Los 13 mejores consejos de Microsoft Word para abogados | Creo

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Esto es inevitable: el procesamiento de documentos es una parte necesaria para convertirse en abogado, por lo que mejorar sus habilidades en Microsoft Word es una oportunidad importante para los abogados.

Cuando trabaja duro para cumplir con plazos ajustados, no tiene tiempo para molestarse en poner en negrita todos los títulos del documento o jugar con misteriosas inconsistencias de formato en la undécima hora. Al simplificar sus habilidades en Word, puede crear, formatear y editar sus documentos de manera más eficiente, lo que le brinda más ancho de banda para concentrarse en el trabajo remunerado.

Aquí hay 13 características de Microsoft Word que todo abogado debe conocer.

1. Teclas de acceso directo básicas: para lo esencial

Cuando se trata de la creación, el escaneo y la gestión de una gran cantidad de documentos legales, es fácil pasar por alto los conceptos básicos.

Por lo tanto, el primer paso para hacer que Word funcione para usted es asegurarse de tener los accesos directos utilizados con más frecuencia y ahorrar tiempo. Comience con estas habilidades básicas para documentos de Word:

  • Haz doble clic para seleccionar una palabra.
  • Tres clics para seleccionar un párrafo.
  • Utilice la función “Buscar y reemplazar” para cambiar todas las instancias de un término en un documento extenso.
  • Obtenga información sobre los métodos abreviados de teclado para los símbolos legales de uso común, como § y ¶. Los símbolos § y ¶ son Opción + 6 y Opción + 7 en Mac; en PC, son Alt + 21 y Alt + 20 (asegúrese de tener el bloqueo numérico habilitado, y si tiene un teclado numérico, asegúrese de que está usando el teclado numérico a la derecha; de lo contrario, esto no funcionará). Para obtener más información, consulte estas hojas de trucos para Mac y PC.

2. Estilo: fácil de formatear

Un formato uniforme hace que cualquier documento parezca más profesional y más legible al instante, pero reformatear manualmente los títulos y modificar las fuentes y el espaciado es frustrante y desperdicia su valioso tiempo.

En su lugar, intente utilizar la función de estilo para lograr fácilmente un formato coherente en Word.

Los estilos le permiten aplicar rápidamente un conjunto de opciones de formato predeterminadas (como fuente, tamaño de texto, etc.) en todo el documento en lugar de colocar y cambiar manualmente cada instancia. Esto elimina el riesgo de pérdida accidental de eventos (que conduce a un formato inconsistente), mientras que también le ahorra tiempo y esfuerzo debido a formatos de documentos engorrosos.

Imagen del panel de estilo en Word

Con los estilos de Word, puede establecer formatos estándar para todo, incluidos:

  • Cuerpo (es decir, estilo normal)
  • figura
  • párrafo
  • título
  • superficie
  • Listas (incluidas listas numeradas y con viñetas)

La función de estilo es una de las funciones más poderosas de Word, y comprender los conceptos básicos puede ahorrarles mucho tiempo a los abogados. Para obtener una descripción general de cómo crear, modificar y personalizar estilos, consulte la página de conceptos básicos de estilo de Microsoft.

3. Plantilla: como punto de partida

Una vez que domine el estilo, puede simplificar aún más su flujo de trabajo creando plantillas reutilizables.

Las plantillas son exactamente lo que parecen: puede usarlas como base para cartas, parámetros y otros documentos en lugar de comenzar con una página en blanco cada vez. Dedique menos tiempo a formatear y nunca envíe cartas que parezcan inconsistentes. Cómo se hace esto.

Microsoft también proporciona una biblioteca de plantillas en línea, por lo que no es necesario comenzar desde cero. Por ejemplo, esta es su plantilla de alegato de litigio civil:

Plantilla de alegato de litigio civil

Sugerencia: Puede usar la función de administración de documentos en Rey AbogadoManager para crear rápidamente documentos a partir de plantillas sin tener que volver a ingresar la información del cliente y de contacto. Asi es como se hace.

4. Restablecer formato: empezar desde el principio

El uso de plantillas y estilos es útil para crear documentos con formato uniforme en Word, pero ¿qué pasa si sus documentos ya están desordenados? Como se describe en esta publicación de CaseFleet, es importante comprender los atajos para restablecer el formato.

Eso es todo:

  1. Copie todo el texto del documento afectado (“Comando + C” en Mac o “Ctrl + C” en PC).
  2. Pegue el texto copiado en un nuevo documento de bloc de notas (“Comando + V” en Mac o “Ctrl + V” en PC).
  3. Abra un nuevo documento de Word.
  4. Copie el texto del documento del bloc de notas.
  5. Pegue el texto copiado en un nuevo documento de Word.

5. Partes rápidas: texto de uso común

Al redactar documentos legales, ciertos textos aparecerán una y otra vez. Utilice la función Biblioteca de piezas rápidas en Word para reducir el tiempo que lleva copiar y pegar entre documentos.

Quick Parts le permite crear, almacenar y reutilizar fragmentos de contenido (es decir, bloques de construcción) en una galería de fácil acceso. Aprenda a crear piezas rápidas aquí.

6. Hipervínculo: para una mejor legibilidad digital

Si su documento se puede leer en una computadora, tableta, teléfono inteligente u otro dispositivo digital, agregar un hipervínculo puede agregar contexto instantáneamente y mejorar su utilidad.

El proceso es simple:

  1. Copie la URL del hipervínculo que desea agregar al documento.
  2. En el documento de Word, seleccione el texto al que desea aplicar el enlace.
  3. Pegue la URL para agregar un hipervínculo de la siguiente manera:
    • Insertar> Hipervínculo, o
    • Haga clic con el botón derecho y seleccione Hipervínculo, o.
    • “Ctrl + K” (PC) o “Comando + K” (Mac).

7. Panel de navegación: manténgase organizado

Al escribir documentos largos, el panel de navegación en Word puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su contenido y mantenerlo organizado. En resumen, es una tabla de contenido para todos los títulos del documento. Su uso le permite cambiar fácilmente entre secciones.

¿La mejor parte? Puede reorganizar las partes del documento arrastrando y soltando títulos.

Habilite el panel de navegación en la pestaña “Ver” en Word.

8. Pestaña Desarrollador: para comandos personalizados

La pestaña Desarrollador proporciona herramientas para ayudar a personalizar la experiencia de Word, incluida la capacidad de agregar campos de texto y casillas de verificación a los documentos. Para los abogados, la pestaña Desarrollador también es útil para crear hojas de cálculo.

Si desea utilizar aún más los accesos directos, la pestaña “Desarrollador” también le permite crear y luego “ejecutar” macros, lo que le ayuda a automatizar tareas mediante la combinación de una serie de instrucciones en un solo comando.

Puede habilitar la pestaña “Desarrollador” en “Opciones” en Word (“Preferencias” en Mac).

Use la pestaña Desarrollador para personalizar la cinta en Word

9. Minimice el área funcional: para una mejor vista

Es conveniente ver todas las herramientas en un solo lugar en Word, pero a veces, necesita más espacio para concentrarse. Afortunadamente, Word le permite deshacerse temporalmente de la cinta (la barra de herramientas principal en la parte superior de la pantalla) para escribir sin distracciones.

  • Presione CTRL + F1 para minimizar la cinta.
  • Cuando lo necesite nuevamente, use el mismo comando para recuperarlo.

10. Edición restringida: más control

Abrir revisiones es la forma más sencilla de colaborar en Word. Pero cuando varias personas ponen dos centavos, las cosas a veces se salen de control.

Para detener la sobrecarga de edición, puede utilizar la función “Restringir edición” para restringir los permisos de edición a determinadas partes del documento.

Además, si necesita editar documentos en Rey AbogadoManage, Rey AbogadoLauncher puede hacerlo fácilmente. Rey AbogadoLauncher le permite abrir, editar y sincronizar nuevas versiones de documentos (incluidos documentos de Word) desde Rey AbogadoManager.

11. Marcar como final: estado de solo lectura

Hay otra opción para controlar la edición: use la función marcada como final.

Al marcar un documento como la versión final en Word, puede establecer su estado de manera efectiva en solo lectura, deshabilitando o desactivando la escritura, los comandos de edición y las marcas de revisión. Aunque no detendrá todas las ediciones (los usuarios pueden solucionar esta limitación con un poco de esfuerzo), marcar la versión final sigue siendo útil para aclarar sus intenciones a otros colaboradores.

12. Inspector de documentos: se utiliza para eliminar metadatos.

¡parada! No envíe ese archivo por ahora.

Dado que los abogados son responsables de mantener la confidencialidad de la información del cliente, es importante asegurarse de que se eliminen todos los metadatos de sus documentos antes de compartirlos. Como explica Microsoft, “esta información oculta puede revelar detalles sobre su organización o el documento en sí que quizás no desee compartir públicamente”.

Utilice el inspector de documentos para asegurarse de que su documento se haya limpiado de datos ocultos e información personal antes de compartirlo.

13. Recuperación automática: se utiliza para agregar una copia de seguridad.

La función de recuperación automática de Word está activada de forma predeterminada, pero esto no reemplaza el guardado de su documento. Vale la pena fortalecer su recuperación automática en su configuración para asegurarse de que está protegido de posibles desastres informáticos.

Establezca el intervalo de tiempo en el que Word guarda automáticamente el contenido en 5 o 10 minutos; de esta manera, si Word (o su computadora) falla, solo correrá el riesgo de perder unos minutos de trabajo. También puede evitar la edición accidental marcando la opción “Crear siempre una copia de seguridad”. Esto creará una copia de la penúltima versión guardada.

Mejorar la configuración de recuperación automática

En conclusión

Los documentos son el núcleo de su caso. Al utilizar Microsoft Word al máximo, puede crear, formatear y editar documentos de manera más eficiente, de modo que pueda completarlos a tiempo y tener más confianza en la precisión de sus documentos. Cuanto más dinero invierta en aprender nuevas técnicas para ahorrar tiempo en Word, más oportunidades tendrá para ahorrar tiempo en las tareas diarias, dedicar más tiempo al trabajo remunerado y concentrarse en ayudar a sus clientes.

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