¿Hay un tema más interesante que cómo numerar las carpetas de su caso? Puede pensar «no, no», pero aunque este es un tema increíblemente aburrido, es importante manejarlo correctamente. Un buen sistema de numeración de casos (o archivos) reducirá el tiempo perdido en tareas administrativas, especialmente si está supervisando a varios abogados y personal que utilizan su sistema de archivos.
Si es como yo, independientemente de la plataforma de software que utilice, ha mantenido la configuración predeterminada. Si usa documentos en papel, puede usar el mismo sistema que su mentor o jefe le impuso hace años. Pero si puede hacer un pequeño cambio, tal vez pueda ahorrar de 5 a 10 minutos al día, ¿por qué no? Extrapole estos cinco minutos a su personal de apoyo, otros abogados en la oficina, y el tiempo que recuperará si lleva a cabo una reunión de equipo para revisar el caso actual. Créame, los 15 minutos que dedicó hoy valen la pena.
No use simplemente el número de la corte
En lugar de iniciar un sistema de numeración de casos desde el principio, ¿por qué no utilizar el número de la corte? ¡genio! Excepto que la mayoría de los abogados firman al cliente antes de que se presente el caso. En este caso, el tribunal no asigna ningún número.
Esta idea solo puede aplicarse a quienes ejecutan la sentencia después de la ejecución de la sentencia, o en mi caso, se aplica a la Orden Calificada de Relaciones Familiares (QDRO) para la división de las cuentas de jubilación después del divorcio. (¡Oye, al menos esto funciona para mí!) De lo contrario, tendrás que crear tu propio sistema de numeración de archivos.
No tengas miedo a las letras
La organización CEB (Educación Continua para Abogados) es conocida por muchas cosas: excelentes pautas de práctica para la ley de California, excelente CLE y conferencias para profesionales nuevos y experimentados. Pero estoy totalmente en desacuerdo con sus sugerencias sobre el sistema de numeración de sustancias: se oponen firmemente al uso de letras o nombres en los números de sustancias. En cambio, recomiendan comenzar con un año de dos dígitos, seguido de un número de serie de cuatro dígitos. Si desea obtener información muy detallada, incluso puede bloquear muchos números para cada abogado de la oficina.
Este es mi problema con esta idea: un número de serie de cuatro dígitos no me dirá quién es el cliente, cuál es el campo de práctica o cualquier otra cosa sobre este caso. Si asignara un conjunto de números a diferentes abogados en la oficina, podría saber quiénes son los abogados para ese asunto en particular solo por los números, pero debo recordar que «dos mil» pertenecen a Jim y «cinco mil «Pertenece a Amy. Dado que estamos en 2019 y cada software de gestión de casos que he usado en mi carrera puede manejar el uso de una o dos letras, esto parece un dolor innecesario.
Comprenda el significado de su número de archivo
Cuando pienso en un buen sistema de numeración, lo primero que pienso es en el Tribunal de Familia en el sur de California. En algunos condados, usan el número de caso con prudencia, diciéndole el año en que se presentó el caso, el tipo de caso y luego el número de serie personal. Por supuesto, luego vas al siguiente condado y usan letras y números aleatorios que parecen sin sentido. Me gusta el primero. Es útil mirar un número y saber el año y el tipo de caso en el que se presentó sin tener que profundizar en el papeleo real.
Por lo tanto, existe el primer consejo al diseñar un sistema de numeración: haga que los números tengan un cierto significado para que pueda ver el número de caso y comprender de inmediato los conceptos básicos del caso.
Desde la fecha en que se abrió el archivo.
Después de leer más sobre este tema de lo que pensaba, descubrí que hay muchas opiniones diferentes sobre cómo construir un sistema de numeración. Pero la mayoría de la gente está de acuerdo en una cosa: comience con la fecha en que se abre el archivo.
Si tiene algún caso antes del milenio, utilice años de cuatro dígitos. Si tiene un caso anterior o planea trabajar como abogado durante mucho tiempo, esto le facilitará las cosas. Personalmente, usaré años de dos dígitos para ahorrar espacio: no tengo ningún caso de hace 20 años y para el 2100 me jubilaré o moriré. También recomiendo incluir al menos un mes de referencia.
Ejemplo: 18-08
Incluya el nombre del cliente.
En Solo Practice University, un abogado recomienda usar el nombre completo del cliente en la etiqueta de su caso. Casi estoy de acuerdo. Me resulta un poco engorroso utilizar el nombre completo de una persona. En algún momento, estas etiquetas de sustancias se volvieron demasiado largas. Tal vez solo use las primeras iniciales y el apellido.
Piense en el nombre de mi hija. Supongamos que fue citada para presentar una demanda cuando tenía 20 meses. Ella me contrató como su abogado porque, por supuesto, lo hizo. Su nombre es Beatrice Willow y su apellido es Peacock. Eso es muy largo.
Tecnología aparte: OneLegal tiene razón al señalar que tanto Windows como Mac tienen un número máximo de caracteres para las rutas de archivo, no el nombre del archivo en sí, sino el directorio completo. Por ejemplo, aquí hay una ruta de archivo realista, que indica que los caracteres deben guardarse (el número de archivo se muestra en negrita):
C: Documentos y configuraciones Willie Peacock Documentos 2018-08-19-BeatrisseWillow-Pavo real Borradores 2019-05-21-LTR a OC RE fusionó el plan CASTRRS.PDF
Es posible que el sistema de numeración de casos en sí no alcance el límite de caracteres, pero si tiene los mismos nombres de archivo largos para subdirectorios y documentos, lo encontrará. Recientemente intenté restaurar una copia de seguridad desde un disco duro externo, pero encontré algunos problemas con los archivos; me tomó aproximadamente una hora averiguar por qué la copia de seguridad no se copió en mi carpeta de documentos. ( Primero copie al directorio raíz de la unidad, acorte el nombre del archivo y luego copie a la ubicación que desee; si los nombres de archivo, carpeta y caso son cortos, no necesita esta solución).
Ejemplo: 18-08-Smith
Hazlo tuyo
Si reúne alguna información de este artículo, es que todos tienen sus propias opiniones sobre este tema. Lo que funciona, o usted, o su campo de práctica, puede que no funcione para mí. Después de leer cuántas personas hicieron esto, vi muchas ideas que me gustaron y muchas ideas que pensé que eran muy antiguas y que no funcionaban.
Por eso quiero robar esas cosas que me son útiles. Te sugiero que hagas lo mismo. Deje que el sistema funcione mejor para usted, ahorrando 5 o 10 minutos al día.
Personalmente, cuando miro la lista de casos activos para verificar el estado de cada caso, un buen sistema de numeración de archivos es útil. Poder navegar por la lista y aprender los conceptos básicos de cada caso solo con el sistema de numeración de casos puede acelerar las cosas. Aunque soy una sola persona, si tiene varios abogados y personal para manejar el caso, cuando se necesite una reunión de revisión colectiva del caso, esto multiplicará la devolución.
Finalmente, si tiene Rey AbogadoManage, aquí hay un consejo rápido: puede personalizar el sistema de etiquetado de eventos según sus deseos. Puede insertar alrededor de una docena de variables diferentes en el sistema de numeración automática, como nombres de clientes, fechas o descripciones de artículos.