Otorgar a los funcionarios corporativos la autoridad para tomar decisiones vinculantes

grant corporate officers the authority to make binding decisions

Los ejecutivos y otros funcionarios de alto rango a menudo toman decisiones vinculantes importantes en nombre de su empresa. Dependiendo del tamaño de la organización y su presencia geográfica, puede resultar poco práctico para el director ejecutivo o presidente aprobar personalmente estas decisiones. Pero, ¿cómo verifica la otra parte que la persona que toma la decisión vinculante de la empresa tiene tal autoridad?

Ahí es donde entra el Certificado de titularidad. También conocido como “registro de directores” o “certificado de funcionarios”, el Certificado de titularidad es un documento legal firmado que verifica la identidad de las personas autorizadas para actuar en nombre de la organización. Responderemos algunas preguntas sobre este importante documento comercial.

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¿Qué es un certificado de titularidad?

Un Certificado de titularidad es un documento emitido por el secretario de una corporación o sociedad de responsabilidad limitada (LLC) que enumera los nombres, títulos y términos (si son elegidos) de directores y funcionarios. En ocasiones, también se pueden agregar accionistas a este documento, dependiendo de su rol dentro de la empresa. Esta lista generalmente incluye al presidente, director ejecutivo (CEO), director de operaciones (COO), director financiero (CFO) y vicepresidentes u otros gerentes de nivel superior.

También se puede agregar una firma correspondiente a cada uno de los oficiales enumerados, lo que daría a otras partes la oportunidad de comparar firmas y verificar la autoridad del oficial para firmar.

Las corporaciones y LLC generalmente redactan un Certificado de titularidad cuando se incorporan, pero también deben actualizarse según sea necesario para tener en cuenta la adición o salida de funcionarios. La credibilidad de un Certificado de titularidad puede confirmarse mediante notarización, pero el sello oficial de la empresa y la firma del funcionario responsable de mantener los registros corporativos (el “secretario”, ya sea en el título o en la práctica) suelen ser suficientes para establecer la legitimidad ante terceros. .

Dado que algunas corporaciones tienen un alcance internacional y los funcionarios pueden firmar acuerdos vinculantes en diferentes países, es importante entender que el Certificado de Incumbencia se rige por las leyes del estado en el que se incorpora la empresa.

¿Cuándo necesitaría un funcionario corporativo un Certificado de titularidad?

Digamos que su CFO recién contratado visita a un socio corporativo para revisar y firmar un acuerdo de distribución que ha estado en proceso por un tiempo. Tiene tarjetas de presentación y se identifica como la nueva jefa de finanzas de su empresa, pero la otra parte necesita garantías. Es una transacción grande que es importante para ambas empresas y no quieren correr riesgos.

Al presentarle al socio comercial un Certificado de titularidad actualizado, puede confirmar su identidad y autoridad, al tiempo que se asegura de que sus firmas coincidan.

Las instituciones financieras pueden solicitar un Certificado de titularidad antes de abrir una cuenta o aprobar una transacción importante. Los abogados también pueden solicitar este documento para verificar qué funcionarios están autorizados legalmente para vincular a la empresa en un contrato determinado. También se puede utilizar para confirmar la validez del contenido de las actas de la reunión de la empresa. Generalmente, cualquier parte involucrada en una transacción o acuerdo legal con la empresa puede solicitar un Certificado de Incumbencia.

¿Qué sucede si un funcionario corporativo firma un contrato para la empresa sin tener un Certificado de titularidad?

Hay ciertas situaciones en las que otra parte requerirá un Certificado de titularidad antes de que un funcionario de la empresa firme y ejecute una transacción, incluidas las transacciones con bancos extranjeros y la presentación de impuestos corporativos. Sin embargo, no hay penalización, por así decirlo, si ejecuta una transacción en nombre de su empresa sin presentar un Certificado de titularidad, asumiendo que la otra parte no lo ordenó.

Sin embargo, el riesgo de no solicitar un Certificado de titularidad al realizar transacciones con otras corporaciones y LLC es que su acuerdo puede no ser legalmente vinculante si resulta que la persona que firma no estaba autorizada para hacerlo.

Elimine la incertidumbre con un certificado de titularidad debidamente redactado

Las empresas más exitosas comprenden la importancia de la delegación. Incluso si es el fundador y director ejecutivo, no puede estar en todas partes todo el tiempo y deberá contar con otros funcionarios para tomar decisiones importantes en nombre de la empresa. Facilítese las cosas con la ayuda de un Certificado de titularidad bien redactado y asegúrese de revisarlo cuando sea necesario. Si tiene preguntas legales sobre este u otros asuntos comerciales, no dude en consultar con un abogado.

Este artículo contiene información legal general y no contiene asesoramiento legal. Rey Abogadono es un bufete de abogados ni un sustituto de un abogado o bufete de abogados. La ley es compleja y cambia con frecuencia. Para obtener asesoramiento legal, consulte con un abogado.

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