Beneficios del procesador de textos del siglo XXI para abogados
nicole blake
Los abogados crean documentos, muchos de ellos. Día tras día, independientemente del área de práctica, su bufete de abogados crea una variedad de documentos, que incluyen cartas, alegatos, contratos, memorandos legales y testamentos. Es seguro decir que la creación de documentos es una parte inevitable de la práctica de la ley.
Es por eso que la invención del software de procesamiento de textos tuvo un impacto tan grande en los bufetes de abogados en términos de costos y procesos internos. Con la introducción del software de procesamiento de texto tradicional, los documentos se pueden revisar y corregir fácilmente, lo que ahorra mucho tiempo a los abogados y a su personal. Las ganancias de eficiencia permiten un uso más eficiente y rentable del tiempo y el trabajo administrativo.
Durante años, las herramientas de procesamiento de textos se han basado en el lugar, con pocas opciones. La mayoría de las empresas utilizan WordPerfect o Microsoft Word. Con el tiempo, Word comenzó a dominar, en gran parte porque era la herramienta elegida por otras industrias.
Luego, con la llegada de las herramientas de computación en la nube hace más de una década, las cosas empezaron a cambiar. Las herramientas de procesamiento de textos asequibles (ya veces gratuitas) ahora están disponibles en línea, lo que proporciona la movilidad y la flexibilidad que tanto se necesitan. Los abogados pueden iniciar sesión y acceder a su software de procesamiento de texto en la nube desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Usando el software, pueden crear documentos que se pueden almacenar en línea en una ubicación conveniente.
Aún mejor: las herramientas de colaboración están integradas en el software, lo que permite a los abogados colaborar en tiempo real. Estas funciones de colaboración en línea facilitan más que nunca la simplificación del proceso de creación de documentos, ahorrando tiempo y dinero.
Sin embargo, antes de sumergirse y optar por un procesador de texto basado en la web, es importante tener en cuenta que siempre que confíe los datos de su bufete de abogados a un tercero, como lo hace con un procesador de texto en línea, tiene la obligación ética de revise minuciosamente los proveedores de tecnología que alojarán y almacenarán sus datos. Esto incluye asegurarse de comprender qué hará la empresa con los datos, dónde se ubicarán los servidores que almacenarán los datos, quién tendrá acceso a los datos, cómo y cuándo se realizarán las copias de seguridad, etc.
Además, es importante reconocer que las herramientas de procesamiento de textos basadas en el lugar siguen teniendo un lugar en los bufetes de abogados. Esto se debe a que, por lo general, tienen funciones más potentes, por lo que muchas empresas continúan utilizándolas.
Por eso, por ejemplo, sigo usando Pages, el procesador de textos de Apple, para escribir. Pero cada vez que necesito colaborar en un documento con mis colegas, siempre uso Google Docs (que se describe a continuación), mi herramienta de procesamiento de textos en línea preferida. Las características de colaboración no tienen rival, y una vez que el documento está en su forma final, mis colegas y yo podemos acceder fácilmente a él.
En otras palabras, no hay motivo para usar exclusivamente herramientas basadas en el lugar, especialmente porque las funciones de colaboración que ofrecen los procesadores de texto en línea son muy atractivas. Entonces, si aún no está usando un procesador de textos en línea, ¡se lo está perdiendo! Si desea obtener más información pero no está seguro de por dónde empezar, estos son algunos de los productos más populares que puede considerar.
Primero, si su empresa ya es parte del ecosistema de Microsoft, debe considerar Microsoft Office 365. Esta es la suite ofimática en línea de Microsoft que incluye acceso a Word y otras aplicaciones de Microsoft, incluidos Excel, PowerPoint y Outlook. Como la mayoría de los procesadores de texto basados en la nube, admite capacidades de colaboración y uso compartido en tiempo real. El precio comienza en $69.99 por año e incluye hasta 1 TB de almacenamiento OneDrive en línea por usuario.
Del mismo modo, si eres parte del ecosistema de Apple y usas Pages para el procesamiento de textos, Apple también ofrece una herramienta de procesamiento de textos en línea: Pages para iCloud. Es de uso gratuito, pero para hacerlo debe crear una cuenta de iCloud. Una vez que haya hecho esto, puede crear documentos y compartir y colaborar con otros usuarios de iCloud en tiempo real. Tenga en cuenta que el acceso a través de una cuenta gratuita de iCloud incluye 5 GB de almacenamiento. Debe pagar por el espacio de almacenamiento adicional.
Otra opción a considerar es Google Docs, especialmente si ya usas Gmail. Esto se debe a que si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a Google Docs sin que te des cuenta. También obtiene acceso gratuito a Google Sheets, Google Slides y Google Forms. La colaboración es donde Google Docs realmente brilla. La interfaz es tan fácil de usar que puedes chatear, editar y comentar en tiempo real con cualquier persona que invites. Si tiene una cuenta de Gmail gratuita, puede utilizar 15 GB de almacenamiento de documentos gratuito. Para obtener más almacenamiento personal, deberá actualizar a Google One o posterior, registrarse en G Suite for Business para obtener acceso en toda la empresa.
Una de las plataformas independientes de procesamiento de texto en línea más populares es Zoho Writer, que es un sólido procesador de texto en línea que vale la pena considerar. Ofrece un sólido conjunto de características que incluye compartir, editar y capacidades de colaboración en tiempo real. Los documentos se pueden guardar en otros servicios en la nube, incluidos Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive, o puede guardar documentos en Zoho Docs, el propio servicio de almacenamiento en la nube de Zoho. Los primeros 5 GB por usuario (hasta 25 usuarios) son gratuitos, y puede comprar almacenamiento y cuentas adicionales por un precio muy razonable si es necesario.
Finalmente, otras dos opciones muy respetadas que vale la pena considerar son Apache OpenOffice y LibreOffice. Ambas son plataformas de procesamiento de texto gratuitas y de código abierto. Apache OpenOffice es compatible con la mayoría de las otras suites ofimáticas populares y, junto con un potente software de procesamiento de textos, también incluye herramientas de presentación de hojas de cálculo y bases de datos, entre otras.
LibreOffice incluye muchas de las mismas herramientas que Apache OpenOffice y también es compatible con otras plataformas importantes de procesamiento de texto. Tenga en cuenta que la colaboración en tiempo real en documentos no es fácil de lograr con estas herramientas, y para cada plataforma, esto dependerá de su configuración y del tipo de documentos con los que esté trabajando.
Entonces, si no ha probado las herramientas de colaboración y procesamiento de textos en línea, nunca ha habido un mejor momento. Son asequibles o incluso gratuitos, y una vez que haya experimentado la comodidad y la facilidad de colaborar en documentos en un entorno en línea, no habrá vuelta atrás. Por lo tanto, pruebe estos procesadores de texto en línea hoy mismo; ¡no se arrepentirá!
Nicole Black es abogada, autora, periodista y evangelista de tecnología legal con sede en Rochester, Nueva York, para MyCase, software de administración de práctica legal para pequeñas empresas. Es una autora reconocida a nivel nacional de Cloud Computing for Lawyers y coautora de Social Media for Lawyers: The Next Frontier, ambos publicados por la American Bar Association. También es coautora de la monografía de Thomson Reuters «Derecho penal de Nueva York». Escribe regularmente columnas para ABAJournal.com, Above the Law y Daily Record, ha escrito cientos de artículos para otras publicaciones y es oradora habitual en conferencias sobre la intersección de la ley y las tecnologías emergentes.Síguela en Twitter @nikiblack, o ella puede [email protected].