Continuidad comercial: una visión legal para los líderes de personas

business continuity hr

A medida que millones de estadounidenses descubren cómo navegar de forma segura en el lugar de trabajo o seguir trabajando desde casa, a menudo mientras hacen malabares con la educación de sus hijos y otras prioridades, el concepto de continuidad empresarial ha cobrado un gran relieve. En un contexto siempre cambiante de distanciamiento social, interrupciones del suministro y ansiedad generalizada, la gestión de la pandemia de COVID-19 y las interrupciones comerciales resultantes requiere una acción rápida pero delicada.

Los gerentes, el personal de RR.HH. y otros líderes empresariales deben hacer malabarismos con las necesidades de su personal (muchos de los cuales pueden estar enfrentando licencias o la pérdida total del trabajo) con las interrupciones comerciales sin precedentes causadas por la crisis de salud global.

Si aún no lo ha hecho, ahora es el momento de desempolvar su plan de contingencia empresarial y actualizarlo según sea necesario. ¿Tiene un plan de acción para emergencias y cumple con todas las leyes aplicables? Responderemos algunas preguntas que pueda tener sobre la continuidad del negocio en medio de la crisis del coronavirus, con un enfoque en consideraciones legales como contratos y política de recursos humanos.

¿Preguntas sobre la pandemia de coronavirus?

Visite el Centro Legal de Coronavirus y pregunte a un abogado hoy.

Todo nuestro personal trabaja ahora desde casa, pero esto es nuevo para nuestra empresa. ¿Cómo puedo asegurar que nuestro personal siga siendo productivo (dentro de lo razonable) mientras mantiene el cumplimiento legal?

Un gran primer paso (preferiblemente antes de implementar una política de trabajo remoto) es redactar un Acuerdo de trabajo desde casa, que debe incluir pautas para motivar la productividad, facilitar la comunicación y los controles regulares, y garantizar el cumplimiento legal. Su póliza puede cubrir lo siguiente:

  • Horas en las que un empleado se considera “disponible” para fines comerciales
  • Adopción de herramientas en línea para integrar y administrar el flujo de trabajo, como el popular G Suite de Google
  • Modos de comunicación (correo electrónico, chat y videoconferencia)
  • Federal, estatal y local ley de salarios y horas cumplimiento, incluido el tiempo, la pausa para comer y el período de descanso
  • Exención de responsabilidad por lesiones que ocurran en el hogar
  • Procedimientos para salvaguardar los datos confidenciales o sensibles de la empresa.

Se pueden aplicar diferentes estándares legales dependiendo de si su personal es asalariado o asalariado, o si son contratistas independientes, por lo que es importante preguntarle a un abogado sobre el mejor enfoque para su situación.

Además, recuerde que trabajar desde casa es una experiencia nueva para muchos. Incluso los empleados que lo han hecho antes pueden ahora estar tratando de mantenerse productivos mientras están en contacto cercano con otros miembros de la familia, incluidos los niños en edad escolar. En otras palabras, brinde el apoyo que su equipo necesita para mantenerse productivo, pero déles tiempo para la transición y no tenga expectativas irracionales.

¿Qué tipos de licencia están disponibles para mis empleados durante la crisis de COVID-19?

Asegúrese de comprender las protecciones habituales de los empleados y las responsabilidades del empleador, como la Ley federal de licencia médica familiar (FMLA) y las opciones de licencia estatal. También debe estar al tanto de las protecciones de licencia para empleados que se incluyeron como parte de la Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First aprobada el 18 de marzo. Las disposiciones clave incluyen:

  • Dos semanas de baja por enfermedad remunerada. Esto se aplica a los empleados a los que se les ordenó poner en cuarentena (por un profesional médico o la ley aplicable), que buscan un diagnóstico de COVID-19 o ya han sido diagnosticados, o que cuidan a otra persona que ha sido diagnosticada. Esto también se aplica a los padres que no pueden trabajar durante el cierre de la escuela de sus hijos.
  • Licencia FMLA de emergencia de salud pública para padres. Esto se aplica a los padres que no pueden trabajar (o trabajar a distancia) si la escuela de su hijo menor está cerrada o su proveedor de cuidado infantil no está disponible debido a una emergencia de salud pública relacionada con COVID-19. Esto se estructura en dos semanas de licencia sin goce de sueldo seguidas de 10 semanas de licencia parcialmente remunerada.

Los empleados que no califican para la FMLA o la licencia por enfermedad con goce de sueldo también pueden usar su tiempo libre o los días por enfermedad con goce de sueldo o, sujeto a la política y discreción del empleador, tomar una licencia de ausencia prolongada.

Las pautas para calcular los salarios parciales y ofrecer protección laboral en relación con la licencia de emergencia son complejas, por lo que si tiene preguntas como empleador, es mejor hablar con un abogado.

Tenemos que reducir nuestra fuerza laboral como resultado de la pandemia de coronavirus. ¿Cuál es la diferencia entre despidos y licencias?

Un permiso es una suspensión obligatoria del trabajo sin paga. A diferencia de un despido, que termina el empleo de forma permanente, un permiso establece la expectativa de que el empleado volverá a trabajar en algún momento. Tanto los trabajadores en licencia como los despedidos son elegibles para beneficios del seguro de desempleo. Los empleados despedidos también conservan su atención médica, seguro de vida y otros beneficios, lo cual no es el caso de los empleados despedidos.

Al colocar a los empleados en licencia, normalmente proporcionará una fecha en la que anticipa su regreso al trabajo o una determinada condición. En el caso de la pandemia de COVID-19, esa condición puede ser el punto en el que se permita la apertura de negocios no esenciales nuevamente.

¿Cuáles son las pautas legales más importantes a considerar al realizar reducciones de personal?

Dejando de lado las consideraciones legales, es importante comprender que las reducciones en la fuerza de trabajo pueden causar una cantidad significativa de estrés dentro de una organización, así que asegúrese de tratar a todos los empleados con compasión en el proceso. Notifique a todo el personal y sea honesto sobre sus planes, dando a cada empleado la oportunidad de hacer preguntas en privado.

Hay algunos problemas que debe tener en cuenta al determinar los despidos:

  • Puede usar la tenencia para despedir empleados, y los empleados contratados más recientemente serán despedidos primero
  • No puede discriminar por edad, discapacidad u otras clasificaciones protegidas por el gobierno federal.
  • Puede despedir departamentos enteros; pero si mantiene a algunos empleados, debe asegurarse de que su retención se base en un conjunto estándar de pautas
  • El federal Ley de notificación de reajuste y reentrenamiento del trabajador (WARN) tiene ciertos requisitos para cuando una empresa planea un despido masivo
  • Si bien no está obligado a ofrecer una indemnización por despido, es posible que deba pagar tiempo libre, vacaciones o enfermedad con goce de sueldo acumulado (pero no utilizado)

Además de las pautas para los despidos, también debe considerar lo siguiente antes de despedir a sus empleados:

  • Puede apuntar a trabajadores mejor pagados para licencia, pero tenga en cuenta que tal movimiento (si es descarado) puede dañar la moral
  • Los trabajadores en ausencia están sujetos a una estricta orden de no trabajar, por lo que si un empleador espera o permite a sabiendas que los trabajadores en ausencia revisen su correo electrónico o realicen tareas relacionadas con el trabajo, es posible que hayan cometido un “sufrir o permitir trabajar“Acto (lo que significa que el empleado puede tener derecho a una compensación o alivio)
  • Puede despedir legalmente a algunos trabajadores y despedir a otros dentro de la misma empresa, pero asegúrese de hacerlo con tacto. Aquellos que sean despedidos tendrán que encontrar trabajo en otro lugar, por lo que es probable que haya algo de tensión.

¿Qué debo decirles a los empleados a los que voy a despedir con respecto a los beneficios por desempleo, la atención médica y cualquier otro beneficio al que puedan tener derecho?

Como se discutió, los trabajadores en licencia todavía están empleados legalmente y, por lo tanto, tienen derecho a seguro médico, seguro de vida y otros beneficios no salariales. Pero como está rompiendo sus lazos con un empleado cuando lo despide, no tiene derecho a estos beneficios (a menos que las obligaciones contractuales indiquen lo contrario). Además, no está obligado a pagar una indemnización.

Dicho esto, debe informar a los empleados despedidos sobre su elegibilidad para los beneficios de desempleo y la continuación de su cobertura de atención médica en virtud de la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación del Presupuesto (COBRA).

Además del seguro de desempleo estándar administrado por cada estado, la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por el Coronavirus (CARES) permite temporalmente los siguientes beneficios federales:

  • $ 600 adicionales en beneficios semanales, además de los montos regulares de beneficios estatales
  • 13 semanas adicionales de cobertura de UI una vez que se agoten los beneficios estatales de UI (si es antes de finales de 2020)
  • Elegibilidad ampliada, que incluye a contratistas independientes, trabajadores de la “economía del concierto” y otros trabajadores autónomos, por hasta 39 semanas de beneficios

Consulte el sitio web de desempleo de su estado individual y el Sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU. para informacion adicional.

Como resultado de los cambios drásticos en el lugar de trabajo, ya no se necesitan contratos con proveedores para obtener beneficios como almuerzos, masajes y una despensa surtida. ¿Puedo renegociar o ser liberado de estos contratos?

Cuando sus empleados ya no vienen a la oficina, realmente no necesita entregas de sándwiches a la hora del almuerzo, entrega semanal de café y refrigerios u otros beneficios similares que muchos empleados reciben en el lugar de trabajo. Tampoco necesita un servicio de limpieza regular, reparación de impresoras, jardinería u otros servicios relacionados con las instalaciones. Pero todavía estás sujeto a contratos.

Comience revisando estos contratos, mirando cualquier lenguaje de cancelación o renegociación. Incluso si estos términos no son explícitos en el contrato, debe acercarse a los proveedores con un espíritu de cooperación y compromiso. Por ejemplo, no desea pagar una pizza todos los viernes que no se comerán, pero el servicio de entrega de alimentos querrá reanudar estas entregas (y mantener su negocio) una vez que las cosas vuelvan a la normalidad.

Si usted y el proveedor acuerdan que modificar los términos del contrato es beneficioso para ambas partes, puede modificar el contrato en consecuencia. Si ambas partes acuerdan rescindir el contrato por completo, querrá redactar un Acuerdo de exención y rescisión mutua para liberarlo formalmente a usted (y al proveedor) de sus obligaciones.

¿Qué pasa si el proveedor no está dispuesto a renegociar o liberar a nuestra empresa del contrato? ¿Tengo algún recurso legal?

Dado que las interrupciones comerciales masivas causadas por la pandemia de coronavirus fueron en gran parte imprevistas antes de la Organización Mundial de la Salud (OMS) Declaración del 11 de marzo, es posible que pueda invocar la cláusula de fuerza mayor si estaba incluida en su contrato. Esta cláusula lo libera de sus obligaciones contractuales cuando un supuesto “acto de Dios” hace que sus términos sean imposibles, pero solo si la lista de posibles actos de Dios incluye lenguaje alusivo a la crisis actual, como “pandemia”, “epidemia, “Contagio” o “emergencia de salud pública”.

El hecho interviniente debe ser por causas ajenas a la parte que invoca la cláusula, debe ser la razón real por la que los términos no se pueden cumplir y debe haber sido imprevisto. Es posible que los contratos celebrados después de la declaración de la OMS, los avisos de salud gubernamentales o la emisión de órdenes de permanencia en el hogar no cumplan con el umbral de imprevisibilidad. Si tiene preguntas, un abogado puede revisar su contrato y ayudarlo a identificar los próximos pasos.

¿Podemos renegociar nuestro contrato de arrendamiento de oficinas?

Al igual que con otros tipos de contratos, su contrato de arrendamiento comercial debe incluir las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes puede rescindir el arrendamiento. También puede tener una cláusula de fuerza mayor. Dicho esto, la mejor solución suele ser una que no sea contradictoria. Es posible que pueda renegociar los términos de su contrato de arrendamiento en lugar de rescindirlo por completo. Además, si planea regresar al espacio después de que su negocio vuelva a abrir, es posible que desee evitar la molestia de mudarse y pagar para almacenar su propiedad en otro lugar temporalmente.

A medida que la pandemia de COVID-19 continúa afectando la vida de tantas personas, el trabajo de un líder de personas seguirá requiriendo agilidad y velocidad para cumplir con la ley. Visite el Rey AbogadoCoronavirus Legal Center, un recurso legal gratuito en línea donde puede acceder a documentos legales, pedirle a un abogado asesoramiento específico y explorar temas relevantes.

Este artículo contiene información legal general y no contiene asesoramiento legal. Rey Abogadono es un bufete de abogados ni un sustituto de un abogado o bufete de abogados. La ley es compleja y cambia con frecuencia. Para obtener asesoramiento legal, consulte con un abogado.

Yameen Salahuddin, Esq.

Yameen Salahuddin es un abogado de guardia en Rey Abogado. Se especializa en derecho laboral, enfocándose en casos que involucran despido injustificado, discriminación, acoso y salarios impagos. El abogado Salahuddin tiene una amplia experiencia en juicios de primera presidencia, habiendo trabajado en numerosos asuntos que han ido a juicio y arbitraje. Es miembro de la Asociación de Abogados Laborales de California y está habilitado para ejercer ante los tribunales estatales y federales de California, los tribunales de quiebras y los tribunales fiscales de EE. UU. Yameen Salahuddin, Esq.
Últimos mensajes de Yameen Salahuddin, Esq. (ver todo)

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *