los datos de los bufetes de abogados y los clientes a fin de garantizar que ninguna herramienta de abogados haga más daño que bien. El uso de esta lista de verificación de diligencia debida en la nube puede ser útil, pero es su responsabilidad evaluar adecuadamente cualquier herramienta potencial para su empresa.

Conclusión

El uso de las herramientas adecuadas para los abogados puede marcar la diferencia cuando se trata del crecimiento de un bufete de abogados. La adopción de algunos (o todos) de estos tipos de herramientas podría ayudar a su bufete de abogados a ser más eficiente, rentable y centrado en el cliente. 

Si bien hay muchas herramientas disponibles para abogados, no es necesario que lo haga de una vez y puede comenzar con solo algunas herramientas. Siempre puede comunicarse con un consultor si necesita ayuda para configurar una pila de tecnología para su empresa. 

Independientemente de las herramientas que elija, asegúrese de que sean seguras y luego observe cómo su empresa se vuelve más eficiente, rentable y mejor este año y en el futuro.

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