La guía completa para usar un asistente legal virtual | Creo

Graphic Blog Marketing Clio 2021 Approved for Distribution Virtual Assistant

Si su bufete de abogados no ha contratado a un asistente legal virtual antes, puede preguntarse por qué debería trabajar con un asistente legal virtual. Sin embargo, si alguna vez se ha sentido abrumado por la gran cantidad de trabajo que implica iniciar un negocio legal, delegar el trabajo a un asistente virtual legal puede ahorrarle mucho tiempo.debido a Informe de tendencias legales 2020 Se encontró que los bufetes de abogados solo dedican un promedio de 2,5 horas al día al trabajo remunerado. Es más importante que nunca encontrar formas de hacer más trabajo remunerado y aumentar la rentabilidad de los bufetes de abogados.

Además, los asistentes virtuales legales pueden ayudar a su bufete de abogados a aumentar la eficiencia, expandirse más rápido y brindar una experiencia centrada en el cliente. Pueden completar las tareas de gestión diarias y mejorar el servicio al cliente gestionando las llamadas de los clientes, coordinando reuniones y plazos importantes, etc.

Si no está listo para agregar otro empleado interno a tiempo completo, el asistente virtual legal también es una excelente opción para su práctica legal. En última instancia, un asistente virtual puede ahorrarle dinero a su bufete de abogados porque el costo de contratar a un asistente legal virtual es menor que el costo de contratar a otro abogado o personal interno para su empresa.

En esta publicación de blog, compartiremos cómo puede elegir y utilizar asistentes legales virtuales para su bufete de abogados, incluidos los servicios de asistente legal virtual disponibles.

¿Qué es un asistente legal virtual?

Piense en los asistentes legales virtuales como una extensión de las tareas administrativas, lo que le permite concentrarse en los abogados y el trabajo basado en honorarios. Los asistentes legales remotos pueden manejar una amplia gama de tareas diarias. Estos incluyen la gestión de las comunicaciones con los clientes (teléfono, chat en vivo, correo electrónico, etc.), programación de citas, investigación y redacción legal, gestión de contratos y contabilidad.

Cómo elegir un asistente legal virtual

Ya sea que esté utilizando una empresa de asistente legal virtual o contratando personas, debe establecer un proceso de reclutamiento completo para elegir el asistente virtual adecuado para su bufete de abogados. Las siguientes son las principales formas en que puede elegir un asistente legal remoto adecuado de acuerdo con las necesidades del bufete de abogados.

Revisión exhaustiva de posibles asistentes legales virtuales

Cuando comience a buscar opciones para subcontratar tareas de administración legal a asistentes virtuales, es posible que se sienta abrumado por muchas opciones. Debe revisar minuciosamente a los posibles candidatos y empresas para reducir sus opciones. Enumere todas las cualidades que necesita en el asistente virtual. Asegúrese de verificar su experiencia previa y pedir referencias. Algunas cualidades clave a considerar:

  • Ética profesional
  • Personalidad y relación
  • Flexibilidad y adaptabilidad
  • Disponibilidad
  • Habilidades de escritura y comunicación.
  • Habilidades de gestión de proyectos
  • Capacidad de investigación jurídica
  • Experiencia tecnica
  • Experiencia en su campo de práctica
  • Habilidades especiales en áreas como marketing y contabilidad.
  • Voluntad de aprender

Considere cómo se adaptan a su estilo de trabajo

Delegar el trabajo en equipo

Si está acostumbrado a gestionar tareas administrativas en su bufete de abogados, puede resultarle difícil delegar el trabajo a otros. Después de todo, debe dedicar tiempo a incorporar a sus asistentes legales virtuales y hacer que se acostumbren a los procesos de su bufete de abogados. Por eso es tan importante encontrar un asistente virtual que se adapte a su estilo de trabajo. Esto ayuda a garantizar una transición más fluida para su empresa al tiempo que aumenta sus posibilidades de éxito.

Determine qué servicios de asistente legal virtual necesita

Piense en todo el trabajo gratuito que está haciendo actualmente y determine exactamente qué ayuda necesita. Además de las tareas diarias del bufete de abogados, como cobrar a los clientes, administrar documentos y administrar las comunicaciones con los clientes, ¿necesita su asistente legal virtual para hacer más trabajo? ¿Necesita que su asistente virtual también le ayude con la contabilidad y el marketing?

Establecer expectativas

Para evitar malentendidos y decepciones en ambos lados, asegúrese de establecer expectativas para su asistente virtual desde el principio. Esto puede significar firmar un contrato o acuerdo por escrito para que ambas partes puedan aclarar sus expectativas para la relación profesional. Algunos de los puntos que debe considerar incluir en el acuerdo incluyen:

  • Comuníquese de forma clara y regular. En un entorno de bufete de abogados virtual, la comunicación clara y regular es una prioridad absoluta. Esto lo ayudará a mantenerse al tanto de las actualizaciones de proyectos y tareas, y garantizará que el proyecto avance según lo planeado.
  • ¿Cómo te comunicarás? Si prefiere comunicarse por correo electrónico, especifique. No desea que su asistente virtual asuma que las videoconferencias siempre están disponibles. Acuerde la plataforma de comunicación que utilizará, porque hay muchas herramientas de comunicación disponibles.
  • El proceso y flujo de trabajo de su bufete de abogados. No todos los despachos de abogados funcionan de la misma forma. Para asegurarse de que su asistente virtual funcione a la perfección con sus procesos y flujos de trabajo existentes, tómese el tiempo para incorporar a su asistente virtual. De esta manera, comprenderán claramente cómo funcionan las cosas.
  • Tu estilo de gestión. ¿Quiere que su asistente legal virtual trabaje principalmente de forma independiente? ¿Cómo les delegará tareas? ¿Utiliza un sistema de gestión de proyectos? ¿Con qué frecuencia espera actualizar e informar sobre su trabajo? ¿Con qué frecuencia y cómo les proporcionará comentarios?

Consejos para trabajar con asistentes legales virtuales

Conoce a tu asistente legal virtual

Para promover una relación laboral más exitosa, es importante conocer a su asistente legal. De esta forma, los conocerás mejor a nivel personal y profesional. También lo ayudará a generar una confianza bidireccional y les permitirá invertir en el éxito de su bufete de abogados. Los juegos virtuales de formación de equipos, como el escape de salas en línea, e incluso los juegos sencillos para romper el hielo completados a través de videoconferencias, pueden traer mucha diversión.

Prepárese para la gestión de proyectos

Aunque los asistentes legales virtuales deberían liberar su tiempo de manera significativa, aún debe estar preparado para dedicar tiempo a trabajar con ellos y administrar proyectos. Otra opción es delegar la tarea de gestión de proyectos. Si termina confiando en la administración de proyectos, aún debe tomarse el tiempo para presentar a su asistente virtual a su bufete de abogados, su proceso, flujo de trabajo y pila de tecnología.

Establezca expectativas claras

la satisfacción del cliente

Asegúrese de comunicarse clara y regularmente con su asistente virtual. Además, analice cómo se comunicará y en qué plataformas. Hágales saber qué informes desea recibir y con qué frecuencia. Sepa cuáles son las prioridades de su asistente virtual. Por ejemplo, ¿necesita informes semanales sobre tareas de asistente legal remoto? ¿Utiliza una plataforma de gestión de proyectos para ver su lista de tareas?

Dar instrucciones claras

Escribe notas

En un entorno de bufete de abogados virtual, es imposible caminar hasta el escritorio de un colega y hacer preguntas. Sin embargo, esto no significa que su asistente virtual deba adivinar cómo desea que complete cada tarea. Al darles instrucciones claras para cada tarea, ya sea enviar un correo electrónico a un cliente o cobrar una tarifa al cliente de acuerdo con las pautas de mensajes del bufete de abogados, es más probable que completen la tarea con éxito.

Consistente

Esto está muy relacionado con tener un bufete de abogados organizado. Dado que sus asistentes virtuales no son empleados internos, no pueden comprender completamente lo que sucede en su bufete de abogados todos los días. Esta es la razón por la que cumplir con un horario, un calendario y una fecha límite consistentes ayudará a su asistente legal virtual a trabajar con éxito. Por ejemplo, si normalmente solo realiza consultas con clientes legales por la mañana, informe a su asistente virtual. Si le da a su asistente virtual una fecha límite para las tareas de investigación legal, intente ceñirse a ella.

Utilice software para colaborar y comunicarse

El software legal como Rey Abogadopuede ayudar a su bufete de abogados a administrar las tareas y la colaboración de manera más efectiva. Su asistente virtual se beneficiará de poder crear una lista de tareas estandarizada y establecer automáticamente fechas límite de tareas en función de las fechas de inicio del caso o tareas anteriores. Sin embargo, preste atención a los permisos de cada software. Esto es especialmente importante si solía manejar todas las tareas usted mismo antes. Por razones de seguridad, desea restringir ciertos permisos del asistente virtual y es posible que deba mantener la información confidencial cuando el asistente no esté funcionando.

Servicio de asistente legal virtual

Ahora que comprende cómo elegir un asistente legal virtual y cómo cooperar con él, ¿qué tipo de empresa o individuo de asistente legal virtual debe elegir? Si bien contratar un asistente legal virtual independiente es una opción, trabajar con una empresa puede brindarle más tranquilidad. Esto se debe a que normalmente puedes confiar en que estas empresas revisen la experiencia y la profesionalidad de sus asistentes virtuales. Además, si necesita apoyo adicional, una buena empresa de asistente legal virtual debería poder ayudarlo.

Igualdad

Signo de igualdad

Desde profesionales virtuales administrativos, de marketing, paralegales y contables, Equiivity puede respaldar su práctica legal a través de un único experto a tiempo completo o de todo un equipo de subcontratación. También pueden proporcionar un equipo de soporte legal completo para su empresa. Equiivity tiene planes flexibles y brinda soporte a pedido.

Obtenga más información sobre cómo Equiivity puede ayudar a su práctica legal.

Contratar al Sr. Moda

Hire an Esquire cuenta con personal legal gratuito bajo demanda y emplea candidatos calificados que se han sometido a un riguroso proceso de selección y revisión. Esto asegura que solo se le emparejará con empleados altamente calificados. También puede utilizar herramientas guiadas y algoritmos de emparejamiento integrados para adaptar los talentos a sus necesidades para encontrar más de 12,000 personal legal calificado.

Obtenga más información sobre cómo funciona Hire an Esquire con Clio.

Betis entre bastidores

Betty integra Rey AbogadoGrow en segundo plano

Back Office Betties ofrece servicios profesionales de recepcionista legal virtual para firmas de abogados independientes y pequeñas. Cuando contrate a Back Office Betties, obtendrá un equipo que es una extensión de su bufete de abogados. El equipo puede completar la recepción del cliente, programar citas y ver la finalización de cada llamada.

Obtenga más información sobre cómo funciona Back Office Betties con Clio.

Ahora está listo para aumentar la productividad y la eficiencia de su empresa.

Si dirige un bufete de abogados, es posible que rara vez sienta que tiene tiempo suficiente para completar todas las tareas de la lista de tareas pendientes. Desde responder a los clientes potenciales y existentes de manera oportuna hasta la recepción de clientes, la gestión de documentos, la facturación y la contabilidad, los asistentes legales virtuales pueden ayudarlo a administrar su empresa de manera más eficiente. Al contratar un asistente legal virtual para su empresa, asegúrese de revisar minuciosamente a los posibles candidatos y empresas. Además, piense en cómo encajan con su bufete de abogados. Asegúrese de comunicarse claramente para establecer expectativas desde el principio. Con instrucciones claras, coherencia y software correcto, los asistentes legales virtuales pueden ayudarlo a concentrarse en completar un trabajo más remunerado. En última instancia, esto lo ayuda a convertirse en un bufete de abogados más rentable. Considere utilizar servicios de asistente legal virtual como Hire an Esquire y Back Office Betties, donde puede contratar candidatos calificados, examinados y experimentados para su empresa.

(Visited 209 times, 2 visits today)