¿Caso cerrado? Cuando los asuntos legales terminan, debe completar el ciclo, lo que significa enviar una carta de cierre al cliente. Si no hay una carta formal de cierre del caso, es posible que se enfrente a la ambigüedad. Cuando se trata de la relación abogado-cliente, la ambigüedad puede confundir a su cliente. También puede exponerlo al riesgo de una mala conducta inesperada. Además, si no envía una carta al final del caso, perderá la oportunidad de establecer una relación profesional positiva con clientes que puedan necesitar representación legal en el futuro.
Si ocasionalmente envía cartas de cierre a sus clientes, ahora es el momento de comenzar. En la siguiente guía, le mostraremos por qué debe enviar una carta de cierre a un cliente y cómo escribir una carta. Para simplificar el proceso, también proporcionamos una carta de cierre de muestra al cliente como ejemplo.
Por qué necesita enviar una carta de cierre a sus clientes
Ya hemos escrito sobre por qué debe enviar una carta de no participación si no avanza con su cliente al comienzo del asunto legal. Asimismo, siempre debe cerrar el caso con una carta de cierre del representante formal para documentar el final de la relación entre el abogado en particular y el cliente.
Recuerde, una carta de cierre de caso es solo una forma oficial de registrar la conclusión de un caso en particular. Esto no significa que no podrá representar al cliente en otros asuntos en el futuro.
Enviar una carta de cierre del caso al cliente también puede ayudarlo a evitar malentendidos involuntarios sobre la agencia, una fuente común de reclamos por mala conducta de los abogados. Esto se debe a que enviar una carta de cierre de caso a su cliente puede ayudarlo a evitar situaciones en las que el cliente cree que usted sigue siendo su abogado después de cerrar el caso. Cerrar a su representante sobre un asunto en particular por escrito asegura que comprenda la situación. También lo ayuda a protegerse de reclamos de que no ha cumplido con deberes de los que no es responsable.
Tomarse el tiempo para crear una carta de cierre también es una forma sutil de brindar a los clientes una experiencia centrada en el cliente. Recuerde: aunque se enfrenta a problemas legales todos los días, este puede ser un período de estrés e incertidumbre para sus clientes. Al tomarse el tiempo para comunicar claramente el estado de sus asuntos, incluso al final, puede reducir la incertidumbre y ayudar a los clientes a sentirse cómodos.
Mejores prácticas para enviar cartas de cierre de casos a los clientes
Para que la carta de cierre del caso sea más eficaz, siga estas mejores prácticas:
- Sea puntual. Cuando termine la relación entre el abogado y el cliente por algo, es decir, cuando cierre el caso o decida dejar de representar al cliente, envíe una carta de cierre del caso.
- Concisa y al grano. Como se muestra en este modelo de carta de cierre del Colegio de Abogados del Estado de Georgia, su carta debe ser fácil de leer y comprender, y debe ir al grano. Evite el lenguaje complejo innecesario y priorice la claridad.
- Consecuentemente. Envíe una carta de cierre al cliente después de que se cierre el caso, incluso si desea o espera su futuro negocio. Si cree que puede haber más oportunidades en el futuro, puede parecer contradictorio terminar formalmente la relación entre el abogado y el cliente, pero enviar una carta de cierre del caso no significa que romperá la relación entre la empresa y el cliente. Por el contrario, demuestra un alto grado de profesionalismo y una comunicación clara: si surge otro problema legal en el futuro, esto puede alentar una evaluación positiva y un retorno a su empresa.
Cómo escribir una carta de cierre representativa
Si se concentra en el propósito de la carta, no es difícil aprender a escribir el final de la carta representativa. Su objetivo es demostrarle a su cliente que el caso ha terminado. La carta de cierre del caso al cliente también incluye cualquier problema no resuelto, y el caso se cierra de manera positiva y profesional.
Para simplificar la tarea, puede crear una plantilla general para su carta y luego personalizarla para que se adapte a cada situación específica. Tener una plantilla lista puede ahorrarle mucho tiempo de administración en el futuro (y ayudar a reducir la posibilidad de errores).
Que incluir en la carta de cierre al cliente
Aunque la carta de cierre de su caso debe ser apropiada para su empresa y sus clientes, considere incluir los siguientes elementos.
- Especifique el caso y su estado. Indique claramente a qué situación se refiere, especialmente si tiene varias tareas entre manos o si está tratando con tareas futuras para sus clientes. Puede enumerar el número de caso y puede describir brevemente el caso en el cuerpo de la carta. Tenga en cuenta también que el asunto ha finalizado o ha finalizado.
- fecha. Ponga la fecha en la carta e indique cuándo terminará el caso.
- La razón del finExplique brevemente por qué ya no manejará el problema en cuestión en nombre del cliente, ya sea porque el caso ha terminado o por otras razones (por ejemplo, si su negocio está a punto de terminar).
- El estado de los archivos del clienteInforme a los clientes si conservará los expedientes y expedientes del caso y durante cuánto tiempo. Por ejemplo, si necesita mantener archivos de casos en su jurisdicción durante un cierto número de años de acuerdo con su política de retención de archivos. Si devuelve los documentos originales del cliente con la carta, indíquelo en la carta y explique el contenido adjunto.
- Próximo paso. Si corresponde, enumere las acciones o los próximos pasos que el cliente debe manejar o ser responsable. Esto también puede incluir una descripción del proyecto de ley final sobre el asunto.
- Solicite comentarios. La retroalimentación del cliente es la clave para una comunicación eficaz con el cliente y el éxito continuo de su bufete de abogados, así que asegúrese de solicitarla. Esto puede ser tan simple como adjuntar un cuestionario de comentarios.
- Carta de agradecimientoAgradezca a los clientes la oportunidad de representarlos. Cerrar esta carta en tono positivo puede hacer que los clientes se sientan valorados.
Modelo de carta de cierre a los clientes
¿Necesitas un ejemplo? La siguiente carta muestra una forma en que puede enviar una carta de cierre de caso a su cliente. Nota: Esta carta de cierre de muestra es solo para referencia. Debe personalizar su carta para su empresa y sus clientes específicos.
9 de abril de 2021
Re: cese de agencia, caso / documento # 0000
Estimada clienta:
Gracias por elegirme para manejar su problema de lesiones personales en su nombre. Le escribo esta carta para informarle que el caso se cerró en la fecha de esta carta.
Se adjuntan todos los materiales originales de nuestra firma sobre su caso, incluidas las declaraciones escritas del Sr. X y la Sra. Y. Si cree que hay otras cosas, por favor dígame la propiedad que nuestra empresa debe devolver antes del 9 de mayo de 2021. De lo contrario, asumiré que ha revisado el archivo y tiene todo lo que necesita. Cuando cerremos el expediente sobre este asunto, conservaremos una copia durante al menos siete años.
Me gustaría aprovechar esta oportunidad para agradecerles por elegirme para representarlos. Espero sinceramente que su experiencia en nuestra empresa sea satisfactoria y que pueda considerar el uso de Example Law Firm para futuros trabajos legales. Teniendo esto en cuenta, le agradecería mucho que completara el cuestionario de comentarios adjunto.
Aunque este es el final de mi representante en este tema legal, si tiene más necesidades legales en el futuro y desea discutir la retención de mi servicio nuevamente, no dude en contactarnos.
Atentamente,
Señora Abogada,
Muestra de bufete de abogados
La comunicación clara ayudará mucho
Enviar una carta de cierre de caso al cliente es una forma sencilla y eficaz de resolver el problema y evitar información errónea no intencionada. Al proporcionar cartas como un medio de comunicación clara y un servicio al cliente de calidad, también puede fomentar los negocios futuros.
La clave para cerrar la carta es escribir primero una plantilla confiable y luego personalizarla para incluir todos los detalles relevantes para cada caso y relación con el cliente. Además de registrar detalles importantes y asegurarse de que usted y el cliente estén en la misma página, también puede utilizar la carta de cierre como una oportunidad para agradecer al cliente y buscar comentarios valiosos.
Nota: La información de este artículo se aplica solo a las prácticas de EE. UU. Este artículo es solo para referencia. No constituye asesoramiento legal, comercial o contable.