La planificación de la sucesión de un bufete de abogados es fundamental para el éxito de su práctica jurídica, independientemente de la etapa de su carrera jurídica en la que se encuentre. Sin embargo, una encuesta de Thomson Reuters de 2018 mostró que solo el 37% de los bufetes de abogados tenían (o estaban creando) un plan de sucesión oficial.
Puede resultar incómodo pensar en situaciones en las que sería necesaria una estrategia de salida de un bufete de abogados o un plan de sucesión. Sin embargo, lo inesperado puede suceder en cualquier momento. Un plan de sucesión le brinda tranquilidad y garantiza que sus clientes estén bien atendidos, en caso de que le ocurra algo. Al planificar, sabrá que sus clientes no se verán sumidos en una crisis con respecto a sus necesidades legales.
Entendemos que las firmas de abogados individuales y pequeñas enfrentan desafíos únicos al crear un plan de sucesión. Es por eso que hemos elaborado una guía sobre cómo desarrollar un sólido plan de sucesión de bufetes de abogados. Incluso hemos tenido en cuenta sus obligaciones éticas profesionales. También encontrará una lista de verificación de transición de bufetes de abogados para que pueda poner en práctica estos consejos de inmediato.
¿Qué es la planificación de la sucesión de un bufete de abogados?
La planificación de la sucesión de bufetes de abogados para bufetes de abogados individuales y pequeños es una estrategia comercial que implica el desarrollo de un proceso formal para la transición de la práctica legal a otro abogado o bufete de abogados, o para cerrar. Esto se hace para protegerlo a usted, a su empresa y a sus clientes.
Por qué debería crear un plan de sucesión de bufetes de abogados
Además de sus obligaciones éticas descritas por la ABA (profundizaremos en eso más adelante), un bufete de abogados y un plan de sucesión son indispensables para cada bufete porque:
1. La planificación de la sucesión de un bufete de abogados es esencial para eventos esperados e inesperados
Muchos abogados tienden a asumir que solo necesitan un plan de sucesión cuando están considerando jubilarse. Pero también debe planificar situaciones de crisis inesperadas, como un cambio urgente de liderazgo debido a una emergencia familiar, una enfermedad repentina, una discapacidad o la muerte. Aunque es difícil pensar en esto, no querrá dejar a sus empleados y clientes preguntándose qué hacer cuando fallece un abogado de su bufete.
2. No quiere dejar a sus clientes y negocios en una estacada
Las situaciones antes mencionadas son ciertamente difíciles de pensar. Pero la planificación de la sucesión de un bufete de abogados no es solo para usted, es para sus clientes y cualquier persona que trabaje para y con su bufete. Los abogados de firmas pequeñas y individuales arriesgan a sus clientes y negocios si no tienen un plan de sucesión establecido. Los abogados individuales tampoco suelen tener un fiduciario que sea responsable de administrar su bufete en caso de que les ocurra algo. No desea que sus empleados y clientes se esfuercen por tratar con clientes enojados y acreedores impacientes mientras luchan por reunir los documentos esenciales cuando sucede algo inesperado.
3. La planificación de la sucesión de un bufete de abogados es una parte integral de la estrategia comercial de su bufete de abogados.
La clave para un negocio exitoso no solo se mide en sus ganancias, sino también en la capacidad de durar. Un plan de sucesión ayuda a agregar valor a su negocio porque evita que su negocio se vea afectado por conflictos e incertidumbres. También ayuda a determinar qué clientes deben realizar la transición en los próximos años y cómo su empresa puede continuar sirviéndoles, mitigando las posibles pérdidas de ganancias de estas relaciones con los clientes.
4. Las aseguradoras buscan un plan de sucesión formal al evaluar el riesgo de su bufete de abogados.
Para las aseguradoras que evalúan el riesgo de su negocio, no tener un plan de sucesión adecuado y estar más enfocadas en los créditos de originación y la facturación indican un riesgo más alto. Tenga cuidado si su firma tiene abogados con un pie fuera de la puerta, como abogados jubilados que ejercen a tiempo parcial, ya que también indica un mayor riesgo para las aseguradoras.
5. Una sólida planificación de la sucesión de un bufete de abogados lo prepara para disfrutar de su jubilación
No dejes que tus años de arduo trabajo se desperdicien. Un plan de sucesión de bufetes de abogados bien pensado puede brindarle tranquilidad ahora mientras maximiza sus recompensas financieras durante sus años de jubilación. Tener una estrategia de salida de un bufete de abogados también le da tranquilidad en caso de que algo le suceda. Su bufete de abogados no es solo un negocio o parte de su carrera, también es su legado.
Joshua Lenon, abogado residente de Clio, también recomienda planificar la sucesión ahora a la luz de la recesión económica. Esto es especialmente si está buscando elegir un sucesor (más sobre esto a continuación). “Este es el mejor momento para contratar”, comparte Joshua, “Es posible que estos abogados no estén en la industria legal en una fecha posterior. Si puede contratar a un asociado junior hoy, puede capacitar a su futuro sucesor para que eventualmente y sin problemas asuma el rol de liderazgo «.
Cómo construir un plan de sucesión de un bufete de abogados
Aunque nadie planea enfermarse o perder repentinamente la capacidad de trabajar, es más importante contar con un plan de sucesión para garantizar el éxito continuo de su empresa. Joan M. Burda, abogada de Lakewood, Ohio, describe las “claves para la planificación de la sucesión” que ampliaremos a continuación. Los siguientes párrafos también describen cómo puede planificar el plan de sucesión de un bufete de abogados para que usted, su bufete y sus clientes no se vean atrapados en una situación difícil.
Tenga en cuenta sus obligaciones éticas
Sorprendentemente, no todos los estados de EE. UU. Requieren que los abogados tengan un plan de sucesión. Puede consultar este documento para ver qué reglas tiene su estado para los planes de sucesión de abogados.
Sin embargo, recomendamos encarecidamente que todos los abogados de su bufete desarrollen un plan de sucesión. Nuevamente, las reglas exactas difieren de un estado a otro, pero en general, el plan de sucesión de su bufete de abogados debe:
- Contiene instrucciones escritas sobre cómo y dónde se almacena la información del cliente . Esto incluye datos bancarios y de otras cuentas.
- Incluya otra información crítica sobre su bufete de abogados. Esto incluye la disposición de archivos cerrados, información sobre el equipo de la oficina de abogados y el pago de pasivos corrientes.
- Detalles del contrato con proveedores. Piense en todas las empresas con las que trabaja o emplea su bufete de abogados, como trabajos de mantenimiento, limpieza, material de oficina, etc.
- Cómo acceder a la tecnología y las cuentas en línea. Esto incluye computadoras, correo de voz, software de gestión de la práctica jurídica y otras herramientas tecnológicas.
- Detalle cómo se compensará al sucesor. Suponiendo que no cerrará su bufete de abogados en caso de que no pueda trabajar.
Cree una lista de verificación para la transición de un bufete de abogados
Su lista de verificación de transición debe incluir:
Todos sus clientes, su información de contacto, detalles del caso, etc.
Esto incluye el tipo de caso, el estado, el tipo de acuerdo de tarifas, el estado actual de las tarifas y los archivos que contienen documentos. El software de gestión de prácticas como Rey Abogado puede proporcionarle toda esta información rápidamente mediante la ejecución de un informe desde el software. Luego, puede hacer referencia a estos informes en su documento de lista de verificación de transición.
Todas sus contraseñas e inicios de sesión para dispositivos electrónicos y cuentas en línea
Herramientas como Lastpass o 1Password pueden ayudarlo a almacenar de forma segura todas sus contraseñas y datos de inicio de sesión. Esto incluye el acceso a sus activos digitales, como el sitio web, el correo electrónico y las cuentas de redes sociales de su bufete de abogados. El responsable de ejecutar su plan de sucesión puede acceder a esta información con una sola contraseña maestra. Esto reduce la necesidad de una hoja de cálculo grande que contenga información confidencial de inicio de sesión.
Toda la información financiera de su despacho de abogados
Esto incluye cuentas bancarias y tarjetas de crédito comerciales e IOLTA. Asegúrese de que sus tarjetas de crédito sean pagaderas en caso de muerte o de transferencia en caso de muerte. Su banco deberá autorizar a alguien para que pueda administrar o transferir fondos en su nombre.
Información del seguro de negligencia
Esto es fundamental para que su empresa siga funcionando con tranquilidad.
Arrendamientos e información de proveedores
Piense en todos los proveedores externos que utiliza, incluido el software y las herramientas tecnológicas.
Acceso a cualquier factor adicional necesario para iniciar sesión en cuentas digitales
Incluya la información de inicio de sesión. Si ha habilitado la autenticación de dos factores o de múltiples factores (2FA o MFA; le recomendamos que lo haga, si no lo ha hecho), no olvide incluir la información de acceso para eso. Dependiendo de cómo haya configurado 2FA o MFA, deberá registrar la información de acceso a su dispositivo personal o correo electrónico, y descargar los códigos de respaldo o de recuperación de la cuenta. Incluya información sobre quién administra estos activos digitales.
Nombrar un abogado de triaje
Un abogado de triaje es alguien a quien usted autorizará para cerrar, vender o transferir su práctica legal. El Comité Permanente de Protección al Cliente del Centro de Responsabilidad Profesional de la Asociación de Abogados de los Estados Unidos describe las reglas de los cuidadores para cada estado.
Deberá crear un acuerdo detallado por escrito que defina la relación y los deberes de este abogado de triage. Asegúrese de resaltar si el abogado representará sus intereses o los de sus clientes, y considere los posibles conflictos de intereses.
En el acuerdo, autorice al abogado por escrito a comunicarse con los clientes para obtener instrucciones sobre cómo transferir los archivos de los clientes. También debe redactar cartas para comunicarse con los clientes y obtener autorización para divulgar sus archivos. Recuerde notificar a su compañía de seguros por negligencia para informarles que está haciendo esto.
Asegúrese de que se pueda acceder a su cuenta IOLTA
Las reglas precisas para preparar su cuenta IOLTA para una posible sucesión de su práctica difieren de un estado a otro. Si su estado no tiene reglas para esto, es una buena práctica preparar su cuenta IOLTA para tal situación de todos modos.
Para hacer esto, querrá ejecutar formularios bancarios para autorizar a otro signatario que tenga permiso para acceder a la cuenta. Esto se debe a que una orden de un comité disciplinario del colegio de abogados no suele ser suficiente para permitir el acceso. Recuerde verificar las reglas disciplinarias estatales con respecto a agregar un segundo signatario como parte de su plan de sucesión.
Reúna la información clave de la oficina en un solo lugar
En qué se diferencia esta lista de la lista de verificación de transición de su bufete de abogados: esta lista contiene detalles sobre el día a día de su práctica legal. Al realizar la transición o el cierre de su práctica, se debe informar a todos los proveedores y socios externos. Hágales saber si está transfiriendo el punto de contacto a otra persona o si está terminando el servicio. Si es posible, notifique a estos proveedores con suficiente antelación antes de realizar la transición o finalizar el servicio.
Su lista de registros comerciales debe incluir:
- Todos los arrendamientos y contratos de su espacio de oficina, equipos y utilidades de oficina, servicios de oficina, proveedores de software, etc.
- Pólizas para el seguro de su empresa
- Servicios de custodia, incluido cómo finalizar el servicio
- Nombres e información de contacto del personal, incluido quién conoce mejor la práctica y quién está autorizado para acceder a archivos cifrados o protegidos con contraseña.
- Tarjetas de firma para cuentas bancarias. Esto puede requerir que vayas al banco y les tomes una foto.
Asegúrese de que sus documentos de planificación patrimonial estén actualizados
Deberá actualizar su testamento y poder notarial duradero general (GPOA) e incluir información sobre el plan de sucesión de su bufete de abogados. También necesitará redactar instrucciones para su familia y / o albacea de sucesiones sobre los deberes del abogado de triage. No olvide incluir la información de contacto del abogado de triaje.
Dado que es probable que su familia sea la que administre su patrimonio, informe a un familiar de confianza (o al albacea de su patrimonio) exactamente dónde están sus documentos importantes y cómo acceder a ellos. Esto incluye su testamento, poder notarial (POA), información bancaria, cajas de seguridad, archivos de clientes y otros activos.
Almacene su información confidencial de forma segura
Asegúrese de tener una ubicación segura para almacenar la información importante anterior. Esta es toda la información que alguien necesita para administrar su empresa si es necesario. Por lo tanto, debe tener un cuidado especial para asegurarse de que no caiga en las manos equivocadas.
Puede optar por guardar sus documentos importantes en una caja de seguridad del banco, un disco duro externo protegido con contraseña, una caja de seguridad en casa, etc. También debe dar acceso a un familiar de confianza (y / o albacea) la ubicación de almacenamiento elegida. Proteja la información confidencial de su cliente con un plan de seguridad de datos de un bufete de abogados.
Alternativamente, puede optar por almacenar sus documentos importantes con un abogado de confianza, un locum tenens . Debe ser un abogado en el que confíe también con sus clientes. Si elige almacenar su información con otro bufete de abogados, le recomendamos que elija un bufete con un nivel de seguridad similar al de su bufete de abogados o mejor.
Elija una estrategia de sucesión basada en sus objetivos
Antes de decidir el curso de acción de su empresa en su plan de sucesión, debe tener claros sus objetivos en dos escenarios:
- Cuando te jubiles. ¿Cómo es su jubilación ideal? ¿Qué tipo de estilo de vida te gustaría tener? ¿Qué tal el tipo de legado que desea dejar a través de su bufete de abogados? ¿Qué nivel de actividad le gustaría tener en los asuntos de su bufete de abogados si decidiera transferirlo a un sucesor?
- Si de repente no puede trabajar debido a una emergencia. Todas las emergencias, ya sean de salud, familiares o de otra índole, son momentos estresantes y emocionales para sus seres queridos. Al prepararse para hacer una transición repentina e inesperada lo más suave posible para su familia, puede quitarles parte de la carga y evitar un estrés adicional.
En cualquier escenario, es importante tener claro qué objetivos desea que alcance su plan de sucesión. ¿Quieres unos ahorros para la jubilación? ¿Quiere reducir su carga de trabajo más adelante en su carrera? ¿Algo más? Una vez que tenga sus objetivos, puede decidir cómo le gustaría hacer la transición de su empresa después de que ya no los lidere. Tus opciones incluyen:
1. Cierre de la firma
Esta puede parecer la opción más fácil, ya que no necesitaría invertir tiempo y dinero en elegir y capacitar a otro abogado para que se haga cargo de su bufete de abogados. Sin embargo, no obtendrá muchos beneficios económicos (si es que obtiene alguno) si cierra la empresa que ha estado construyendo durante años . Si opta por cerrar su bufete, tiene la obligación ética de poner a sus clientes en la mejor posición posible para encontrar otro abogado. Deberá proporcionar a sus clientes todos los archivos y datos relevantes del caso, e incluso mantenerlos según sea necesario después de entregar a sus clientes a otro abogado.
2. Creación de una asociación con otra empresa individual o pequeña
Esta es una gran opción ya que su abogado o bufete socio elegido puede ayudarlo a salir gradualmente de su práctica.
Patrick A. Palace, propietario de Palace Law y ex presidente de la Asociación de Abogados del Estado de Washington (WSBA), comprende la importancia de encontrar la asociación adecuada para ayudarlo a salir de su práctica. Patrick ha llevado a su firma a fusionarse con 3 firmas de abogados en el último año. Él comparte, “A través de estas fusiones, Palace Law ha ayudado a brindar a los propietarios de estas firmas una transición cálida y amigable donde sus clientes son bien cuidados y los abogados se encuentran en un lugar cómodo para terminar su práctica sabiendo que su legado está protegido. . «
Para los abogados a los que no les importa mantener relaciones con sus clientes, también pueden optar por tener un acuerdo de «asesoría legal». Esto significa que continuará involucrado con los clientes durante el período de transición de su práctica legal, que puede demorar algunos años. El alcance y la duración de su participación depende de su acuerdo específico.
3. Elegir un sucesor
Su abogado elegido deberá estar capacitado para hacerse cargo de su bufete de abogados, lo que puede llevar de cinco a diez años. Esta será la persona a la que confiará los asuntos legales de sus clientes. Puede ofrecer a este abogado una asociación con respecto a su estrategia de salida y organizar la compensación adecuada para usted.
4. Vender su práctica legal
Para vender su bufete de abogados, deberá valorarlo en función de lo que está vendiendo y lo que alguien querría pagar. Si desea vender su bufete de abogados, es una buena idea contratar a un profesional para que valore su bufete de manera adecuada para maximizar sus ganancias potenciales. Además, tenga en cuenta las reglas de la ABA para la venta de práctica jurídica.
Dé tiempo a los clientes para hacer la transición
En muchos casos, los clientes eligen al abogado, no al bufete de abogados. Debido a esto, si se está jubilando o si está en una posición en la que está eligiendo terminar su carrera legal, es absolutamente necesario darles a los clientes el mayor tiempo posible para acostumbrarse a un nuevo arreglo, sea el que sea. Sin un tiempo de transición suficiente, es menos probable que los clientes se sientan frustrados y busquen otro abogado en otra firma. Al tener una buena estrategia de transición para sus clientes, la relación entre sus clientes y la firma se solidificará. Esto debería llevar no menos de tres años. Recomendamos comenzar primero con una pequeña cantidad de clientes, para que pueda saber qué funciona y qué no.
Desarrollar una estructura de compensación
Su bufete de abogados no es solo un lugar en el que ha trabajado durante años. Es parte de su legado y debe crear una estructura de compensación para usted que refleje los años de arduo trabajo que le ha dedicado. El aspecto de esto es subjetivo para cada abogado y depende del acuerdo entre usted y su (s) futuro (s) socio (s) o sucesor. Asegúrese también de valorar adecuadamente su bufete de abogados para recibir un precio justo si vende su práctica.
Si decide trabajar ocasionalmente o actuar como consultor, puede optar por acordar una estructura de pago por hora o tarifa plana. Si ha decidido entregar completamente a sus clientes a otro abogado, es posible que aún deba mantener los archivos y datos de sus clientes. En este caso, deberá recibir una compensación adecuada por su tiempo.
Utilice tecnología legal para brindar tranquilidad
Muchos de los pasos anteriores son tareas que requieren mucho tiempo. La tecnología legal puede ayudarlo a ahorrar tiempo y brindarle tranquilidad. Para Patrick, “la tecnología y la planificación de la sucesión están interrelacionadas y son fundamentales. Con la planificación de la sucesión, cuando otro abogado o bufete se hace cargo de su bufete, tiene diferentes sistemas para todo en el negocio. Esos dos sistemas tienen que unirse de manera transparente para proteger a los clientes «.
Como se mencionó en la sección anterior sobre la creación de una lista de verificación de transición de bufetes de abogados, el software de gestión de la práctica legal puede ejecutar un informe de todos sus clientes y su información de contacto, tipo de caso, el estado de esos casos, tipo de acuerdo de honorarios, el estado actual de tarifas y más.
Los conocimientos de los bufetes de abogados, como el panel de conocimientos de Clio, también pueden ayudarlo a determinar una estructura de compensación, ya que pueden ayudarlo a valorar su bufete en función del desempeño pasado y proyectado.