62 KPI que su bufete de abogados debería medir

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Como abogado, es un experto en la práctica del derecho, pero ¿se está tomando el tiempo para hacer un seguimiento de lo que es importante cuando se trata de orientar el éxito de su bufete? Los KPI de la firma de abogados , o indicadores clave de desempeño, pueden ayudar. Pueden ayudarlo a responder preguntas como:

  • ¿Sabe qué abogado o qué cliente está contribuyendo o reduciendo sus ganancias?
  • ¿Sabes qué gastos de marketing conducen a los clientes más valiosos?
  • ¿Están contentos sus clientes?

Monitorear el desempeño de los aspectos fundamentales de su empresa puede tener un gran impacto en los ingresos, el crecimiento y el éxito general de su empresa, pero para tener éxito en nuestro cambiante panorama legal, debe hacer evolucionar lo que mide y cómo lo mide.

Al planificar, seleccionar, medir y analizar los KPI de la firma de abogados específicos para su negocio, estará en mejores condiciones de tomar decisiones basadas en datos y cambios informados para mejorar su práctica.

En la siguiente guía, exploraremos cómo el uso de KPI de bufete de abogados afecta el éxito de su bufete de abogados y cómo elegir los KPI correctos para la situación única de su práctica. También hemos reunido una amplia lista de posibles KPI de bufetes de abogados para administrar, por lo que tendrá muchas ideas para llevar a su bufete.

¿Por qué son valiosos los KPI de las firmas de abogados?

Hoy en día, escucha a todos los emprendedores e inversores decir “KPI”, tanto que podría pensar en “KPI” simplemente como una palabra de moda. Pero, ¿qué son exactamente los KPI y por qué son importantes?

Los indicadores clave de rendimiento, o simplemente “KPI”, son métricas comerciales que evalúan el rendimiento y el éxito de una organización. Los KPI le brindan los datos y el conocimiento para responder preguntas críticas, y deben ser medibles, específicos y dirigidos a los objetivos únicos de una empresa.

Al aprender a identificar, medir y aprovechar indicadores de desempeño específicos, los KPI de las firmas de abogados brindan:

Desempeño mensurable

Existe una gran diferencia entre simplemente recopilar datos y analizar datos. Si desea utilizar datos para determinar si se ha desempeñado bien o no, primero debe identificar lo que está tratando de lograr. Al identificar y realizar un seguimiento de los objetivos de los indicadores de rendimiento (por ejemplo, el KPI de los ingresos mensuales), puede evaluar mejor el rendimiento de su empresa.

Responsabilidad

Si no ha identificado qué KPI rastrear, es difícil determinar quién o qué es responsable de las ganancias o pérdidas en su empresa, lo que a su vez dificulta la replicación o evitación de ciertos resultados. Seleccionar y monitorear indicadores de desempeño específicos crea una línea clara de responsabilidad en su empresa.

Previsibilidad

Sin establecer y realizar un seguimiento de los KPI, a menudo se le deja especular sobre por qué las cosas van mal (o bien) dentro de su empresa. Con los KPI, puede realizar un seguimiento de los aspectos específicos a lo largo del tiempo, lo que facilita la predicción de resultados para lo que funcionará en el futuro.

Seguimiento más sencillo

Una vez que haya establecido un sistema para monitorear los KPI de su bufete de abogados, el mantenimiento es relativamente simple. Puede ser tan fácil como asignar a un miembro del personal para que ingrese los números para cada KPI predeterminado una vez al mes. Luego, puede reservar un bloque de tiempo para usted mismo para analizar los resultados, identificar patrones (buenos y malos) y encontrar oportunidades de ajuste.

Cuando utiliza un software de gestión de prácticas como Rey Abogadoto, rastrea todos sus casos, contactos y facturación en un solo lugar, una de las ventajas es que es muy fácil ejecutar informes para obtener la información que necesita para rastrear sus KPI más importantes.

También puede utilizar el Panel de empresas de Rey AbogadoManage para acceder rápidamente a las métricas clave de su empresa, como la cantidad de horas facturables que su empresa ha capturado, facturado y cobrado, todo en un panel central. Presentado como un panel visual fácil de entender, Firm Dashboard simplifica la visualización, el seguimiento y la evaluación comparativa de los indicadores clave de rendimiento, y luego toma decisiones basadas en datos para su empresa en función de esas métricas clave.

62 KPI de despachos de abogados a medir

Es cierto lo que dicen: lo que se mide, se gestiona.

Ahora que está claro por qué los KPI basados ​​en datos son fundamentales para el éxito, siga leyendo para conocer nuestra lista de KPI para medir y administrar en su bufete de abogados (Nota: para cada KPI, establezca un período de tiempo predeterminado, es decir, por mes anterior o año, en el que realizar un seguimiento).

Independientemente de los KPI de la firma de abogados que elija utilizar, es importante tener en cuenta que ninguna de estas métricas significa nada fuera de contexto. El tipo de práctica, la firma y los objetivos del estilo de vida del abogado son factores que influyen en el establecimiento de los objetivos para evaluar estos números.

KPI de marketing

Tanto las empresas como los bufetes de abogados fracasan porque pagan más de lo que aportan. Medir más que las métricas tradicionales de horas facturables puede ayudar a su bufete a comprender mejor su situación monetaria actual y potencial.

A continuación, se muestran algunos KPI de marketing a tener en cuenta:

  • Número de acciones de marketing realizadas
  • Relación del presupuesto de marketing (la relación entre el gasto total en marketing y las tarifas totales facturadas)
  • Costo de marketing por cliente (la relación entre el marketing total gastado y el número de clientes facturados)
  • Tráfico firme del sitio web
  • Rendimiento del marketing por correo electrónico
  • Conversiones de la página de destino del sitio web

KPI de adquisición de clientes

Los nuevos clientes son vitales para el éxito de su bufete de abogados, pero encontrarlos es un proceso complejo.

Considere usar algunos de los siguientes KPI de adquisición de clientes para mostrarle lo que funciona para su empresa:

  • Costo de adquirir un nuevo cliente
  • Número de casos / asuntos nuevos abiertos
  • Numero de nuevos clientes
  • La cantidad de nuevos clientes por fuente (referencia, sitio web, sitio de revisión, etc.)
  • Valor medio estimado de cada nuevo caso
  • Número de citas de consulta fijadas
  • La cantidad de nuevos clientes potenciales que se presentaron a sus citas de consulta.
  • Número de clientes potenciales convertidos en clientes

KPI de desarrollo de clientes

Una vez que tienes un cliente, ¿qué haces para desarrollar tu relación con él? ¿Con qué eficacia está resolviendo sus casos?

Para comprender mejor su base de clientes, intente agregar algunos de los siguientes KPI de desarrollo de clientes a su lista de evaluación:

  • Número de casos / asuntos cerrados
  • Valor medio de casos cerrados
  • Tasas de crecimiento de clientes
  • Tasas de clientes inactivos (la proporción de clientes sin asuntos recientes con respecto al número total de clientes)
  • Tarifa media por cliente
  • Tarifa media por cliente nuevo
  • Crecimiento de tarifas para los mejores clientes
  • Áreas de práctica por cliente
  • Número de abogados por cliente
  • Número de asuntos por cliente

KPI de satisfacción del cliente

Medir la satisfacción del cliente es un concepto nuevo para la industria legal, pero saber en qué puede mejorar, basado en comentarios sólidos, es fundamental para el éxito empresarial en la actualidad.

A continuación, se muestran algunos indicadores de desempeño que lo ayudarán a evaluar la satisfacción del cliente:

  • Número de referencias de clientes
  • Puntajes de satisfacción del cliente (esto podría ser a través de una encuesta manual o software)
  • Tasas de retención de clientes

KPI de productividad

Un bufete de abogados eficiente es un bufete de abogados rentable; sin embargo, la productividad es un gran problema para la mayoría, ya que los profesionales legales facturan un promedio de solo 2.4 horas de una jornada de 8 horas, según el Informe de tendencias legales de 2018.

Al realizar un seguimiento de la productividad de su empresa, puede localizar áreas en las que se pierde tiempo y, al hacerlo, puede identificar áreas en las que el tiempo puede redirigirse a oportunidades de generación de ingresos.

A continuación, se muestran algunos indicadores clave de rendimiento de los bufetes de abogados a tener en cuenta en lo que respecta a la productividad:

  • Número de horas facturables
  • Relación de horas facturadas en comparación con las horas trabajadas no facturables
  • Número de días no facturados
  • Número de días no cobrados
  • Tasa de utilización (número de horas facturables trabajadas dividido por el número de horas en la jornada laboral)
  • Tasa de realización (número de horas facturables facturadas dividido por el número de horas facturables trabajadas)
  • Tasa de cobranza (número de horas cobradas dividido por el número de horas facturadas)

Si está utilizando Rey AbogadoManage, Firm Dashboard captura y rastrea las tasas de utilización, realización y cobranza de su empresa para usted, poniendo estos KPI a su alcance para que pueda obtener información y realizar un seguimiento de la productividad de su empresa de forma rápida y regular.

KPI de rendimiento individual

Si bien los KPI de los bufetes de abogados son útiles para medir el éxito y el crecimiento general de su bufete, es posible que también desee realizar un seguimiento del desempeño de los miembros individuales de su equipo, ya sea para usted o para los miembros del personal. Estos KPI de rendimiento individuales podrían incluir métricas como:

  • Gastos mensuales
  • Tasa de facturación promedio
  • Tasa de trabajo promedio
  • Porcentaje de horas de socios
  • Número de asuntos abiertos
  • El número de horas facturables por asistente legal
  • Número de asuntos remitidos a la firma
  • Ingresos de origen referidos a la empresa
  • Número de tareas completadas

KPI financieros

Por supuesto, las finanzas, la rentabilidad y los márgenes son fundamentales para el éxito o el fracaso de su bufete de abogados, así que preste especial atención a los siguientes KPI:

  • Ingresos facturados por mes
  • Tasa de realización (cantidad facturada como proporción del número de horas facturables trabajadas)
  • Ingresos recaudados por mes
  • Tasa de cobranza (cantidad cobrada como proporción de la cantidad facturada)
  • Monto de deuda firme (líneas de crédito, tarjetas de crédito, préstamos, etc.)
  • Tasa de ejecución actual (ingresos anuales proyectados basados ​​en los últimos tres meses)
  • Costos anuales anticipados actuales (monto total de costos anuales anticipados, incluidos los salarios, para un año, basado en los costos de los últimos tres meses)
  • Diferencia entre su tasa de ejecución actual y los costos anuales anticipados actuales
  • Saldo de la cuenta operativa
  • Monto de cuentas por cobrar (AR) pendientes
  • Antigüedad de las cuentas por cobrar
  • Ingresos netos como porcentaje de los ingresos

También puede consultar su promedio:

  • Sobrecarga neta
  • Tarifa por materia
  • Tarifa por nuevo asunto
  • Tarifa facturada
  • Cantidad de ingresos por pie cuadrado de espacio de oficina
  • Ingresos por empleado
  • Cantidad de ingresos por asunto

KPI de cultura empresarial

Al mirar los KPI de su bufete de abogados, es posible que desee considerar mirar más allá de los ingresos y los clientes, y mirar hacia adentro, a la cultura de su bufete.

Los KPI de la cultura empresarial pueden ofrecer información valiosa sobre la salud de su organización que, de otro modo, podría pasarse por alto, lo cual es importante, ya que la cultura de la oficina puede tener un impacto en los clientes y, por lo tanto, en su negocio en general.

  • Puntuaciones de satisfacción de los empleados
  • Tasas de rotación de empleados

Cómo elegir los mejores KPI para su empresa

Está muy bien saber que desea medir el desempeño para evaluar las fortalezas de su firma, pero, con áreas aparentemente interminables para evaluar, ¿cómo decide qué KPI específicos son más valiosos para su firma de abogados?

Recuerde que no todos los KPI son útiles para su empresa. Tratar de medir todos los indicadores de desempeño disponibles es abrumador, innecesariamente lento y contraproducente. Con esto en mente, antes de ver qué KPI específicos de la empresa desea medir, primero debe pensar en los objetivos generales únicos de su práctica y en cómo mide su empresa el éxito.

Aquí hay algunas preguntas que debe considerar antes de mirar KPI específicos:

1. ¿Qué necesitas medir?

Cuando se trata de métricas que puede medir, las posibilidades son infinitas. Comience por decidir qué tipo de información proporciona información valiosa sobre el desempeño de su empresa y qué datos se necesitan para brindarle esa información.

2. ¿Qué datos tienes ya?

No puede medir lo que no rastrea. El primer paso para establecer sus KPI es observar los datos que ya tiene disponibles en el sistema de gestión de prácticas de su empresa.

  • Haga un inventario de los datos que se recopilan.
  • Determina si hay diferencias entre lo que tienes y lo que necesitas.
  • Compruebe si su empresa está utilizando sistemas que están integrados entre sí, de modo que la extracción de figuras se simplifique.
  • Lo más probable es que tengas que crear una hoja de cálculo para todas tus métricas.

3. ¿Cuáles son sus objetivos?

¿Está haciendo un trabajo de defensa criminal en el que espera que el cliente solo esté con usted una vez? ¿O está haciendo un trabajo de propiedad intelectual que se pueda repetir a lo largo de los años? ¿Cuál es el valor de por vida de cada cliente?

Cada empresa debe establecer sus propios objetivos antes de elegir los KPI para medir, porque son únicos para su práctica. Por ejemplo, su objetivo para el costo de adquisición de clientes depende del tipo de ley y el retorno de la inversión por cliente.

6 pasos para utilizar los KPI de las firmas de abogados

Ahora que tiene algunas ideas sobre qué KPI desea monitorear en su empresa, ¿qué debe hacer para usarlos realmente en su beneficio?

Intente adoptar el antiguo modelo de gestión de “Planificar, Hacer, Verificar, Actuar”. Planifique recopilar los datos para sus KPI. Una vez que haya completado y analizado estos KPI, tome medidas correctivas y luego repita esto mensualmente.

Básicamente, desea seguir estos seis pasos:

  1. Elija KPI relevantes para los objetivos de su empresa. Asegúrese de tener claro lo que significa cada KPI y por qué es importante para los objetivos de su empresa.
  2. Establecer objetivos. Asegúrese de que sus objetivos sean medibles y que se basen en los objetivos de su empresa.
  3. Realice un seguimiento de los datos de cada KPI. Si bien algunos KPI pueden revelar instantáneamente información procesable, la mayoría de los KPI requieren unos meses de datos para detectar tendencias.
  4. Mide los resultados. Ejecute sus informes de KPI mensualmente y analícelos con prontitud, para que pueda realizar los cambios adecuados si es necesario.
  5. Tomar decisiones. Una vez armado con la información de los KPI de su bufete de abogados, puede tomar medidas correctivas en función de sus hallazgos. La clave aquí es mantener su análisis y acción alineados con los objetivos de su empresa.
  6. Repite el ciclo. Su trabajo no está completo una vez que ha actuado sobre los datos que ha recopilado. Querrá volver a visitar sus KPI para asegurarse de que está rastreando las métricas correctas, que ha establecido los objetivos correctos y para ver si sus esfuerzos tuvieron algún impacto en los resultados que se propuso mejorar.

Conclusión

La integración de KPI en la planificación de su negocio le permite crear un panel personalizado para monitorear y hacer evolucionar el éxito de su bufete de abogados. Al establecer objetivos específicos y luego rastrear y medir los indicadores clave de desempeño, puede empoderarse para tomar decisiones más efectivas en nombre de su bufete de abogados, clientes y personal.

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