Cómo implementar nuevas tecnologías en su bufete de abogados | Creo

legal tech at your law firm

Patrick Palace y Jordan Couch of Palace Law en Tacoma, Washington, son firmes defensores del uso de la tecnología en los bufetes de abogados. Creen que si las soluciones técnicas se implementan correctamente, pueden ayudar a las empresas a completar las tareas administrativas de manera más efectiva, para que puedan dedicar más tiempo al trabajo legal.

Por supuesto, esta creencia también está establecida en la ley de los tribunales. Solo mediante el uso de la tecnología para mejorar su proceso de adquisición de clientes, la compañía logró su objetivo de la cantidad de nuevos clientes que quería recibir para el tercer trimestre de 2017, y para fines de 2017, sus ingresos anuales habían aumentado en un 76%. el tercer cuarto.

Cual es su secreto? En resumen, han realizado mejoras deliberadas en la implementación de nuevas herramientas tecnológicas y en la iteración de procesos existentes. Patrick y Jordan pasaron un tiempo compartiendo sugerencias específicas basadas en lo que aprendieron del éxito de Palace Law.

Esto es lo que tienen que decir:

Primero presenta los conceptos básicos

Aunque Jordan advierte contra sucumbir al síndrome del objeto brillante al adoptar nuevas tecnologías, sí cree que las personas necesitan un punto de referencia técnico para ejecutar de manera efectiva las prácticas legales modernas. Más específicamente, cree que estos cuatro componentes deben cubrirse:

  • comunicación. «Necesita una forma de comunicarse con los clientes y colegas de la manera que más les convenga», dijo Jordan. «Puede utilizar el correo electrónico, Slack, cualquier cosa que necesite, sólo para comunicarse con la gente».
  • documento. «Necesita preparar algo para el documento, ya sea Google u Office 365, o algo más».
  • Gestión de flujo de trabajo. «Necesita algo para administrar su flujo de trabajo. Vivo junto a mi tablero de Trello. Hago lo que me dice que haga».
  • Gestión de prácticas. «Por último, necesita un software de gestión de prácticas. Si su software de gestión de prácticas no se puede vincular directamente a otro contenido de esta lista, entonces está en el camino equivocado y no hay ningún efecto».

Busca las opiniones de todos

Deje que todos en la oficina se familiaricen primero con estas herramientas básicas, y es posible que se sorprenda de que incluso la persona más reacia a la tecnología en la oficina se unirá finalmente. Jordan explicó:

En nuestra oficina, tenemos algunas personas que no son personal científico y técnico a gran escala. Pero tuvimos una reunión hace unos días, y ahora todos están un poco acostumbrados a estas herramientas, y todos compartimos nuestras habilidades en la reunión. Las personas que alguna vez odiaron cada nueva herramienta tecnológica que presentamos, han encontrado formas nuevas y creativas de utilizar estas herramientas tecnológicas de referencia. Comparten cosas que no sé que puedo hacer.

Por ejemplo, alguien sugirió usar Slack para crear automáticamente tarjetas de Trello. Con mucha gente ofreciendo ideas, encontrará formas de mejorar su bufete de abogados, en las que quizás nunca haya pensado.

Tener una visión clara

Una vez que haya dominado los conceptos básicos, puede comenzar a estudiar temas más específicos. Para Jordan, es muy importante tener una comprensión clara del proceso que se debe mejorar antes de comenzar a utilizar la tecnología. Adoptar la tecnología para adoptar la tecnología sin evaluar lo que necesita su bufete de abogados solo causará más problemas. Como él explicó:

La tecnología no es el primer paso, la tecnología es el segundo paso. El primer paso es establecer una visión clara del proceso que desea lograr, y luego la tecnología surge como una herramienta o conjunto de herramientas que puede usarse para lograrlo de manera más efectiva. Rey Abogadoque los abogados a menudo recurren a la tecnología en busca de respuestas, y esto solo conducirá a más y mayores problemas. Debe describir claramente el proceso, y luego es mejor agregar soluciones técnicas para mejorar la eficiencia y la eficacia.

Empiece con lo que no le gusta

¿Cómo sabe qué proceso debe intentar automatizar primero? Patrick cree que es mejor empezar con lo que no le gusta.

Siempre le digo a la gente que empiece con cosas que odian hacer, cosas que llevan mucho tiempo, cosas que se repiten. Estas son cosas que quieres automatizar, porque así solo te harás más feliz, ¿verdad?

Por ejemplo, el antiguo proceso de aceptación de clientes de Palace Law solía involucrar muchos formularios en papel diferentes. Alguien en la recepción recibirá una llamada, completará un formulario, se lo pasará a cualquier persona que pueda trabajar con un cliente potencial y esa persona completará otro formulario. Estos formularios inevitablemente se dejarán de lado, se extraviarán o se perderán, lo que resultará en una pérdida de tiempo en el seguimiento de la información clave del cliente.

«Ahora todo esto se ha ido», dijo Patrick. Este es su nuevo proceso:

Cuando alguien llama, Emily, que está a cargo de nuestro proceso de admisión, obtiene información básica para ellos y la coloca en una hoja de cálculo de Google. Luego preguntó a su alrededor para ver quién podía contestar la llamada. Incluso si no estoy en la oficina, puedo contestar el teléfono porque todo lo que necesito está en la hoja de cálculo de Google. Ya tengo sus nombres, direcciones y algo de información sobre ellos, así que puedo empezar a hablar con ellos de inmediato.

Grabé toda la información necesaria para su caso, y luego, cuando terminé de «enviar», creé un nuevo contacto en Rey Abogadoy una nueva transacción en Clio; todos estaban vinculados. Todos los datos importantes se almacenaron en Airtable y se creó una tarjeta Trello utilizando la información del cliente. Desde entonces, sabemos exactamente dónde se encuentran en cada paso del proceso de ingesta. Los hemos estado siguiendo, nadie será olvidado.

Revise y mejore continuamente su proceso

Palace Law no creó su actual proceso de aceptación de clientes de una sola vez. En cambio, comienzan con algo simple y luego mejoran a partir de ahí.

«Siempre se está construyendo», dijo Patrick. «Comenzó a ser más simple, pero creamos una nueva versión y agregamos más pasos. Ahora estamos en la tercera versión, y cada vez que alguien dice» Sería genial si pudiera hacer esto automáticamente por mí «, simplemente diga: «Bueno, hagamos esto. «Estamos agregando pasos todo el tiempo».

De hecho, el proceso de Palace Law es mucho más que simplemente crear automáticamente nuevos clientes y contactos en Clio: mediante la automatización de documentos, toda la información relevante recopilada como parte del proceso de aceptación del cliente también se utiliza para crear automáticamente su contrato inicial. «Puede estar listo para ellos en unos segundos», dijo Patrick.

Todo está firmado digitalmente, por lo que el cliente no necesita regresar a la oficina para firmar varios documentos a medida que avanza el caso. «Cuando un cliente llega a la oficina, solo necesita firmar un bloc de notas y luego poner la firma digital en todos sus documentos, y luego los documentos se enviarán al cliente de la siguiente manera inmediatamente [the client portal]», Explicó Patrick.

Todo esto ha reducido la carga de trabajo de los empleados de Palace Law y ha brindado una mejor experiencia a los clientes.

Cuando el cliente regresa a casa después de la primera reunión con nosotros, se ha establecido su portal de clientes y el primer conjunto de documentos, su contrato y nuestra carta de «Bienvenido a Palace Law», ya lo están esperando.También recibirán formación para aprender a utilizar [the client portal], Cómo acceder a sus archivos y a todos los servicios y beneficios al cliente que les brindamos para que puedan obtener de nosotros de manera fluida, instantánea y 24 horas al día, 7 días a la semana, cualquier información legal que les interese.

Palace Law sigue un proceso iterativo similar e implementa todas las cosas nuevas. Es posible que lo hagan bien a la primera y que surjan nuevas tecnologías, por lo que es importante seguir buscando formas de mejorar el proceso.

Pague a alguien para que le ayude a implementar la tecnología

Según el informe de tendencias legales, en la conferencia Rey AbogadoCloud de 2017, Patrick se sorprendió al ver que una vez más se descubrió que los abogados dedicaban un promedio de 6 horas al día al trabajo no legal.

«¿Por qué los abogados de estas firmas de abogados dedican tanto tiempo a asuntos no legales?», Dijo. «Algunas personas tienen habilidades, talentos, habilidades y eficiencia mucho mayores para completar estas tareas».

Por supuesto, Gong Fa adoptó un enfoque diferente. Tienen un equipo completo dedicado a mejorar los procesos de la empresa e implementar nuevas soluciones técnicas, y los cuatro empleados que contrataron recientemente son técnicos, no abogados.

«Tenemos un director de proyectos en nuestra oficina. No toca ningún caso. Su trabajo no es un trabajo legal», dijo Patrick. «Como directora de proyectos, su único trabajo es desarrollar e implementar todos los proyectos concebidos y aprobados por el equipo de gestión».

«Además de un gerente de proyecto, también contratamos a una persona responsable de la codificación, redacción y diseño de la experiencia del usuario», agregó. «Nuestra sugerencia es configurar un sistema y contratar personas con habilidades técnicas que puedan ayudar a mejorar la eficiencia de su empresa a través de la automatización y permitir que los abogados ejerzan».

Seguir el proceso establecido para implementar la nueva tecnología.

Además de contratar equipos para implementar nuevas soluciones tecnológicas, Palace Law también sigue procesos específicos para evaluar ideas e integrar de manera efectiva nuevos procesos.

Por lo general, comienza con una pregunta simple. «Después de decidir qué automatizar, preguntamos: ‘¿Podemos convertirlo en una declaración si-entonces?», Dijo Patrick. «Queremos ser el punto de partida, queremos ser el final, ¿podemos agregar?»

Además, el equipo de Palace Law se encarga de proponer ideas, priorizarlas e implementarlas.

«Nuestro equipo de administración ha establecido metas y prioridades de 90 días», dijo Patrick. «Muchos objetivos se basan en la tecnología, es decir, queremos desarrollar un sistema que pueda hacer X, Y o Z. Pero a menudo obtenemos estas ideas de otro equipo, que se configura como un grupo de expertos para generar ideas El equipo retroalimenta ideas al equipo de gestión, y ellos votan sobre las prioridades, los valores, el presupuesto, el tiempo y quién se encargará de estos proyectos «.

A partir de ahí, las ideas se transmiten a los directores de proyectos de Palace Law para su implementación o mejora. La empresa continúa mejorando la tecnología que utiliza sin perder el tiempo de sus abogados dedicados al trabajo legal.

No tengas miedo de empezar

Puede parecer fácil tener un equipo que lo ayude a mantenerse a la vanguardia de la tecnología legal, pero ¿y si no tiene un equipo? ¿Qué pasa si eres una persona o tienes un equipo, pero no tienes empleados que se centren en la tecnología?

Palace Law no siempre cuenta con un gerente de proyectos y un equipo enfocado en implementar nuevas tecnologías. Patrick empezó a adoptar la tecnología por su cuenta y, aunque al principio le resultó difícil, pídale a alguien que le ayude a empezar a utilizar los beneficios de la tecnología en la práctica más rápido de lo que piensa.

«Quiero tener un momento incómodo cuando trato de hacer todo», dijo. «Pero luego empezamos a contratar, lo que realmente me inspiró, porque cada vez que contratamos a alguien para hacer esto [tech] Cosas, tenemos un nuevo experto, lo sacó de mi plato y lo hizo más rápido. Ya no necesito hacer esto, pero puedo guiarlo. Puedo hacer una lluvia de ideas, puedo imaginar lo que quiero. «

Adoptar la tecnología para practicar mejor la ley

La tecnología ha cambiado la forma en que Patrick y Jordan practican la abogacía. Son más eficientes, más productivos y pueden servir mejor a los clientes mientras reducen el estrés. Para los abogados que no están dispuestos a aceptar la tecnología, Jordan tiene algo que decir:

Puedo hacer esto con una hoja de papel y un bolígrafo, ya que he ido a la corte antes. Pero cuando llevo documentos en línea a los tribunales, soy mucho más eficiente. Si el juez me hace una pregunta, puedo obtener la respuesta de inmediato, sin tener que volver a mi escritorio y decir: «Por favor, deme un poco de tiempo, señoría», y obtendré la respuesta de inmediato. Estoy más preparado. Mi condición es mucho mejor y llego más rápido.

Patrick estuvo de acuerdo. Dijo: «He estado involucrado en el trabajo legal el tiempo suficiente para saber cómo era sin habilidades legales y cosas por el estilo, y al ver los cambios desde entonces hasta el presente, creo que esto es simplemente emocionante». están acelerando nuestra entrada en la tecnología lo más rápido posible «.

(Visited 41 times, 1 visits today)