Todos los abogados a veces intentan que los clientes paguen. Además, perseguir a los clientes para que paguen sus deudas es a la vez incómodo y desafiante. En este caso, una carta de cobro clara de un abogado puede ayudar al bufete de abogados a mejorar el trabajo de cobro de manera eficiente y profesional.
Según Rey AbogadoInforme de tendencias legales 2020En promedio, los abogados solo cobran el 88% de las horas que emiten facturas. Esto significa que el 12% del tiempo de trabajo y facturación de los abogados nunca se paga; es un tiempo precioso y una pérdida de ingresos.
Ya sea que lo llame una carta de cobro de deudas de un abogado, una carta de reclamación, una carta de reclamación, etc., el concepto es muy claro. La carta de cobro de deudas del abogado requiere que el cliente pague el saldo de la factura impaga. Este tipo de carta puede encontrar una solución justa para sus clientes y su empresa a través de una comunicación abierta, ayudando así a resolver las deudas de los clientes. Si debe tomar más medidas para recibir el pago, la carta de cobro de deudas del abogado también puede respaldar su caso.
En esta publicación de blog, describiremos los conceptos básicos de la carta de cobro de deudas de un abogado, incluido cómo puede ayudar a los abogados, qué contiene la carta y a qué debe prestar atención. También puede utilizar la muestra adjunta de carta de cobro de deudas del abogado para crear su propia plantilla.
¿Qué es una carta de cobro de deudas?
Una carta de cobro de deudas es un aviso formal emitido por una empresa (incluido un bufete de abogados) a los clientes que no han pagado sus facturas en la fecha acordada. Este tipo de carta informa a los destinatarios de sus deudas pendientes, les exige que paguen en una fecha determinada y les informa qué pasará si no pueden pagar.
Generalmente, la carta de cobro de deudas de un abogado se puede utilizar para:
- Notifique al cliente que su pago ha pasado la fecha de vencimiento y ahora está vencido.
- Comience el proceso de establecer un plan de pago con los clientes que no pueden pagar en su totalidad.
- En algunos casos, cuando un cliente se niega a pagar, se pueden iniciar procedimientos legales.
¿De qué sirven las cartas de cobro de deudas para los abogados?
Es increíblemente frustrante retrasar el contrato con el cliente y luego no recibir el pago. La carta de cobro de deudas del abogado no es para cancelar las facturas impagas de los clientes impagos, sino para brindarles formalmente oportunidades e incentivos claros para pagar las deudas. Estas son las tres formas principales en que las cartas de cobro de deudas son útiles para los abogados:
1. Notificar a los clientes sobre pagos impagos
Una simple negligencia o falta de comunicación puede hacer que el cliente no pague la factura de su bufete de abogados. En estos casos, el envío de una carta clara de cobranza del abogado al cliente puede permitirle saber qué está pendiente, de modo que el problema se pueda resolver de forma rápida y profesional.
Antes de llegar al punto en el que es necesario recopilar las cartas, los abogados deben asegurarse de haber establecido un sistema sólido para la facturación del bufete de abogados. El objetivo de los abogados es que se les pague por el trabajo que realizan, mientras mantienen una buena relación con sus clientes. Antes de que se requieran cartas de cobro de deudas, los abogados pueden tomar medidas para asegurarse de que su sistema de facturación sea lo más eficiente y amigable posible para el cliente.
Como creo Informe de tendencias legales 2020 Por ejemplo, el 65% de los consumidores prefiere utilizar métodos de pago electrónicos como tarjetas de crédito, tarjetas de débito o sistemas de pago en línea para el pago. Con software como Rey AbogadoManage, los clientes pueden pagar los honorarios legales en línea mediante una tarjeta de crédito. Los abogados pueden facilitar a los clientes el pago a través de pagos en línea. Es posible que se sorprenda de cómo los pagos en línea reducen su demanda de cartas de cobro de deudas.
Sin embargo, si un cliente no cumple con las facturas, un abogado como usted necesita saber cuándo se perdió el pago para que pueda lidiar con la situación de manera oportuna. Por ejemplo, al utilizar la función de facturación de Rey AbogadoManage, los abogados pueden rastrear los pagos de los clientes. De esta forma, el abogado sabrá cuándo se necesita una carta de cobranza.
2. Iniciar la negociación del pago.
A veces, los clientes pueden carecer de efectivo. Es posible que tengan la intención de pagarle, pero actualmente no pueden hacerlo. En esta situación desafiante, es posible que no sepan cómo comunicarse.
En estos casos, la carta de cobro de deudas de su abogado puede iniciar negociaciones de pago y crear una solución que se adapte al cliente y al abogado.
Por ejemplo, es posible que un plan de pago en el que los clientes paguen gradualmente con el tiempo no sea su primera opción. Pero un plan de pago puede ser una solución que garantice que se le pague de una manera que sus clientes puedan aceptar. Sus clientes también reconocerán que usted antepone sus necesidades, lo que a su vez puede mantener una relación más positiva con sus clientes.
3. Iniciar procedimientos legales
Desafortunadamente, en algunos casos, si un cliente se niega a pagar, es posible que decida emprender acciones legales. Por ejemplo, puede denunciar a los clientes que no pagan a una agencia de informes crediticios, contratar una agencia de cobranza o presentar una demanda.
En estos casos, puede utilizar la carta de cobro de deudas del abogado oficial como evidencia de que el abogado está tratando de hacer que el cliente comprenda su deuda pendiente, y el cliente no ha pagado.
Cómo escribir una carta de cobro para un abogado
Que esta incluido
El contenido exacto de su carta de cobro de deudas variará según las circunstancias de cada cliente en particular. También debe verificar las reglas aplicables en su jurisdicción. Considere incluir lo siguiente:
- Subtítulo claro: Incluya todos los detalles necesarios sobre usted, su empresa y sus clientes en la parte superior. Incluya su nombre completo, nombre de la empresa y dirección postal. Escriba esta carta a su cliente con su nombre completo.
- Plantear el problema: Especifique y proporcione prueba de la deuda. Consulte el contrato o acuerdo original que describe los servicios que el cliente le debe.
- Describa el monto de la deuda en detalle: Indique el monto en dólares de la deuda adeuda, la fecha de vencimiento original de ese monto y cualquier otro gasto o interés acumulado. Si hay varios montos, incluya el monto total adeudado.
- Proporcionar contexto: Resume los eventos en orden cronológico. Proporcione tantos detalles y antecedentes como sea posible. Al incluir toda la información necesaria, puede explicar la situación al cliente. También puede asegurarse de que todos estén en sintonía para evitar malentendidos.
- Lista de acciones requeridas: Una vez que explique el problema en cuestión, indique claramente los próximos pasos que desea que tomen sus clientes. Por ejemplo, puede especificar si espera recibir un pago mínimo o el pago completo en una fecha determinada. Puede consultar otras condiciones de pago o detalles en el contrato original.
- fecha límite: Indique claramente cuándo recibirá una respuesta y cuándo recibirá su pago.
- Próximo paso: Explique qué pasará si no recibe una respuesta y / o pago en el plazo establecido. Por ejemplo, deje en claro que si no se cumple el plazo, puede emprender acciones legales. Evite las amenazas, por el contrario, explique las consecuencias de manera simple y profesional.
Notas sobre la redacción de una carta de cobro de deudas
- no
- Usar lenguaje amenazante u ofensivo.Es poco probable que un lenguaje demasiado fuerte u hostil inspire a sus clientes, y hace más daño que bien.
- Hacer
- Sea profesional y educado, pero sea claro. Sea profesional (recuerde decir Por favor con Gracias), pero evite los eufemismos y trate de suavizar demasiado los hechos. No quiere evitar enfatizar la urgencia de la situación desde la perspectiva del cliente, frustrando así el propósito de esta carta. Utilice un lenguaje fácil de entender, claro y directo.
- Sea lo más específico posibleIncluya tantos detalles como sea posible en la carta y consulte su acuerdo o contrato original para fortalecer su reclamo.
- Mantener registros. Asegúrese de guardar una copia de su carta de cobranza y cualquier respuesta.
Plantilla de carta de cobro de deudas
Al crear plantillas de cartas de cobro de deudas, puede crear fácilmente cartas personalizadas para cualquier cliente impago. Tener una plantilla ayuda a garantizar que la carta de cobro de deudas de su abogado incluya todos los detalles básicos.
Para mostrarle cómo se ve una carta de cobro de deudas, esta plantilla de cobro de deudas muestra ejemplos de diferentes etapas en el proceso de cobro de deudas. Esta plantilla de banco en línea proporciona ejemplos de cartas de cobro de deudas adecuadas para diversas situaciones.
Muestra de carta de recogida de abogado
A continuación, creamos una carta de cobro de la muestra del abogado como punto de referencia. Asegúrese de adaptarlo a las necesidades de su empresa y recuerde verificar las reglas específicas sobre las cartas de cobro de deudas de los abogados en sus respectivas jurisdicciones.
El comienzo de la carta modelo
Abogada Jane [Lawyer name]
Bufete de abogados Jane [Law firm name]
123 Main Street, Ciudad, Estado, 90210 [Law firm address]
Joe A. Cliente [Client name]
456 1st Street, Ciudad, Estado, 90210 [Client address]
14 de julio de 2021 [Date of Letter]
Estimado cliente [Client Name],
Le escribo para informarle de su saldo de 1.000 USD [$ Amount overdue] Factura No. 2010101 El servicio legal para su reclamo por negligencia médica contra el Dr. Z se completó el 20 de mayo de 2021 [Invoice number or identifying details] Programado originalmente para el 1 de junio de 2021 [Payment due date], Son 43 días [# of days currently overdue] tarde. Tenga en cuenta que de acuerdo con nuestro poder notarial, por cualquier saldo no pagado dentro de los 30 días posteriores a la fecha de la factura, se cobrará un interés mensual del 1%. [Provide any details from the contract or engagement letter]
como esto, Su saldo total actual es $ 1,010 (1.000 USD más un interés mensual de 10 USD, la tasa de interés es del 1%). [Provide total amount owing]
Le agradecería mucho que pudiera responder a esta carta Envíe su pago antes del 31 de julio de 2021. [Provide next steps and request payment by a specific date] Si hay un problema con el pago del saldo pendiente o el pago completo en este momento, comuníquese conmigo para discutir arreglos de pago alternativos. [Offer an alternative, if applicable]
Tenga en cuenta que si no recibo una respuesta o un pago 31 de julio de 2021, Puedo optar por tomar más medidas para recuperar este pago vencido. [State the possible consequences]
Gracias de antemano.
Atentamente,
Abogada Jane
Adjunto: Una copia de la factura # 2010101 y una copia de su carta de compromiso firmada [Enclose any relevant documents]
por ley
Una última pero importante nota sobre este tema: al igual que con cualquier comunicación legal formal, usted es responsable de comprender las reglas de cobro de deudas en su área y de prestarles atención.
Por ejemplo, las leyes federales como la Ley de Prácticas Justas de Cobro de Deudas (FDCPA) restringen el comportamiento de los cobradores de deudas de terceros cuando intentan cobrar deudas. Su área estatal y local también puede tener regulaciones específicas sobre el cobro de deudas.
Cualquier carta de cobro de deudas que planee enviar, y cualquier acción general relacionada con el cobro de deudas, debe cumplir con el grupo de deuda oficial correspondiente. Asimismo, las reglas variarán según su jurisdicción y área geográfica.
Verifique las reglas que se aplican a usted y sígalas siempre cuando se comunique con los clientes.
Utilice cartas de cobro claras y concisas para evitar pagos impagos
Desafortunadamente, recuperar las deudas de los clientes es a veces una parte inevitable del funcionamiento de un bufete de abogados. Aunque todos los clientes impagos le deben los servicios legales acordados y completados, a veces hay razones por las cuales los clientes no pagan o no pueden pagar sus facturas.
El primer paso para evitar el impago de las facturas de los clientes es establecer un proceso de cobranza confiable. De esta manera, puede facilitar que sus clientes paguen de la manera que más les convenga. Si aún no ha recibido el pago, es posible que desee considerar la posibilidad de presentar una carta de cobro de deudas profesional, clara y directa de un abogado.
Enviar una carta de cobro al cliente puede resolver posibles malentendidos y aclarar los atrasos. Si el cliente necesita un plan de pago, también puede ayudar a abrir la comunicación. Sin embargo, antes de crear o enviar cartas de cobro de deudas, los abogados deben verificar, comprender y acatar las reglas de cobro de deudas de su área.
Una vez que comprenda las reglas, puede investigar y crear su propia plantilla de carta de cobro de deudas. Luego, cuando se encuentre en una situación en la que un cliente se niegue a pagar, estará listo para seguir adelante. Con una carta de cobro de deudas, puede dedicar menos tiempo al proceso de cobro y al mismo tiempo cobrar más por el trabajo legal que ha completado.
Nota: La información de este artículo se aplica solo a las prácticas de EE. UU. Este artículo es solo para referencia. No constituye asesoramiento legal, comercial o contable.