Cómo crear una RFP de bufete de abogados exitosa
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Ari Kaplan habló con Silvia Hodges Silverstein, directora ejecutiva de Buying Legal Council, un grupo comercial internacional de adquisiciones legales, y John De Forte, consultor de firmas de servicios profesionales legales y de otro tipo en Londres.
De Forte es el autor de «Propuestas exitosas: la guía esencial para bufetes de abogados y proveedores de servicios legales», que fue publicado en julio por el Buying Law Council.
Esta sesión de preguntas y respuestas ha sido resumida.
Alí Kaplan: Cuéntenos sobre sus antecedentes y los orígenes de la Comisión de Derecho de Compra.
Silvia Hodges Silverstein: En muchas grandes corporaciones, los profesionales de adquisiciones legales ahora trabajan con abogados internos para comprar servicios legales corporativos y servicios legales auxiliares. Sin embargo, el abastecimiento legal sigue siendo una disciplina relativamente nueva. En septiembre de 2014, establecimos el Consejo de Derecho de Adquisiciones, una organización nacional de la industria de adquisiciones legales, para apoyar y educar a los profesionales de adquisiciones legales y otros compradores de servicios legales. Todo lo que hacemos se centra en una red educativa en torno a la compra de servicios legales. El Comité de Leyes de Compra tiene muchos miembros de Fortune 500, así como corporaciones multinacionales y organismos reguladores de todo el mundo. La crisis financiera de 2008 aceleró la adopción de adquisiciones legales. Diría que la exageración sobre las prácticas de facturación, los grandes gastos de las grandes empresas y la presión sobre los márgenes que enfrentan muchas empresas son la raíz de este cambio. Vemos el mismo desarrollo en otros servicios profesionales, incluidos los servicios de auditoría y consultoría de gestión. Al comprar servicios legales, las empresas con un gasto legal significativo suelen ser las primeras en comprar, especialmente la industria farmacéutica y los servicios financieros, así como las empresas de energía y servicios públicos.
Alí Kaplan: El Buying Law Council publicó recientemente la propuesta ganadora: The Essential Guide for Law Firms and Legal Service Providers. ¿Por qué se centró en ese tema en particular y cómo surgió la asociación con la Comisión de Leyes de Compra?
Juan de Ford: Las propuestas siempre han sido un aspecto fundamental del desarrollo comercial para todos los profesionales, pero las habilidades requeridas para hacer una buena propuesta no necesariamente se alinean con las habilidades legales tradicionales. Durante mucho tiempo ha existido la necesidad de ayudar a los peajes en la industria legal y otras industrias a aprender las habilidades que necesitan, y así es como entré en este campo. Ha sido un elemento básico de mi trabajo durante aproximadamente 30 años y es un área crítica para la mayoría de los proveedores de servicios profesionales involucrados en el mundo corporativo. Conozco a Silvia desde hace muchos años y estoy muy interesado en su trabajo en el Comité de Derecho de Compras. Sería valioso un libro sobre el tema dedicado a la profesión legal, sugirió.
Alí Kaplan: ¿Cómo está cambiando la creciente influencia del abastecimiento los criterios ganadores?
Silvia Hodges Silverstein: La licitación (como se le conoce en el Reino Unido) o la respuesta a una RFP (como se hace en los EE. UU.) se ha convertido en el método estándar para que los clientes seleccionen asesoría legal, y definitivamente es otro juego. Aprovechar al máximo estas oportunidades sigue siendo un desafío, aún más ahora cuando se trata de abastecimiento. Los profesionales de adquisiciones analizan la información y usan los datos para desarrollar justificaciones basadas en evidencia para garantizar reducciones significativas en los gastos legales. Lo que ha cambiado es que elegir un bufete de abogados debe tener sentido comercial. Al adquirir servicios legales, los líderes de adquisiciones emplean un enfoque de empresa a empresa basado en procesos que han utilizado en otras áreas de gasto, como auditorías fiscales y consultoría de gestión. El equipo de adquisiciones apoya al asesor legal interno en el desarrollo de estrategias de adquisiciones y estándares de procesamiento. Todavía se trata de quién puede hacer el trabajo, pero considere quién puede entregar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, y quién contará con el personal de la manera más adecuada.
Alí Kaplan: ¿Cómo deben medir las empresas el ROI de sus campañas de propuestas?
Juan de Ford: Tradicionalmente, las empresas realizan un seguimiento de sus ganancias y pérdidas, pero cada vez hay más razones para tratar de ser más sofisticados con ellas. Vivimos en una era de paneles y marcos, lo que significa que los ganadores o perdedores pueden no estar claramente definidos. Por ejemplo, es posible que su objetivo no sea preconcebido sino ganar una mayor parte del gasto disponible, por lo que cualquier análisis del ROI debe comenzar con algunos objetivos bien definidos. Sería una buena disciplina para las empresas medir sus costos propuesta por propuesta para refinar su juicio sobre las mejores oportunidades.
Alí Kaplan: Además de registrar ganancias y pérdidas, ¿cómo ha visto el éxito de su organización?
Silvia Hodges Silverstein: Normalmente, es el CFO o CFO quien autoriza al departamento de compras a participar en la compra de servicios legales. El objetivo es ayudar a los abogados a reducir sus gastos y garantizar que adquieran servicios legales que cumplan con las políticas de la empresa manteniendo la calidad. Otros impulsores incluyen el deseo de medir y comparar el valor para permitir comparaciones más objetivas de diferentes bufetes de abogados, así como optimizar las relaciones para aumentar la eficiencia y realmente encontrar mejores formas de estructurar acuerdos de tarifas o presupuestos para aumentar la previsibilidad y la transparencia. Hoy en día, los profesionales de adquisiciones legales participan en la negociación de tarifas y en el control de las prácticas de facturación de cada empresa para garantizar el cumplimiento de las pautas de facturación.
Alí Kaplan: ¿Qué tienen en común las propuestas ganadoras?
Juan de Ford: Cada propuesta es diferente y los formuladores de políticas tendrán criterios y preferencias únicos. Sin embargo, las propuestas exitosas tienden a tener un patrón recurrente. Se reduce a cuatro ingredientes básicos. En primer lugar, comprenda los problemas que son importantes o deberían ser importantes para el cliente potencial, incluida la traducción de los desafíos organizacionales al contexto legal. En segundo lugar, proporcione soluciones prácticas adaptadas a estos problemas específicos, por lo que no se trata solo de resaltar su experiencia general, sino de explicar cómo aplicará su experiencia en un contexto específico del mundo real. Tercero, traduzca la solución técnica para articular los beneficios que la organización obtendrá al tomar el curso de acción propuesto. En cuarto lugar, proporcione pruebas claras y objetivas de que la empresa puede ofrecer la solución o el conjunto de soluciones.
Alí Kaplan: ¿Qué pueden esperar los asistentes a la Conferencia de Adquisiciones Legales de América del Norte en Nueva York el 6 de septiembre?
Silvia Hodges Silverstein: Nuestro enfoque estará en la inteligencia de mercado legal, y contamos con excelentes oradores de clientes, bufetes de abogados y proveedores que desean comprender qué tipo de información es más valiosa.
Escucha la entrevista completa con Reinventing Professionals.
Ari Kaplan entrevista regularmente a líderes de la industria legal y la comunidad de servicios profesionales en general, compartiendo perspectivas, destacando cambios transformadores e introduciendo nuevas tecnologías en su blog e iTunes.