Cómo los administradores de bufetes de abogados simplifican la implementación de nuevas tecnologías

Graphic Blog Marketing Clio 2021 Approved for Distribution Office Manager

Como administrador de un bufete de abogados, puede participar en todas las etapas de la administración, el personal, las finanzas, las instalaciones y los sistemas comerciales de la empresa. Esto puede incluir la gestión de equipos e instalaciones, la elaboración de políticas de operaciones y recursos humanos o el seguimiento de la nómina. En otras palabras, hay muchas cosas en tu plato.

Una de las funciones más críticas del administrador de un bufete de abogados es gestionar los procesos, los sistemas y la tecnología de la empresa. Esta vista de 360 ​​grados de las operaciones proporciona a los administradores y gerentes de los bufetes de abogados información valiosa sobre los desafíos operativos de la empresa; las soluciones de tecnología legal pueden ayudar a resolver estos desafíos.

De hecho, el software legal adecuado es un equilibrador importante para muchas firmas de abogados, ya que las ayuda a operar de manera más eficiente, satisfacer mejor a los clientes y mantener una producción que compita con las grandes empresas. Pero evaluar nuevas tecnologías y obtener la aprobación de los ejecutivos puede ser un proceso complicado.

En esta publicación de blog, le mostraremos cómo los administradores de bufetes de abogados y gerentes de oficinas como usted pueden persuadir a los socios de bufetes de abogados para que implementen nuevas técnicas legales para automatizar, simplificar y simplificar los procesos de su bufete de abogados. También brindamos las mejores prácticas para investigar soluciones técnicas y crear planes de transición e implementación para comunicar su propuesta. Comencemos con los pasos que deben tomar los administradores de los bufetes de abogados al adoptar nuevas técnicas legales.

Céntrese primero en los desafíos y los puntos débiles

Como se explica en nuestras Pautas de gestión de bufetes de abogados, al considerar la implementación de nuevas tecnologías, es mejor tener una comprensión clara de los problemas que deben resolverse. Para determinar si una solución tecnológica es adecuada para su bufete de abogados, primero defina los puntos débiles existentes que tienen un impacto negativo en el negocio. Entonces, puede evaluar mejor si las soluciones técnicas aliviarán estos problemas.

Por ejemplo, puede notar que su sistema de facturación legal existente es ineficiente, requiere mucho tiempo y / o es propenso a errores. En este caso, una tecnología como Rey AbogadoManage puede ser una opción acertada para su empresa. Rey AbogadoManage puede simplificar la facturación con funciones como planes de pago automático, pagos en línea y seguimiento de tiempo y gastos.

Otros desafíos que puede enfrentar su bufete de abogados incluyen:

  • El cambio a un modelo de práctica remota distribuida
  • Transición a un abogado centrado en el cliente
  • Problemas de privacidad, cumplimiento y seguridad de los datos
  • Organización y gestión de documentos, y la complejidad del acceso a los datos.

Aunque el bufete de abogados tiene muchas opciones de tecnología, es importante recordar que es posible que su empresa no se beneficie de la adopción de cada nueva tecnología que encuentre.concentrarse en calidad Beneficios (tangibles e intangibles) y cómo satisfacen las necesidades únicas de su empresa.

Haz tu investigación

Hombre escribiendo en la computadora portátil

Si es administrador de un bufete de abogados y desea encontrar una solución de software legal para su empresa, debe realizar una investigación exhaustiva. Registre sus hallazgos en cualquier momento; si decide crear una propuesta, esto le ahorrará tiempo más adelante.

  • Aprenda cómo funciona. No es necesario que sea un portavoz experto en esta tecnología. Pero tomarse el tiempo para comprender cómo funciona el software es la clave. Encuentre recursos que lo ayuden a resolver este problema. Por ejemplo, Rey Abogadoofrece seminarios web introductorios gratuitos para demostrar cómo el software puede ayudar a su empresa. Además de tener una comprensión básica de cómo funciona la tecnología, también se deben considerar factores como la seguridad, la integración útil y el soporte.
  • Haz una lista de pros y contras. Asegúrese de comprender a fondo las ventajas y desventajas del nuevo software. Considere factores como el costo, la facilidad de uso, las ventajas, las actualizaciones y la migración de datos.
  • Mira el juegoConozca su lista de pros y contras, compare esta tecnología con otras opciones tecnológicas similares y vea qué solución es la mejor para su empresa.
  • Obtenga una demostración gratuita. Muchas soluciones de tecnología legal ofrecen demostraciones gratuitas del software. Las presentaciones personalizadas pueden ayudar a responder preguntas específicas que podría hacer a los proveedores de tecnología.

Realizar un análisis FODA

Analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) del software legítimo puede ayudarlo a decidir si debe continuar adoptando nuevas soluciones tecnológicas.

El proceso de análisis FODA formula preguntas básicas relacionadas con cada una de las cuatro categorías. Estas preguntas ayudan a comprender claramente el potencial de la solución y cómo puede beneficiar a su bufete de abogados. Un análisis FODA completo le informará mejor sobre los riesgos y beneficios del software propuesto.

Además, el análisis FODA es una manera excelente de recopilar datos; es una herramienta útil cuando se presentan nuevas opciones de tecnología legal a la gerencia. Después de todo, nada dice mejor el problema que números específicos. Además, los socios de su bufete de abogados pueden estar interesados ​​en lo siguiente a la hora de tomar una decisión:

  • ¿Cuánto dinero y tiempo ahorrará el nuevo software? (fuerza)
  • ¿Qué tan difícil y lento es implementar nuevas tecnologías? (debilidad)
  • ¿Cuántas ganancias potenciales y / o crecimiento de ingresos generará el nuevo software? (Oportunidad)
  • ¿Cuáles son los riesgos involucrados si adoptamos un nuevo software? (amenaza)

Aprender más acerca de Cómo realizar un análisis FODA.

Registre sus hallazgos

Si usted es un administrador de un bufete de abogados y desea recomendar un nuevo software a su bufete de abogados, un análisis exhaustivo de una posible nueva tecnología es solo la mitad de los preparativos necesarios. Para mostrar sus soluciones técnicas de manera más eficaz, debe registrar sus hallazgos en un documento formal.

Sus sugerencias formales para adoptar un nuevo software legal en su empresa deben incluir:

  • Resumen y hallazgos de su investigación (incluidos los datos de costos y competencia)
  • Tu análisis FODA
  • Donde sea posible, un
  • Su plan de transición e implementación
  • Si es posible, incluya una evaluación del posible retorno de la inversión del nuevo software en su propuesta.

Una vez que se determina la solución que satisface las necesidades de la empresa, es el momento de considerar cómo implementarla.

Formular un plan de implementación y conversión de tecnología legal

Es dificil cambiar. También puede encontrar resistencia cuando su empresa implemente software nuevo. Para facilitar la adaptación de los empleados, primero debe mostrarse claramente la situación actual. Incluya puntos débiles, posibles soluciones, cómo implementar la solución y qué sucede cuando su empresa cambia al nuevo software legal. Desarrollar un plan integral de transición e implementación. Tener un plan ayudará a garantizar un proceso de lanzamiento e incorporación sin problemas para su empresa.

Su plan debe responder a las preguntas que puedan tener los empleados sobre cómo implementará la nueva solución, como por ejemplo:

1. ¿Cuál es el período de transición / migración?

Si planea transferir datos de un bufete de abogados a un nuevo software legal, necesita un plan y un equipo de soporte para completar este trabajo de manera rápida, segura y eficiente.

Por ejemplo, Rey Abogadoproporciona servicios integrales de migración y soporte de migración de datos. Ya sea que esté migrando a Rey Abogadodesde un sistema de hoja de cálculo manual, una solución basada en servidor u otra solución basada en la nube, los expertos en migración dedicados trabajarán con su empresa para ayudarlo a transferir datos de manera segura y rápida. También puede trabajar con un consultor certificado de Rey Abogado(consulte a continuación para obtener más detalles).

2. ¿Cómo alentará a los empleados y socios de su bufete de abogados a adoptar un nuevo software legal?

Empleados y socios de bufetes de abogados

Matt Homann, un ex abogado de una empresa de diseño que más tarde se convirtió en director ejecutivo, habló sobre la gestión del cambio de los bufetes de abogados en una entrevista, por lo que el cambio puede ser una contradicción para muchos bufetes de abogados.

Como dijo Matt, «La gente no quiere cambiar porque pierde algo. Pierde conocimiento en la forma antigua de hacer las cosas. Pierde poder. Pierde estatus. Pierde comodidad. Pierde para hacer las cosas de una manera simple. La capacidad de algo, incluso si es fundamentalmente más complicado «.

Con esto en mente, encuentre formas de eliminar las barreras a la adopción y motive a los empleados a aceptar nuevas soluciones tecnológicas. Algunas estrategias útiles descritas por el Comité de Recursos Humanos de Forbes incluyen:

  • Ayude a los empleados a ver el valor de ellos mismos y del bufete de abogados. Si los empleados comprenden completamente cómo el nuevo software hará su trabajo más fácil, más eficiente y / o menos estresante, y ayudará a la empresa a lograr un mayor éxito, su resistencia al cambio puede reducirse.
  • Brinde una variedad de opciones de capacitación. Proporcione contenido de capacitación en diferentes formatos para adaptarse a diferentes estilos y preferencias de aprendizaje. Considere estrategias para usar capacitación en línea y cara a cara, videos de operaciones bajo demanda, centros de ayuda y empleados capacitados que actúan como mentores de otros empleados.
  • Recompensa a los empleados. Fomente la adopción recompensando a los empleados de la manera más significativa para ellos, como tarjetas de regalo de café por completar la capacitación. Cuando todos los miembros hayan alcanzado los hitos de implementación especificados, un almuerzo en equipo también puede ser útil.
  • Prueba una plataforma de aprendizaje experiencial interesante. Hacer que el aprendizaje sea divertido y recompensar a los empleados ayuda a promover la adopción de software. Para aumentar la participación, considere incorporar funciones del juego (es decir, obtener insignias o micro credenciales) en el proceso de capacitación.

3. ¿Quién será responsable de qué?

Deje en claro quién será responsable de cada aspecto de la transición para evitar errores de comunicación y brechas en la implementación. Pero no sorprenda a nadie, asegúrese de comunicarse claramente con todo el personal relevante lo antes posible.

4. ¿Cómo es un horario realista?

Mientras investiga nuevas técnicas legales, debe determinar cuánto tiempo llevará la transición. Considere el tiempo que necesita su empresa: el tiempo desde la decisión de adoptar un nuevo software legal hasta el momento en que su empresa está completamente en funcionamiento. Recuerde tener en cuenta consideraciones como la migración de datos y la formación de los empleados.

Haz tu sugerencia

Haz una propuesta comercial

Una vez que investigue, planifique y documente a fondo su propuesta, el siguiente paso es enviarla formalmente.

Organice reuniones con socios directores, directores de tecnología u otros responsables de la toma de decisiones. Si es posible, invite a otros miembros del personal de la firma de abogados a escuchar sus sugerencias. Será útil interactuar con otros empleados porque el nuevo software resolverá los puntos débiles que pueden encontrar actualmente.

Prepare su plan y documentos. Además, esté preparado para discutir posibles problemas relacionados con su propuesta y el nuevo software de tecnología legal.

Considere trabajar con asesores técnicos legales

Si su propuesta tiene éxito y aprueba la solución técnica propuesta, ¡enhorabuena! Es hora de poner en práctica su plan de implementación. Aunque existe una curva de aprendizaje inevitable y un período de transición al implementar nuevas tecnologías, si está preparado y obtiene el soporte adecuado, la implementación y la adopción deberían ser un proceso sin problemas.

Para una transición más fluida, puede considerar trabajar con un consultor técnico. Por ejemplo, suponga que decide adoptar Rey Abogadoen su bufete de abogados. En este caso, el Programa de consultores certificados de Rey Abogadopuede conectar a su empresa con consultores y profesionales que pueden ayudarlo a poner en marcha su práctica.

Los gerentes de bufetes de abogados pueden tomar la iniciativa en el cambio de bufetes de abogados

Los gerentes de bufetes de abogados pueden desempeñar un papel indispensable en el apoyo a sus empresas e impulsar cambios que mejoren los resultados finales. Puede ser un administrador de bufete de abogados responsable de evaluar posibles soluciones de tecnología legal para su bufete de abogados. O puede pensar que el nuevo software legal ayudará a su bufete de abogados a optimizar su flujo de trabajo y aumentar los ingresos. De cualquier manera, puede cambiar el éxito futuro de su empresa actualizando su pila de tecnología.

Aunque se necesita tiempo y esfuerzo para realizar una investigación en profundidad, preparar planes y presentar recomendaciones sobre nuevas tecnologías a los tomadores de decisiones clave, a largo plazo puede resultar beneficioso para usted y la salud financiera de su empresa.

Para obtener otros consejos, asegúrese de leer nuestra publicación sobre cómo los administradores de bufetes de abogados pueden ayudar a administrar la tecnología legal.