Alerta de impuestos para pequeñas empresas: emita los formularios W-2 y 1099 antes de la fecha límite

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Los propietarios de pequeñas empresas que pagan a los empleados o contratistas independientes deben estar al tanto de los plazos anuales de presentación y presentación de informes del IRS que se producen a principios del año calendario. Las empresas deben emitir ciertos formularios de impuestos a los trabajadores y al IRS además de las declaraciones de impuestos regulares. Comprender estos requisitos y planificarlos ahora puede ayudar a garantizar que su empresa se mantenga en el buen camino y cumpla con sus obligaciones.

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¿Qué formularios debo enviar a mis empleados y contratistas para fines fiscales?

Los formularios específicos que necesita preparar y enviar dependen de cómo estén clasificados sus trabajadores. Si tiene empleados que ganan sueldos o salarios por hora, para quienes retiene y envía impuestos sobre la nómina, necesitará Formulario W-2 del IRS. Si, en cambio, los trabajadores son contratistas independientes cuyos pagos no están sujetos a impuestos sobre la nómina, usará Formulario 1099-NEC del IRS. Algunos propietarios de pequeñas empresas tienen empleados y contratistas en la nómina y deben conocer ambas obligaciones de presentación.

Formularios W-2 para empleados

Un formulario W-2 informa la compensación de un empleado para el año fiscal anterior (1 de enero – 31 de diciembre). El formulario incluye la siguiente información:

  • Compensación total.
  • Salarios del Seguro Social.
  • Salarios de Medicare.
  • Consejos.
  • Cantidades retenidas para impuestos federales, del Seguro Social, Medicare, estatales y locales durante el año.

El formulario también incluye información sobre las contribuciones a los planes de jubilación patrocinados por el empleador, los planes de pensión y la cobertura de salud patrocinada por el empleador, así como otras compensaciones menos comunes, como reembolsos de gastos de mudanza y gastos de adopción calificados. Si tuvo un empleado que ganó algún monto de compensación durante el año fiscal, debe presentar un formulario W-2.

Formularios 1099-NEC para no empleados

Hay varios formularios de declaración de impuestos del IRS en la categoría “1099”. Al informar la compensación pagada a trabajadores no empleados durante el año fiscal anterior, utilizará el formulario 1099-NEC (Compensación para no empleados). Debe proporcionar un formulario 1099-NEC si realizó pagos de al menos $ 600 por servicios prestados a su empresa durante el año.

Nota: En años fiscales anteriores, los empleadores utilizaron el formulario 1099-MISC para informar dicha compensación; el 1099-NEC es obligatorio a partir del año fiscal 2020. El formulario 1099-MISC todavía se usa para otros fines, como informar premios y premios, pero ya no lo usará para informar la compensación pagada a contratistas independientes por los servicios que prestaron.

¿Cuál es la fecha límite para presentar los formularios W-2 y 1099?

Debe proporcionar a los empleados sus formularios W-2 y presentarlos ante el IRS a más tardar 1 de febrero de 2021, ya sea mediante presentación en papel o electrónicamente. La fecha de informe anual es normalmente el 31 de enero de cada año, pero el 31 de enero cae en domingo en 2021, por lo que los propietarios de negocios tienen hasta el 1 de febrero de 2021.

De manera similar, si pagó a contratistas independientes en 2020, debe proporcionar el Formulario 1099-NEC al beneficiario y al IRS antes del 1 de febrero de 2021. Si necesita emitir un 1099-MISC a alguien para informar otros pagos de ingresos, premios o recompensas , debe proporcionar una copia del formulario al beneficiario antes del 1 de febrero de 2021. Sin embargo, tendrá hasta el 1 de marzo de 2021 para presentarlo ante el IRS si lo presenta en papel, o hasta el 31 de marzo de 2021 si lo presenta electrónicamente.

¿Qué sucede si no envío los formularios W-2 y 1099 a tiempo?

No proporcionar los formularios W-2 o 1099 a los empleados y contratistas a tiempo puede ser un error costoso. De hecho, es posible que su empresa se enfrente a multas del IRS de $ 50 por formulario si se retrasa entre 1 y 30 días, con una multa máxima para pequeñas empresas de $ 194,500. Será de $ 110 por formulario para los que se presenten entre 31 días de retraso y el 1 de agosto de 2021, con una multa máxima de $ 556,500. Si los formularios aún no se presentan antes del 1 de agosto, el monto de la multa aumenta a $ 270 por formulario, con una multa máxima para las pequeñas empresas de $ 1,113,000.

También existen posibles sanciones del IRS para las pequeñas empresas que presenten formularios W-2 o 1099 con información incorrecta o ilegible, por lo que es importante preparar estos formularios con cuidado.

¿Dónde puedo obtener ayuda con mis preguntas sobre clasificación de empleados y declaración de impuestos?

Los propietarios de pequeñas empresas tienen que hacer malabarismos con múltiples responsabilidades y mantenerse al tanto de las prioridades en competencia para seguir avanzando hacia sus objetivos. Es comprensible que los informes W-2 y 1099 no sean lo más importante para todos. Y, con la ajetreada temporada navideña acercándose en un año que ha sido todo menos normal, podría ser fácil olvidarse de estas importantes fechas límite para la presentación de impuestos. Sin embargo, cualquier propietario de una pequeña empresa que pague a los empleados o contratistas independientes debe cumplir con estos importantes requisitos para evitar sanciones fiscales y el escrutinio del IRS.

Si tiene preguntas sobre los requisitos de W-2 o 1099, o sobre otras obligaciones aplicables a las operaciones de pequeñas empresas, hay ayuda disponible. ¡Consulte con un abogado de Rey AbogadoOn Call® para obtener ayuda hoy!

Este artículo contiene información legal general y no contiene asesoramiento legal. Rey Abogadono es un bufete de abogados ni un sustituto de un abogado o bufete de abogados. La ley es compleja y cambia con frecuencia. Para obtener asesoramiento legal, consulte con un abogado.

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