Sistema de archivo legal: cómo organizar sus documentos en 2021 | Creo

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¿Por qué es importante para los bufetes de abogados tener un sistema de archivo legal eficaz? Desde la comunicación hasta el descubrimiento, los documentos legales son la base de cualquier bufete de abogados. Mantener estos documentos organizados y accesibles puede tener un gran impacto en el éxito de su bufete de abogados. Cuando tiene un buen sistema de archivo legal, puede encontrar y acceder fácilmente a los documentos legales. Esto lo hace más productivo, eficiente y eficaz como abogado. Pero, ¿cómo se crea un poderoso sistema de archivo para bufetes de abogados?

En este artículo, presentaremos los puntos clave que necesita saber para organizar con éxito sus documentos en 2021. Revisaremos los elementos básicos del mejor sistema de archivo legal, como por qué se necesita un sistema estructurado, qué hace que un sistema de archivo de un bufete de abogados sea eficaz y cómo un sistema de archivo legal sin papeles puede ayudar a su empresa a mejorar (y hacer su vida más fácil). ).

Por qué necesita un sistema de archivo legal eficaz

¿Alguna vez se ha sentido frustrado al encontrar documentos en archivos? ¿O llega tarde a la cita con el cliente o con la corte debido al tiempo que lleva encontrar los documentos? Estas condiciones se pueden prevenir. También dejaron en claro que necesita un sistema de archivo legal efectivo para completar el mejor trabajo legal, encontrar documentos de manera eficiente y ahorrar tiempo.

Si el sistema de archivo de su bufete de abogados carece de estructura, o si todavía está tratando con una gran cantidad de documentos en papel, cambiar a un sistema de archivo legal más eficaz le ahorrará tiempo. A corto plazo, le resultará más fácil acceder a los documentos cuando los necesite. A largo plazo, le permitirá trabajar de forma remota, hacer crecer su empresa sin preocuparse por el espacio de almacenamiento físico e implementar medidas adicionales para ahorrar tiempo, como las firmas electrónicas.

¿Cuál es el mejor sistema de archivo legal?

El mejor sistema de archivo legal permite que cualquier persona en su trabajo encuentre los documentos que necesita de manera fácil y eficiente. El sistema de archivo de su bufete de abogados debe ser fácil de usar, con capacidad de búsqueda y preparado para el futuro. Esto significa que sus documentos deben estar organizados de manera lógica y usted debe poder buscar y encontrar rápidamente documentos legales. También necesita desarrollar un sistema de archivo que no se vuelva obsoleto en un año.

Cómo administrar documentos en papel

Si se trata de documentos en papel, estas ideas de sistemas de documentos legales pueden ayudarlo a organizarlos:

Antes de comenzar a desarrollar su sistema de archivo legal

Tomarse un tiempo para prepararse antes de comenzar a trabajar en el sistema de archivo puede ahorrarle mucho tiempo y problemas más adelante.

  1. Descubre lo que tienes. Si su sistema de archivos legal existente no está organizado, haga un inventario aproximado y organice todos los archivos. Esto facilita el desarrollo de su sistema de archivo legal. Puede hacer esto clasificando cartas, mociones, quejas e incluso nombres de clientes.
  2. Limpia archivos antiguos. Verifique las reglas de retención de archivos de su jurisdicción para ver si hay archivos antiguos o archivos que pueda ser responsable de eliminar. Por ejemplo, en Nueva York, los abogados deben mantener los archivos cerrados del cliente por tiempo indefinido, a menos que el cliente o un tercero requiera que se devuelvan. Pero hay excepciones en Nueva York, donde los abogados pueden manejar los libros y registros de ciertos abogados y clientes después de siete años.

Una vez que haya aclarado sus responsabilidades legales y éticas, desarrolle una política de retención de documentos para su empresa. Asegúrese de describir las reglas y políticas sobre lo que necesita conservar y cuándo y cómo manejar el archivo cuando sea apropiado. Al manejar archivos innecesarios siempre que sea posible, puede liberar espacio para organizar lo que necesita conservar.

Determine el sistema de archivo de su bufete de abogados

Cuando esté listo para comenzar a construir un mejor sistema de organización de documentos en papel, haga y responda las siguientes preguntas como guía:

¿Tiene suficiente espacio de almacenamiento?

Considere su espacio real de oficina: ¿Hay suficiente espacio para todos los documentos y archivos? ¿O necesita más espacio de oficina y / o más muebles de almacenamiento?

Cuando se trata de muebles, un gabinete grande (o una serie de gabinetes) con archivos colgantes es esencial. Pero esto conducirá rápidamente a problemas de espacio físico. Si necesita más muebles, ¿qué tipo de armarios o cajones necesita? ¿O puede reorganizar sus muebles existentes?

Recuerde pensar en el futuro. Si su objetivo es hacer crecer su bufete de abogados, necesitará espacio para acomodar los documentos adicionales y los documentos que surgen a medida que crece el bufete de abogados.

¿Cómo nombrarás tus archivos?

Antes de comenzar a mover archivos, tómese un momento para decidir el sistema de nombres de archivos. Esto determina cómo clasifica los archivos y qué tan eficientemente puede encontrarlos.

Dependiendo de la situación que mejor se adapte a su empresa, puede ordenar los archivos por nombre de cliente, caso o número de caso, fecha de apertura del archivo, nombre del abogado o sistema de indexación digital. Willie Peacock sugiere que cosas simples como “fechas, descripciones de palabras clave de archivos y las iniciales de la parte responsable” son efectivas.

Recuerde, usted no es el único que necesita acceder a los archivos. Por lo tanto, debe tener un sistema de nombres de archivos coherente, lógico y fácil de entender. Esto significa saltarse cualquier taquigrafía que solo tenga sentido para usted.

¿Cómo identificará el archivo?

Una vez que haya decidido cómo nombrar el archivo, debe decidir la etiqueta del archivo y el sistema de identificación. Los identificadores claros (como las etiquetas de documentos codificadas por colores) y los documentos extendidos pueden ayudar enormemente a organizar los documentos en papel con mayor facilidad.

¿Se puede digitalizar?

Considere utilizar un sistema de archivo legal digital. Es posible que se haya dado cuenta de que los documentos en papel solo ocupan cada vez más espacio y son costosos. Para los abogados, el procesamiento de documentos en papel se está volviendo cada vez más poco práctico e ineficaz. Especialmente cuando una pandemia o un desastre natural pueden requerir un entorno de trabajo más remoto.

Por qué debería considerar un sistema de archivos de bufetes de abogados basado en la nube

Sistema de automatización de archivos

Al principio, la idea de digitalizar su sistema de archivo legal parece requerir mucho trabajo. Pero la transición a un bufete de abogados sin papeles puede ahorrarle tiempo, dinero y mucha energía casi de inmediato y a largo plazo.

Si su empresa todavía utiliza un sistema de archivo legal en papel, puede trabajar duro para organizar mejor sus documentos. Pero al final, esta es una solución a corto plazo. Para que su bufete de abogados tenga éxito en el mercado legal actual, considere la posibilidad de no utilizar papel. Las razones son las siguientes:

Ahorre tiempo y aumente el tiempo dedicado a la facturación

de acuerdo a Informe de tendencias legales 2019El abogado promedio solo dedica 2,5 horas al día a un trabajo remunerado. Esto significa que la mayoría de los abogados pierden mucho tiempo en tareas administrativas, como examinar documentos en papel.

El sistema de archivo de bufetes de abogados basado en la nube transfiere la gestión de sus archivos a la nube. Esto reduce en gran medida la necesidad de administrar manualmente los sistemas de papel. Con el tiempo ahorrado, puede dedicar un tiempo más valioso al trabajo facturable y a sus clientes.

Trabajar en cualquier lugar

Como nos ha demostrado la pandemia de COVID-19, la capacidad de trabajar de forma remota como abogado siempre es útil, a veces es esencial.

Cuando el sistema de archivos de su bufete de abogados está en la nube, puede acceder a los archivos de forma remota. Esto significa que puede trabajar de manera eficiente en la oficina o en casa. Esta mayor flexibilidad ayudará en gran medida a mejorar el equilibrio y la calidad de vida de su vida laboral y personal.

Sin problemas de espacio y mobiliario

Como mencionamos anteriormente, una gran parte de la administración de documentos en papel consiste en navegar físicamente donde colocará todo. Desde costosos gabinetes y cajones hasta salas de almacenamiento, la administración de archivos físicos puede ser costosa y ocupar mucho espacio. Cuando utiliza un sistema de gestión de documentos basado en la nube para digitalizar su sistema de documentos legales, todo lo que necesita para el almacenamiento de documentos es su computadora, lo que ahorra dinero y espacio.

Transfiere beneficios a tus clientes

Dejar de usar papel no solo es bueno para usted y su empresa. Cuando ahorra tiempo al acceder a documentos legales de forma digital, puede reducir las tarifas cobradas a los clientes al tiempo que aumenta el tiempo que dedica al trabajo facturable. En situaciones judiciales, la capacidad de extraer documentos rápidamente mediante la búsqueda de un sistema de gestión de documentos basado en la nube puede ahorrar un tiempo valioso y brindarle una ventaja competitiva que, en última instancia, beneficiará a sus clientes.

Al dedicar más tiempo a un trabajo significativo y al mismo tiempo reducir las tarifas cobradas a los clientes, puede brindar una mejor experiencia al cliente y tener más tiempo para hacer crecer su negocio.

Cómo lograr sin papel

Abogado trabajando en equipo portátil

Decidir promover un sistema de archivo de bufetes de abogados sin papel es una decisión acertada. A continuación, le indicamos cómo hacer que la transición a un bufete de abogados sin papel sea lo más fluida posible:

1. Compromiso.

Dejar de usar papel no es tan difícil como parece, especialmente si todos están involucrados y comprometidos con el proceso. Involucre a todo su bufete de abogados desde el principio. Explicar las razones de la falta de papel (y los beneficios que obtendrán) será de ayuda.

2. Obtenga información del cliente en línea.

Es mucho más fácil procesar archivos digitales desde el principio que digitalizar archivos en papel. Cambie a un sistema de aceptación de clientes sin papel (como Rey AbogadoGrow) para iniciar nuevos clientes con archivos digitales. Esto le facilitará la organización de sus archivos y creará una experiencia sin papeles para su bufete de abogados desde el principio.

3. Tener un sistema (y anotarlo).

Al igual que con los documentos en papel, cuando no se utiliza papel, tener un sistema de archivos de bufete de abogados claro es fundamental para el éxito. Con esto en mente, establezca un sistema (que incluya procedimientos y acuerdos específicos) para garantizar que los documentos no tengan papel y resumirlos por escrito.

Tener un sistema de archivo legal escrito y sin papel puede proporcionar a todos en su empresa documentos consistentes y confiables como referencia para que puedan seguirlos y usarlos correctamente, para asegurar mejor el éxito continuo del sistema.

¿Puedes dejar de usar papel en parte?

Si puede ver los beneficios de digitalizar un sistema de archivo legal, pero no está seguro de si su bufete de abogados está listo, podría considerar hacerlo parcialmente sin papel. Por ejemplo, el uso de software de recepción de clientes basado en la nube puede reducir los archivos en papel para los nuevos clientes.

Sin embargo, recuerde que la única forma en que puede dejar de usar papel con éxito (y realmente hacer que su bufete de abogados enfrente el futuro) es haciendo todo lo posible.

Las herramientas básicas de un sistema de archivo legal eficaz

Mantener un sistema de archivo de bufetes de abogados es intrínsecamente complejo, pero las herramientas y técnicas adecuadas pueden ayudar a que el proceso sea más fluido y sencillo, especialmente si se está trasladando a un sistema de archivo legal sin papel. Aquí hay tres puntos importantes a considerar:

  • Software de PDF con capacidad de búsqueda. Una de las principales ventajas de utilizar el sistema de archivos de su bufete de abogados para la digitalización es que puede buscar documentos legales de forma electrónica (en lugar de perder el tiempo hojeándolos). Un software como Adobe Acrobat DC o Foxit PhantomPDF le permite convertir varios archivos en un potente PDF a la vez.
  • escáner. Si desea digitalizar los documentos y documentos de un bufete de abogados, debe utilizar hardware como escáneres. Los escáneres fáciles de usar como Fujitsu ScanSnap (integrado con Rey Abogadopara mejorar la eficiencia) utilizan funciones como el escaneo con un solo clic, botones de acceso directo, selección de perfil simple y organización de documentos para hacer que el proceso de digitalización sea simple y rápido.
  • Software de gestión de documentos basado en la nube. Los sistemas de administración de documentos basados ​​en la nube, como Rey AbogadoManage y su software de administración de documentos legales, almacenan sus archivos, lo ayudan a organizarlos y luego le permiten acceder a ellos de forma segura desde cualquier lugar. Con almacenamiento de documentos ilimitado (con copia de seguridad automática de archivos) y función de búsqueda simple (puede encontrar los archivos que necesita en unos segundos a través de la búsqueda de palabras clave), el uso de la nube para su sistema de archivo legal puede mejorar la productividad y eficiencia de su empresa.

En conclusión

Un buen sistema de archivo legal puede no parecer atractivo, pero puede tener un gran impacto en la productividad, la eficiencia y el éxito de su bufete de abogados.

Sin duda, tomarse el tiempo para organizarse creando un sistema de archivo ayudará a mejorar el sistema de archivo de su bufete de abogados. Usar un sistema sin papel para lograr la digitalización es su mejor opción y una sabia inversión para el futuro de su bufete de abogados. Cuando los documentos de su bufete de abogados se vuelven sin papel, tiene la flexibilidad de trabajar de forma remota. De esta manera, puede buscar, acceder y colaborar en documentos legales de forma más rápida y sencilla.

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