Portal de clientes de bufetes de abogados | Creo

law firm client portals

El portal del cliente permite a los abogados y clientes compartir información en línea de forma segura. Esto incluye documentos, mensajes, facturas, etc.

¿Como funciona? Una parte agrega un mensaje o comparte un documento a través de la plataforma segura, y la otra parte recibe un correo electrónico que les informa que les espera un mensaje seguro. Luego, deben iniciar sesión para ver el documento o mensaje.

A primera vista, este proceso parece un poco oneroso. Sin embargo, con el enfoque correcto, el portal del cliente puede facilitar la comunicación de sus clientes y hacer que su bufete de abogados sea más eficiente.

Esto es lo que necesita saber, incluidas las funciones principales del portal del cliente y las mejores prácticas para implementarlas. También incluimos algunos ejemplos de bufetes de abogados que han utilizado con éxito el portal del cliente.

Funciones principales del portal del cliente

Para asegurarse de que la comunicación entre su bufete de abogados y los clientes de su nuevo portal de clientes comience sin problemas, asegúrese de que el portal de clientes que elija tenga las siguientes características:

1. Seguridad

Primero, el portal del cliente debe ser seguro. El objetivo principal del portal del cliente es transmitir información de forma segura, por lo que cualquier información que se transmita entre usted y sus clientes debe estar cifrada.

Las preocupaciones sobre la confidencialidad del cliente hacen que sea más importante que nunca que los abogados lo piensen dos veces antes de enviar correos electrónicos inseguros, ya que pueden encontrarse violando las reglas de ética.

El cifrado es una apuesta en el portal del cliente. Sin embargo, como abogado, es su responsabilidad llevar a cabo la debida diligencia, y algunos portales de clientes serán más seguros que otros, así que consulte cuidadosamente con cualquier proveedor que esté considerando antes de firmar la línea punteada.

2. Uso compartido de archivos

Un buen portal para clientes debería facilitar el intercambio seguro de documentos con sus clientes. Idealmente, podrá compartir varios archivos y carpetas a la vez. Esto es especialmente útil si necesita enviar varios documentos confidenciales a los clientes para su revisión o firma.

3. Factura compartida

No es difícil cobrar las facturas de sus clientes. Si comparte sus facturas en línea, las distribuirá de manera más eficiente y puede estar seguro de que cualquier información sobre el caso de su cliente contenida en la factura se mantendrá confidencial.

4. Compartir tareas

¿Necesita que los clientes firmen documentos o revisen acuerdos antes de una fecha límite específica? Con el portal de cliente adecuado, debería ser fácil asignar tareas a sus clientes y mantenerlos encaminados.

5. Practique la integración del software de gestión

Algunos sistemas de gestión de prácticas basados ​​en la nube incluyen un portal de cliente integrado (como Rey Abogadofor Clients), que se incluye en la tarifa de suscripción. Aunque otros programas como Netdocuments, Box y Dropbox brindan algunas de las características del portal del cliente, como el intercambio seguro de documentos, el uso de un portal del cliente integrado con el sistema de gestión de su práctica asegurará que tenga todas las características que necesita para un bufete de abogados. Y toda la información del caso está organizada de forma segura en un solo lugar.

Recompensa: intercambio de co-consultores

Si trabaja con abogados contratados o asesores legales externos, la implementación del portal puede traer beneficios adicionales a su práctica: la capacidad de compartir fácilmente información sobre asuntos de su software de gestión de práctica legal con abogados asistentes, y poder hacerlo en un momento dado Después del período de cesación de compartir información.

P.ej, Co-consultor de Clio Permita que el abogado y el abogado asociado compartan información detallada sobre asuntos clave, incluidas notas, comunicaciones, información de contacto, etc. Los abogados pueden incluso establecer tarifas personalizadas para el tiempo de facturación registrado por los abogados conjuntos.

Mejores prácticas para usar el portal del cliente

Después de elegir un portal de cliente, siga estas mejores prácticas para aprovecharlo al máximo:

1. Guíe eficazmente a los clientes

Como ocurre con cualquier herramienta nueva, la falta de claridad y descripción en el portal del cliente puede frustrar a sus clientes legítimos. Sin embargo, un poco de educación y preparación facilitarán el uso de su portal de cliente:

  • Establece expectativas. Informe a sus clientes que utilizará el portal del cliente para conectarse lo antes posible en el proceso de recepción del cliente, para que no haya sorpresas.
  • Di porqué. En la era digital, todos queremos acceso instantáneo. El portal del cliente agrega un paso adicional, así que asegúrese de comunicar la importancia de proteger la información legal confidencial y aclare qué métodos no deben usar sus clientes para enviarle información. ¡Haga hincapié en el hecho de que el sistema puede ahorrarles la cantidad de veces que van a su oficina para firmar y revisar documentos!
  • Proporcione instrucciones básicas. ¿Cómo pueden sus clientes cambiar la contraseña de su portal de clientes? ¿Qué tal actualizar su información personal? Más importante aún, ¿qué tipo de información compartirá y qué tipo de aviso esperará ella? Toda esta información (y cualquier otra información relacionada con el flujo de trabajo alrededor de su portal de clientes) debe comunicarse claramente lo antes posible. Si su cliente sabe cómo usar el portal, será más probable que lo use y tendrá una mejor experiencia.

2. Empleados eficaces

Sus clientes no son los únicos que utilizarán su portal de clientes, ¡también lo harán sus empleados, socios y colegas! Estas son algunas de las mejores prácticas para que todos se pongan en funcionamiento rápidamente:

  • Considere el impacto de los cambios en el proceso. ¿Está planeando comenzar a compartir facturas en línea (y aceptar pagos en línea)? ¿Comenzará a asignar tareas a los clientes en lugar de llamarlos para revisar documentos? Considere qué cambios traerá el portal del cliente a su consultorio y haga un plan para resolver cualquier problema potencial (por ejemplo, algunos clientes pueden preferir seguir recibiendo facturas por correo, por lo que es posible que deban dejar una nota en su archivo que indique que son una excepción)
  • Decidir sobre un nuevo proceso y registrarlo. ¿Quién de su empresa utilizará el portal de clientes? ¿Solo abogados, solo personal o todos? ¿Quién es el responsable de comunicarse con los clientes o asignar tareas a través del portal? Piense detenidamente qué es lo mejor para su empresa (idealmente, si está en una empresa pequeña o mediana, trabaje en equipo) y asegúrese de que todos puedan establecer expectativas claramente.
  • Desarrolle un plan de puesta en marcha y designe a una persona para que sea responsable. No se limite a configurar un portal de clientes en su empresa: informe a todos sobre los cambios y cree una lista de elementos que deben tacharse antes de que todos puedan comenzar a usar el portal. Esto puede incluir la formación de los empleados y la creación de documentos de información para nuevos clientes. Si trabaja en una empresa mediana, el gerente de su oficina, el asistente legal o el asistente legal a menudo usarán el sistema, y ​​todos estos pueden ser buenos candidatos para liderar este proceso.
  • Brindar capacitación. Esto puede parecer simple, pero es importante asegurarse de que todos los que trabajan con el portal del cliente en su empresa sepan cómo invitar a los clientes a unirse al portal y ayudarlos a resolver cualquier problema. Antes de utilizar el portal con clientes reales, considere realizar algunos ejercicios.

Ejemplos de bufetes de abogados que utilizan el portal del cliente

¿Cómo utiliza el portal del cliente en su despacho de abogados? Hay muchas opciones, pero para comenzar, estas son algunas de las cosas que están haciendo otros abogados:

MyVirtual Lawyer: Dirija un bufete de abogados virtual

Brooke Moore es la fundadora de MyVirtual Lawyer, un bufete de abogados virtual que ofrece una gama limitada de servicios de agencia en los campos de derecho familiar, de sucesiones y de pequeñas empresas. Actualmente, la compañía tiene su sede en Arkansas, pero tiene abogados en Arizona, Georgia, Nueva York y California, y aún se está expandiendo.

Para Brooke, usar el portal del cliente para mantener comunicaciones centralizadas con el cliente es la clave para simplificar las comunicaciones y mantener todo organizado.

Al ser virtual, el portal del cliente es una parte clave del funcionamiento de mi despacho de abogados. Si no hay una opción de portal para clientes, simplemente reunimos el correo electrónico y otras formas de comunicación. [The portal is] Es realmente genial porque puede reunir todas las comunicaciones en un solo lugar.

Hite Law Group: empoderar a los clientes y hacer que los precios de los servicios sean razonables

Nicholas Hite fundó The Hite Law Group en 2013 con dos objetivos: brindar servicios legales asequibles y satisfacer mejor las necesidades legales de la comunidad LGBTQ en Louisiana. El uso del portal del cliente ayudó a Nicholas a lograr estos objetivos.

Primero, los clientes de Nicholas pueden usar su portal de clientes para ver sus problemas en cualquier momento. Esto significa que Nicholas puede reducir los intercambios para realizar un seguimiento de los clientes, que es una de las razones por las que puede afrontar los costos operativos y ayudar a más personas.

Hablando más de esto, Nicholas dijo que para los clientes que enfrentan situaciones emocionales, poder controlar la información que obtienen sobre su caso hasta cierto punto es muy útil en términos de tratamiento:

Les dije: ‘Recibirás un correo electrónico y básicamente te dará acceso a todo lo que tengo para tus archivos. No hay problema, puedes ir en cualquier momento. No tiene que esperar a que le devuelva la llamada o esperar a que responda a su correo electrónico. Esto es muy importante para mis clientes, que sienten que pueden participar y ser responsables de gestionar sus propios casos. Les permite controlar verdaderamente la situación para que puedan pasar de ser una víctima a ser un superviviente.

Palace Law: mejor servicio al cliente

Palace Law es un bufete de abogados de 22 personas que se centra en la compensación de trabajadores y lesiones personales en Tacoma, Washington. El uso de un portal de clientes proporciona a las empresas una herramienta valiosa que puede simplificar sus procesos al mismo tiempo que satisface a los clientes.

Al usar el sistema de Palace Law, los clientes recibirán su contrato inicial y una carta de «Bienvenido a Palace Law» por correo electrónico cuando regresen a casa después de la reunión inicial. Desde allí, con muy poca formación, pueden acceder a cualquier documento relacionado con su caso a través del portal.

«Lo hemos integrado en nuestro sistema para que cuando se abra y escanee el correo electrónico relacionado con el caso, el cliente reciba inmediatamente todos sus correos electrónicos [through the client portal]», Explicó Patrick.»[T]Pueden obtener de manera fluida e instantánea cualquier información legal que les interese las 24 horas del día, los 7 días de la semana. «

A los clientes les encanta. «En los dos años que hicimos esto, nadie se quejó de que no les gustaba recibir su información de inmediato», dijo Patrick.

Puntos clave del portal de clientes

Un portal de clientes puede hacer que su bufete de abogados sea más eficiente y también puede hacer que sus clientes estén más satisfechos.

A medida que el negocio legal avanza hacia el mercado del comprador, el mercado necesita más servicios centrados en el cliente, y la importancia de un buen servicio al cliente solo aumentará.

Más importante aún, comunicarse con los clientes de manera segura no es una recompensa, sino su responsabilidad. Cuando utilice el portal del cliente, sabrá que su comunicación ha sido encriptada de acuerdo con reglas éticas.

En resumen, para utilizar el portal de clientes para tener éxito en su empresa:

  • Antes de registrarse, asegúrese de que el portal del cliente tenga las funciones que necesita.
  • Proporcione información clave con anticipación para que el uso del portal del cliente sea una experiencia positiva para sus clientes.
  • Haga que su empresa tenga éxito a través de planes de puesta en marcha y formación.

¡Anímate y comunícate con tus clientes de forma segura!