Su guía completa para la gestión de bufetes de abogados

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En medio de nuestro panorama legal que cambia rápidamente, la gestión eficaz de los despachos de abogados es un desafío en constante evolución. Para administrar con éxito un bufete de abogados grande o pequeño, los abogados deben cultivar una mentalidad de crecimiento y estar dispuestos a liberarse de la tradición, pero a veces es más fácil decirlo que hacerlo.

Después de escuchar a docenas de exitosos abogados en solitario, propietarios de bufetes y socios gerentes, he aprendido bastante sobre la administración de bufetes de abogados. Basándose en temas que surgieron de esas conversaciones, esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre la gestión de bufetes de abogados. Incluí los pasos a seguir, así como las mejores prácticas. Esto debería facilitar el perfeccionamiento de la gestión de su práctica, ya sea que esté iniciando su propio bufete de abogados o si es un profesional legal experimentado.

¿Qué es la gestión de bufetes de abogados?

La administración de bufetes de abogados abarca todo lo necesario para administrar el lado comercial de su bufete de abogados. Esto incluye marketing, relaciones con los clientes, finanzas (incluidas las estructuras de compensación de socios, nómina, presupuestos, cobros y cuentas fiduciarias), contratación, administración de personal y administración de bufetes de abogados (incluidas políticas y procedimientos, trabajo con proveedores y más).

Nota: Como socio gerente de un bufete de abogados, no puede manejar el día a día de cada área directamente. Pero un socio gerente debe ser un líder y un tomador de decisiones clave. 

Consejos de gestión de bufetes de abogados para empresas de cualquier tamaño

Su estilo particular de administración de bufetes de abogados dependerá de su ubicación, miembros del personal, tamaño de la práctica y servicios legales. Dicho esto, aquí hay algunas prácticas básicas a seguir para la gestión de la práctica jurídica. Los siguientes pasos se aplican ya sea que sea un solo o un socio gerente en una firma de 50 abogados.

1. Cree un plan de negocios para un bufete de abogados

Primero, si está administrando un bufete de abogados, necesita un plan de negocios de bufete de abogados formal que establezca sus objetivos, plan de ganancias financieras, en qué se diferencia de la competencia y cómo planea comercializar esa diferencia. Algunos recursos para ayudarlo a planificar:

  1. Siga estos pasos para crear un plan de negocios.
  2. Utilice estos consejos para elaborar el presupuesto de su bufete de abogados.
  3. Utilice esta guía para crear el plan de marketing de su bufete de abogados.

Su plan también debe incluir estructuras de compensación para socios y abogados asociados. Las opciones incluyen el modelo lockstep, el sistema de distribución equitativa, el modelo come lo que mata y más. Este artículo proporciona una descripción general de cada modelo de compensación. Incluso si es un abogado en solitario, piense deliberadamente en cómo se pagará a sí mismo.

Práctica recomendada: obtenga ayuda externa con su plan de negocios si la necesita. Alguien con experiencia en finanzas o marketing podría ayudarlo a preparar su empresa para el éxito.

Kimberly Y. Bennett, Esq., Fundadora de K Bennett Law LLC, ofrece un gran ejemplo de planificación exitosa y un enfoque alternativo con su modelo de servicios de suscripción.

2. Crear un manual de procedimientos para la oficina de abogados.

Un manual de procedimientos de la oficina de abogados comunica claramente cómo se deben hacer las cosas en su bufete de abogados, manteniendo todo coherente y eficiente. Esto significa un día laboral más predecible para abogados, asistentes legales, asistentes legales, contadores y administradores de oficinas.

Los manuales de proceso también simplifican el proceso de incorporación para el personal nuevo. Esto puede ayudar a que su empresa crezca más rápidamente, si ese es su objetivo.

Reclute personal cuando sea necesario para ayudarlo a desarrollar su manual: ¡pueden ser los expertos! Por ejemplo, su recepcionista puede tener buenas ideas sobre el proceso de admisión de nuevos clientes, mientras que su departamento de contabilidad tendrá el mejor conocimiento de su proceso de cobranza.

Es posible que desee incluir lo siguiente en el manual de su oficina:

  • Procedimientos de admisión de clientes
  • Procesos de facturación
  • Convenciones de numeración de asuntos y archivos
  • Mejores prácticas para el seguimiento del tiempo y la productividad 
  • Tu proceso de cobranza 
  • Sistemas para administrar un bufete de abogados sin papeles

Práctica recomendada: revise y revise el manual de procedimientos de su despacho de abogados con regularidad. Puede obtener nuevas herramientas, cuyos procesos deben documentarse. O su personal puede pensar en mejores formas de hacer las cosas. O bien, los cambios significativos en la industria legal pueden requerir un cambio en su enfoque. 

Patrick Palace of Palace Law habla a menudo sobre la razón por la que la adaptabilidad es tan importante dentro de cualquier bufete de abogados:

3. Invertir en marketing y branding de bufetes de abogados

El marketing de bufetes de abogados es una parte esencial de la gestión de bufetes de abogados. Incluso si desea pasar la mayor parte de su tiempo ejerciendo la abogacía, su marca es su foso competitivo. Su marca juega un papel importante en la determinación de cómo se destaca ante los clientes en comparación con los abogados de la competencia.

Puede aprender cómo crear una marca de bufete de abogados eficaz de la mano de la experta Katy Goshtasbi. La clave es tener claro quién es usted y qué ofrece a sus clientes. Luego, comuníquelo de la manera más clara posible.

Práctica recomendada: sepa qué hace que su práctica jurídica sea diferente. ¿Qué les ofrece a sus clientes que nadie más pueda ofrecer? Asegúrese de que esto se refleje en su marca. Además, mida sus esfuerzos de marketing . No siga invirtiendo esfuerzos en canales que no están generando nuevos clientes para su empresa. Obtenga más información sobre cómo conseguir nuevos clientes como abogado. 

Gyi Tsakalakis, fundador de AttorneySync, y Jess Birken, abogada emprendedora y propietaria de Birken Law Office, hablan sobre la importancia del marketing online en particular aquí:

4. Invierta en desarrollar su equipo

Los asociados y los miembros del personal son el futuro de su empresa. No solo necesita contratar a las personas con los puntajes más altos en las pruebas del colegio de abogados para su empresa: debe ayudarlos a crecer. Invierta en el éxito de sus abogados, asistentes legales, asistentes legales y personal de oficina, y su firma prosperará a largo plazo.

Preparar a su equipo para el éxito significa invertir en el desarrollo profesional y la salud y el bienestar de los empleados como parte de cualquier plan de gestión de un bufete de abogados.

El desarrollo profesional puede parecer tener reuniones periódicas 1: 1 con miembros más experimentados de la empresa, proporcionar financiación para cursos o enviar empleados a conferencias. Esto debería ser parte del plan de negocios de su bufete de abogados.

En cuanto a la salud y el bienestar de los empleados, esto puede ser un desafío, ya que el agotamiento y la ansiedad son rampantes en la profesión legal. Sin embargo, si puede combatirlos sin dejar de ofrecer desarrollo profesional, puede atraer a los mejores talentos. Lea nuestros artículos sobre la ansiedad de los abogados, el agotamiento y la importancia de cambiar la conversación sobre el bienestar para obtener más información:

Práctica recomendada: siga el ejemplo. No se limite a decir que le importa: actúe e implemente procesos que demuestren que sí. Esto es especialmente importante en tiempos de crisis.

Paula Davis-Laack, fundadora y directora ejecutiva del Stress & Resilience Institute, habló en nuestro podcast Daily Matters sobre cómo los bufetes de abogados pueden cultivar la resiliencia:

5. Sepa cómo se está desempeñando su empresa

La buena gestión de la práctica jurídica significa poder observar con objetividad dónde está teniendo éxito su firma y dónde debe mejorar. Los ingresos, las horas facturables, la tasa de cobranza, los casos nuevos y más, son todos ejemplos de indicadores clave de rendimiento (KPI) que podría estar rastreando.

Por ejemplo, lea este artículo para ver cómo un abogado rastrea la productividad en su bufete.

Para citar a Peter Drucker, “Lo que se mide se gestiona”. Vigilar el desempeño de sus áreas de práctica jurídica le garantiza estar al tanto de los problemas y las oportunidades de mejora. Luego, puede tomar medidas para ayudar a su empresa a tener éxito.

Mejores prácticas: decida las métricas clave de la empresa y verifíquelas a intervalos regulares para ser responsable. No es necesario exagerar. Empiece poco a poco con el seguimiento de una o dos cosas clave.

6. Establecer un estándar alto para el servicio al cliente

En el mundo actual, el servicio al cliente es más importante que nunca. Empresas como Uber, Netflix y Amazon han aumentado las expectativas de los clientes en todas las industrias, incluida la legal. Esto significa que el servicio al cliente debe ser una consideración clave en la gestión de su empresa.

Esto no significa que deba sorprender a sus clientes. Pero sí necesita estar al tanto de su viaje (es decir, la totalidad de su experiencia legal), saber exactamente lo que quieren y entregarlo de una manera que lo haga sin esfuerzo para ellos. Esto es cierto ya sea que su empresa trabaje con personas físicas o jurídicas.

Puede obtener más información sobre cómo es un servicio al cliente excepcional en el mundo actual en The Client-Centered Law Firm, un libro más vendido por el experto en la industria legal y Rey AbogadoCEO Jack Newton. 

Práctica recomendada: no haga suposiciones. Habla con tus clientes sobre lo que quieren. Haga muchas preguntas, lea entre líneas y aclare los problemas que están tratando de resolver. Luego, piense fuera de la caja sobre cómo puede resolverlos mejor.

Greg McLawsen de Sound Immigration y Joshua Kubicki de Bold Duck Studio comparten sus perspectivas sobre la experiencia del cliente y las formas innovadoras de brindar un mejor servicio en este episodio de Matters.

7. Esté preparado para liderar su bufete de abogados a través del cambio.

El cambio podría significar un crecimiento rápido en su empresa, o cambiar repentinamente a un modelo de práctica virtual debido a una pandemia global, o algo completamente diferente. De cualquier manera, su capacidad de adaptación será su superpoder. El mundo y la industria legal están cambiando constantemente, por lo que no innovar no es una opción.

Cuando se trata de la gestión e innovación de un bufete de abogados o de un cambio inesperado, la dificultad puede radicar en lograr que su equipo participe. La gestión del cambio no es fácil, pero con un poco de inversión, puede ayudar a su equipo a prosperar más rápido en un nuevo entorno y continuar brindando sus servicios a los clientes.

Práctica recomendada: tenga una idea clara de lo que intenta resolver o mejorar con cualquier cambio nuevo y por qué cree que la solución elegida es la mejor. Esto ayudará a explicarle a su equipo y hacer que se sumen.

Andrea Alexander, una abogada con sede en la ciudad de Nueva York, habla sobre algunos de los cambios sociales que deben ocurrir en los bufetes de abogados:

Gestión eficaz de bufetes de abogados

¿Qué se necesita para ser un gran líder? ¿Cómo se puede transformar un bufete de abogados en una gran práctica legal que se mantenga fiel a sus valores personales, que sea eficiente y rentable, y que sea un lugar agradable para trabajar?

Eso puede parecer una tarea difícil, especialmente con el sistema Cravath que todavía funciona con fuerza en muchos bufetes de abogados importantes. Pero es posible liderar un mejor bufete de abogados en nuestro mundo digital moderno. Comienza contigo y las cualidades que seleccionas. Aquí hay algunos en los que enfocarse:

1. Confianza

La confianza es la clave para el liderazgo de un bufete de abogados. Lo necesitará para generar confianza con los clientes legales de que puede resolver sus problemas, confiar en su equipo en sus habilidades de liderazgo y confiar en usted mismo para tomar buenas decisiones comerciales. 

2. Adaptabilidad

¿Estaba su bufete de abogados preparado para trabajar de forma remota cuando llegó el COVID-19? Es importante tener confianza, pero también es importante observar cómo cambia el mundo, permanecer abierto a los comentarios y actuar en consecuencia. Los líderes de los bufetes de abogados deben estar dispuestos a probar nuevas formas de atender a los clientes y continuar iterando y mejorando los procesos internos y los modelos de servicios legales.

Las empresas más rápidas para enfrentar los desafíos presentados por COVID-19 son las que están floreciendo ahora.

3. Una mentalidad centrada en el cliente

El cliente legal de hoy espera la misma experiencia de cliente sin esfuerzo que obtiene de Uber, Amazon o Netflix. Los líderes efectivos utilizan una mentalidad centrada en el cliente para guiar cómo administran sus bufetes de abogados y se destacan ante los clientes.

4. Experto en negocios

Su bufete de abogados también es un negocio, por lo que su modelo de negocio tiene que funcionar . Si los socios están contentos con la estructura de compensación, pero eso no conduce a comportamientos que impulsan el negocio, tiene un problema. También es un problema si nadie dedica tiempo al marketing. Los líderes de bufetes de abogados inteligentes impulsan tanto la excelencia en la práctica del derecho como el éxito empresarial,

5. La capacidad de reunir a su personal

Tienes gente inteligente trabajando para ti. Necesita acceder a su experiencia y ponerla a trabajar para ayudar a sus resultados finales. Por ejemplo, podría animar a alguien con experiencia en gestión de proyectos a que lidere la implementación de su nuevo proceso de facturación.

6. Organización

No puedes hacerlo todo. Pero la capacidad de hacer planes, delegar tareas a su gerente de oficina y a otros, y aclarar metas le permitirá a su equipo tener éxito. La gestión eficaz de un bufete de abogados requiere despedirse de los trabajos cuando tiene sentido cederlos. 

7. Una mentalidad basada en datos

Asegúrese de que haya datos para respaldar sus decisiones comerciales y de que está mirando los datos para tener una visión precisa del desempeño de su empresa. A continuación, se muestran algunos ejemplos de KPI para realizar un seguimiento.

Estructuras y tendencias de los despachos de abogados

Para muchas firmas de abogados, las estructuras de gestión de las firmas de abogados no han cambiado mucho en los últimos 100 años. Hay un socio gerente y socios de la firma. También puede haber socios de capital y socios que no son de capital. Y luego están los asociados y el personal, incluidos los asistentes legales, asistentes legales, recepcionistas y gerentes de oficina. Dependiendo del tamaño del bufete de abogados, también puede haber gerentes de TI y un departamento de recursos humanos.

Se trata de una jerarquía estricta, en la que los socios de capital en la parte superior obtienen la mayor cantidad de recompensas por el éxito de la empresa. Pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, Cynthia Morgan-Reed de Vanst Law ha estructurado su firma para que los abogados ganen el 70% de lo que recaudan.

Piense en una forma de estructurar la administración de su propio bufete de abogados de la manera que funcione mejor para usted y sus objetivos. Tal vez el socio gerente transfiera mucha responsabilidad a los gerentes de los bufetes de abogados y los compensa adecuadamente, por ejemplo. 

Incluso si es un abogado en solitario o si tiene personal, intente pensar fuera de la caja en términos de cómo son reconocidos y compensados.

En términos de estructuras comerciales de bufetes de abogados , existen pros y contras de estructurar su bufete como una sociedad de responsabilidad limitada (LLP), una compañía de responsabilidad limitada (LLC) o algo más. Este artículo proporciona una descripción general buena y concisa de las diferentes opciones.

Herramientas para la gestión de bufetes de abogados

En la era digital, la tecnología que utiliza para administrar su bufete de abogados es importante. Cualquier herramienta que utilice debe ser segura y fácil de usar. Y debe ayudar a mantener a los clientes y los casos organizados y agilizar la comunicación para su equipo.

Las herramientas que necesitan los bufetes de abogados serán diferentes. Por ejemplo, un bufete de abogados de propiedad intelectual podría usar software de registro, mientras que un bufete de litigios podría usar software de descubrimiento electrónico o de investigación legal. Sin embargo, aquí hay algunos conceptos básicos para empezar.

  1. Un proveedor de correo electrónico. Las opciones populares para los bufetes de abogados incluyen Microsoft Outlook o Gmail.
  2. Un procesador de textos, programas de hojas de cálculo, etc. Para los documentos, Microsoft Office 365 parece ser el estándar para los bufetes de abogados, además de algunos reductos de WordPerfect.
  3. Software de gestión de la práctica jurídica. Rey AbogadoManage es el software más utilizado y recomendado por colegios de abogados y sociedades de abogados para mantener organizados a clientes y casos.
  4. Software de admisión de clientes legales. Rey AbogadoGrow se sincroniza a la perfección con Rey AbogadoManage y ofrece formularios de admisión pública para simplificar la incorporación de nuevos clientes potenciales.
  5. Programa de contabilidad. QuickBooks Online o Xero son opciones excelentes para las necesidades contables de su bufete de abogados.

Lea acerca de la tecnología que su bufete podría querer considerar con más detalle en nuestro artículo: ¿Qué tecnología realmente necesita su bufete de abogados?

Práctica recomendada: siempre examine la seguridad de sus proveedores. Tiene el deber ético de mantener la confidencialidad de la información del cliente, así que asegúrese de que el proveedor elegido pueda mantener la información segura. Obtenga más información sobre la seguridad de los datos para bufetes de abogados.

¿Debería contratar a un gerente de bufete de abogados?

Dependiendo del tamaño de su empresa, puede ser prudente contratar gerentes de empresa para sus oficinas. Esta persona se encarga de todo el trabajo administrativo involucrado en el funcionamiento de un bufete de abogados (como arrendamientos de oficinas, compra de equipos, servicios públicos, etc.), garantiza que se sigan las políticas y procedimientos clave y puede gestionar proyectos especiales como la implementación de nuevos procesos. . 

Si es un solo o su firma tiene solo unos pocos miembros del personal, puede valer la pena dividir estas responsabilidades entre abogados, asistentes legales y otros.

Sin embargo, cuanto más grande se vuelve su empresa, más complejos se vuelven los procesos diarios de la empresa. Una vez que tenga unos cinco abogados más el personal asociado, podría tener sentido contratar a un gerente de oficina. Si su empresa es más pequeña, podría considerar incorporar otras responsabilidades, como marketing, al puesto.

Libros y cursos de gestión de bufetes de abogados

Si desea mejorar sus habilidades de gestión de bufetes de abogados, hay muchos recursos disponibles. 

Algunos de nuestros libros favoritos sobre la gestión de bufetes de abogados incluyen:

  • The E-Myth Attorney: Por qué la mayoría de las prácticas legales no funcionan y qué hacer al respecto , por Michael Gerber
  • Cómo iniciar y construir un bufete de abogados , por Jay Foonberg
  • Colaboración inteligente: cómo triunfan los profesionales y sus empresas rompiendo silos , por Heidi Gardner
  • El bufete de abogados centrado en el cliente: cómo tener éxito en un mundo impulsado por la experiencia , por Jack Newton

En términos de cursos de gestión de bufetes de abogados, hay opciones como este intensivo de seis días de la Facultad de Derecho de Harvard. Es probable que su asociación de abogados también tenga disponibles cursos elegibles para CLE sobre administración de bufetes de abogados.

Otros recursos para ayudarlo a perfeccionar sus habilidades de gestión de bufetes de abogados pueden incluir artículos, podcasts, seminarios web o reuniones. Nuestra lista de los mejores podcasts de bufetes de abogados puede ayudarlo a comenzar, y Rey Abogado publica muchos seminarios web para ayudar a los abogados a tener éxito en el negocio del derecho.

Conclusión

Administrar un bufete de abogados no tiene por qué ser difícil, y no es necesario que le quite demasiado tiempo a los asuntos del cliente. Cultive la confianza, permanezca abierto y adaptable, y busque ayuda experta cuando la necesite. Cada bufete de abogados y cada base de clientes necesitarán un enfoque diferente, pero siguiendo estos conceptos básicos, su bufete de abogados estará preparado para el éxito.

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